第二十二章：如何管理信息系统

信息系统的建立目的主要有三点：信息获取及传播、信息的层级管理、信息的同步更新；

信息的获取及传播：是信息系统的最基本的功能，信息系统建立后为信息流动提供渠道和平台，这个平台需要方便的入口，简易的操作，便于管理，在团队内强制推广。

信息的层级管理：大型项目中管理层级较多，存在信息分级的问题，不同的信息需要在不同层级团队成员中分享，并不是所有项目相关的问题都需要向所有人共享，重要的，机密的信息只适合在相匹配层级人员间流通。

信息的同步更新效率：信息效率三大属性，透明、准确和及时，信息传递的速率在团队中将影响团队的反映敏捷度和灵活度，如果信息反映较慢或者成本较高，那么此类信息系统就是低效率，不建议采纳。

随着信息技术的发展，数字化信息无论是及时性，便捷性和维护成本上都远优于非数字化信息，所以除了特定的场景应用，例如法律文书、合同协议等文件外，其他信息都建议采用数字化信息的传播和存储方式。

信息系统的主要功能是信息传播和信息存储，以信息传播和交换为例，通常是项目团队会以会议，看板系统，OA系统和线上协同办公工具。

会议

会议的选择取决于项目团队是否集中办公，将会议细分为面对面形式、电话形式、视频形式等；

面对面会议：准确性高、及时性差、透明度高；

电话会议：准确性低、及时性低、灵活度高；

视频会议：及时性一般，准确性高，透明性高；

看板系统

看板系统是最早传递信号控制生产的工具，在很多制造业企业中，看板管理是协调管理全公司的一个生产信息系统，利用看板在各工序、车间、工厂以及协作厂之间传送作业命令；

1.传递信息，统一认识

2.帮助管理，防微杜渐

3.强势宜导，形成改善意识

4.褒贬优劣，营造竞争氛围

OA办公系统

OA是办公自动化的简称，是将现代化办公和计算机技术结合起来的办公方式。

办公自动化没有统一的定义，凡是在传统办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通过实现数字化办公可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，增加协同办公能力，强化决策的一致性。

国内常见的办公系统有：Outlook邮件系统（既能传递消息，又能作为会议管理的平台和工具）、

金碟财务系统、Concur报销系统等。