我的知识管理之路(4)—以期刊推动知识分享和跨部门交流

    在知识管理的道路上，知识库的建设是必然的。知识库作为一个系统提供了知识沉淀、分享的平台。选择什么样的系统来搭建知识库、知识库的架构如何设计，固然是一个需要我们必须全盘考虑、谨慎规划的题目；但知识库的建设最终是要每一位员工、每一位知识工作者来参与，而不是系统管理员。因此，“如何建立推动员工将隐形知识外化为显性知识的机制”是我们在建设知识库前必须思考的课题；否则，知识库建设好也只是一具没有内容的空壳。

    除了将“知识分享”纳入企业文化的宣导之外，还需要结合一些必要的刚性手段和激励方法。定期召开回顾会议、在回顾会议召开前，要求团队成员进入知识库书面化回顾会议上要分享的Topic（析错、成功的经验、失败的教训、可复用的元件、改善的建议等等），请资深成员在知识库中进行Review、评论；会后，请团队成员根据回顾会议上的讨论结果、资深成员的Review结果在知识库中进行更新。这是我们推动知识外化的刚性手段。激励机制如何建立？我们可以定期（比如每半年）统计分享数量来进行奖励、其实也根本不用担心会有人不顾个人名誉在知识库中发些滥竽充数的文章以数量混取奖励。“选择高质量的文章分享给全公司所有的软件研发人员，并给与更为及时的奖励”，创办面向全公司发行的软件研发内刊，无疑是最佳的选择。期刊可以是一个物质奖励的理由、能够入选期刊，自然也是一种精神上的鼓励。这是我们在公司内创办软件研发内刊的源动力。因为期刊本身是为了推动知识管理为目的，我们并不会投入过多的人力，来做美化之类的工作，从期刊的每个文章链接点进去，就可以直接进入到知识库中查看文章正文。这样，一方面可以向整个公司宣传我们的知识库，也省去了重新编辑文章的麻烦。这一点，就类似CSDN的博客首页，点击进去，就进入了作者的Blog中。还可以在知识库中，对文章进行评论。在我们的创刊号发行之后，有同事建议我们，如果能够在入选期刊的文章上，打上Label，类似“此文已入选期刊”之类的，将更加有激励效应。

    创办期刊的第二个理由，是希望能够促进跨区域、跨部门的交流。让你知道我在做什么？我做成了什么？我也想知道你在做什么？你做成了什么？当整个公司中，研发中心并不是仅仅设立在一个区域时，就难免会有一些重复开发的情况发生；特别是针对一些新技术的Survey；而即便是同一个区域内的各个研发部门，也需要有确保信息畅通无阻的分享和传递的机制。基于此，我们在期刊中设立了“研发动态”的栏位，在这里，各个区域的研发部门可以分享自己取得的技术成果、产品发布的最新动态等等。

    期刊可以作为EPG小组，普及、宣导流程的一个平台—这是创办期刊的第三个理由。在期刊的“流程改善”栏位，我们的规划是，由EPG小组每期规划一个流程话题。以这种较为自由、轻松的方式普及一些软件工程的知识、以及对组织的QMS进行讲解说明。当然，我们需要同时将组织流程维护在知识库中。

    创办期刊的第四个理由，希望推动前线技术支持工程师和研发人员的交流。我们希望能够从技术工程师那里得到第一手的客户信息。在目前的公司体制下，技术支持工程师大多只反馈来自客户的Bug Report，而客户对于产品的抱怨，并不会直接反馈到RD这里。有一些问题，如果技术支持工程师本身可以寻找一些不需要修改代码的替代方式解决，大概也就不会再麻烦RD。这样，RD就无法得到这些宝贵的信息。而这些信息，通过分析，是可以帮助RD进行需求分析，改进产品以提升客户体验的。所以，在知识库的建设中，我们为此类信息预留了模块，但由于权限的限制，我们暂时并不能够要求技术支持工程师直接进入我们的RD知识库中分享客户信息。但是，我们同时在期刊中设立了“应用案例”的栏位，利用这个平台，技术工程师可以采用投稿的方式，由我们将稿件放入知识库中。这样，RD得到了想要的信息，技术支持工程师也可以得到一定的奖励，来激发他们反馈的积极性。

    创办期刊的第五个理由，品质通报。测试部门的回顾会议会要求每位测试工程师在知识库中分享来自客户反馈的重要Bug。所谓重要，可以理解为：1.重大品质问题，需要引起我们充分的重视；2.Bug具有普遍意义；3.复现Bug的Test Case是我们之前没有考虑到的，可以分享出来，请其他测试工程师借鉴。特别是一些兼容性问题，在测试时容易忽视掉。4.我们正确的做了事，但是做的不是正确的事；这一类Bug，看似我们的软件本身没有问题，按照规格测试也没有问题。但实际上，这不是客户想要的，客户就认为是Bug；分享这类问题，可以提高我们的需求分析能力。基于这点理由，我们会从知识库中挑选出典型的品质案例放入期刊中。

    基于以上理由，创办研发内刊成为知识管理有效执行的推手。当然，这需要有专人负责。但除了期刊的Home Page需要每期制作、以及来自技术支持人员的投稿需要录入知识库中之外（最终当然期望AE也能够进入知识库中直接分享）；所有其他的文章，都直接来自于知识库中的员工分享。这样就大大降低了期刊制作的人力成本。