这两天早上进行如何进行会议纪要的培训,最后一个环节交流会议纪要的编写经验,有同事询问:“如何提高项目组成员的会议纪要的记录能力?”,参加会议的各个项目经理纷纷出主意,现将思路整理如下:
- 给项目组的同事在会前准备工作中,提供会议纪要的模板,让同事们看以往会议纪要的案例,让记录者了解会议纪要的各个要素和每点内容的要素;
- 在进行会议纪要前,必须对记录者进行业务背景的介绍,让他对业务知识有所认识,能够更好地、敏感地发现需要进行记录的内容;
- 在进行会议纪要前,项目经理要当教练,培训项目组成员,让他了解会议纪要的重要性,除了告诉他怎么做,还需要培训他让他理解为什么要这样做;
- 在会议进行的过程中,项目经理可以通过明示或者暗示的手段,提醒记录者对会议的重点进行记录,特别是那些刚开始进行会议纪要记录的同事;
- 在会议进行的过程中,如果记录者的经验还不丰富,或者还没有和项目经理磨合过,项目经理要根据风险意识,自己也做会议记录,以便会后进行校对和校正;
- 会议结束后,项目经理和记录者一起分析缺漏,跟进记录者的整理结果,针对缺漏分析是否存在不够精神集中、业务把握能力或者判断标准不一致等各种可能,并且在以后进行改进;
- 可以在内部的项目会议中开始对记录者的记录能力进行培训,并且在周会的最后一个环节对记录者的会议要点进行Review,提升记录能力后才参与与业主方、客户方的会议;
- 在提升项目组成员个体的记录能力后,可以通过实战加强两位记录者的互补意识,从而解放项目经理。