【档案专题】四、电子档案形成与收集

平凡之大路

已于 2023-07-31 23:21:42 修改

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文章标签：档案专业知识

于 2023-07-25 20:20:35 首次发布

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导读：主要针对电子档案形成与收集相关内容介绍。对从事电子档案管理信息化的职业而言，不断夯实电子档案管理相关理论基础是十分重要。只有通过不断梳理相关知识体系和在实际工作当中应用实践，才能走出一条专业化加职业化的道路，从而增强自身核心的竞争力。

2.1.2 各门类文件材料归档范围和档案保管期限表

1、电子档案的形成

1.1 定义

电子档案形成是指通过创建或接收方式生成电子档案的过程。

第一，电子档案形成是一个过程，这个过程一般从电子数据( 文件创建或接收开始，到办理完毕或达到法定条件为止。
第二，电子档案形成会产生一种结果，即符合档案工作要求的电子档案正式出现并纳人档案工作范畴。
第三，电子档案形成过程并不自然产生电子档案形成结果，因而需要对形成过程进行管理和控制。
第四，电子档案形成过程的管理和控制是电子档案管理的起点，是电子档案生命周期的第一个阶段。

1.2 形成方式

1.2.1 创建 ( create)

创建又称生成、产生、编制、制作等，是指形成者在履行其法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备生成电子档案的过程。根据生成电子档案的电子设备的不同，电子档案创建可分为三类:

第一，由数字录音设备、数字照相设备、数字摄像设备、扫描仪等电子设备创建;
第二，由字处理软件、绘图软件、图像处理软件、音视频编辑软件计算机辅助系统等桌面系统 (应用程序)创建;
第三,由数据库系统支撑的业务系统创建,比如办公自动化系统(OA)电子政务系统(EGS)、企业资源计划系统(ERP)、产品数据管理系统(PDM)等。

1.2.2.接收

接收是指组织机构从其他单位或个人接收电子档案的活动。接收的途径一般通过网络传递，比如通过电子邮件系统、电子公文传输系统、在线政务服务平台工作流接收等。接收也可以介质传递方式进行，比如采用光盘、移动硬盘等面向单位或个人接收或征集电子档案等。

1.2.3 形成原则

依法形成
数据完整
要件齐备
样式合规
格式规范
质量合格

电子档案文件格式选择标准

电子档案通用文件格式

电子档案品质要求

2、电子档案的收集

2.1 收集范围

电子档案收集范围是由文件材料归档范围与档案保管期限表(以下简称档案保管期限表)确定的。档案保管期限表是以表册形式列举档案的来源、内容、形式并指明其保管期限的一种指导性文件，是确定电子档案收集范围的唯一标准。

档案保管期限表编制门类标准

“三合一”档案保管期限表示意图

2.1.1 档案分类方案

门类划分，本机关档案门类划分为

文书( WS )
科技 (KJ) -(科研 (KJ·KY)、基建 (KJ·JJ)、设备 (KJ·SB)3 个二级门类)
会计(KU)
人事(RS)
专业(ZY)
照片(ZP)
录音 (LY )
录像(LX)
业务数据(SJ)
公务电子邮件(YJ)
网页信息(WY)
社交媒体 (MT )
实物(SW)

13 个一级档案门类;科技档案分为科研 (KJ·KY)、基建 (KJ·JJ)、设备 (KJ·SB)3 个二级门类;专业档案按实际情况划分二级门类。

分类方法及档号结构

文书档案按照年度、机构(问题 )、保管期限等分类项进行分类档号结构为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构(问题)代码件号。例:_A001-WS·2022-Y-BGS-0001
科技档案按照年度(或课题、项目、型号)、保管期限等分类项进行分类档号结构为:全宗号 - 档案门类代码·年度(目录号、课题号、项目号、型号)保管期限代码-案卷号-件号。例:A001-KJ·JJ·2022-Y-001-0001。以件为单位整理的，参照文书档案执行。
专业档案按照年度、保管期限等分类项进行分类档号结构为:全宗号 - 档案门类代码·年度 - 保管期限代码 - 案卷号-件号例:A001-ZY·SS·2022-Y-001-0001。以件为单位整理的，参照文书档案执行。
照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案按照年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行分类。档号结构为:全宗号-档案门类代码·年度 - 保管期限代码 -机构(问题)代码-件号。例:A001-ZP·2022-Y-001-0001
会计、人事档案的分类方法和档号结构参照有关规定执行。(注:分类方法和档号结构在满足科学性、规范性情况下，可以根据实际情况予以调整。)

编号规范

档号按照分类方法分段组成，上、下位代码之间用“_”(短横 ) 连接，同一级代码之间用“·”(小圆点) 隔开。

全宗号: 采用4位数字或者字母与数字的结合标识，本机关全宗号为A001。
档案门类代码: 采用2位字母标识。存在二级门类的，一、二级门类均采用2位字母标识，中间用“·”隔开。
年度:采用4位数字标识。
目录号、课题号、项目号、型号:采用 4位数字或字母与数字的组合标识本机关基建档案项目号按 0001、0002......顺序编列。
机构(问题)代码:采用3 位数字或字母与数字的组合标识。本机关机构代码按办公室(BGS)、法规处(FGC).....编列，照片、录音、录像档案问题代码分别按照 001、002··...·顺序编列，实物档案问题代码按照印章(001)、题词(002)......编列。
保管期限代码:采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期 10 年分别以代码Y、D30、D10标识。
案卷号:采用3 位数字标识，不足3 位的前面用“0”补足。
件号:采用4位数字标识，不足4位的前面用“0”补足。

2.1.2 各门类文件材料归档范围和档案保管期限表

(一) 文书档案
1.办公室
1.6本机关编辑、编写的文件材料
1.6.1 大事记、组织沿革
1.6.2 简报、情况反映、工作信息
永久
10年
......
科技档案
(三) 专业档案
......
(十一)社交媒体
(注:会计档案、人事档案按照相关规定执行，此处不需编列。本表也可以采用表格形式。)

电子档案保管期限表示例

电子档案收集范围确定基本方法是依据档案保管期限表编制电子档案保管期限表，并在系统建设时将电子档案保管期限表植入系统，然后通过系统对收集范围自动判断，或者提供判断建议后再由各部门指定人员进行判断，最后经档案人员审核同意后确定。

电子档案收集范围确定流程

2.2 电子档案收集对象

包括结构化 / 非结构化数据的识别与收集。

在业务系统中一般都会同时存在非结构化数据和结构化数据，需要分别按照前述非结构化数据、结构化数据的识别与收集要求，将两方面内容都收集起来。比如在办公自动化系统中，既存在以非结构化数据形式出现的各类文档，又存在以结构化数据形式元数据、以结构化数据加固定报表样式出现的文件处理单和发文稿纸,需要一方面将各类文档收集起来另一方面将元数据、发文稿纸分别按照前述第一种情况、第二种情况收集起来。当然，如果需要将文件处理单和发文稿纸中的内容和样式都固化下来文件处理单和发文稿纸也可以转成 OFD 等版式文件进行收集。

3、元数据收集

3.1 收集策略

1.业务系统生成或捕获
主要包括文号、责任者、题名、日期、密级和保密期限、计算机文件名、计算机文件大小、格式信息、数字签名 (包括签名格式描述、签名时间签名者、签名结果、证书、证书引证、签名算法 ) 等。
2.电子档案管理系统中生成或捕获
主要包括档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、全宗号.年度、保管期限、件号、页号、在线存址、离线存址等。
3.业务系统和电子档案管理系统任何一方形成和捕获
主要包括主题词、关键词、人名、机构或问题、类别号、分类号、授权对象、授权行为、控制标识等。
4.业务系统和电子档案管理系统中均有形成
主要包括机构和人员元数据(包括机构名称、人员名称、组织机构代码个人职位，业务实体元数据(包括业务行为、行为时间、行为依据、行为描述 ),实体关系元数据(包括实体标识符、关系类型、关系、关系描述 )等。

3.2 收集范围

根据《数字档案室建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46-2009 )、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T 54-2014)《录音录像类电子档案元数据方案(DA/T 63-2017)等对不同门类电子档案元数据收集范围作出了明确规定。

3.2.1 电子文书档案元数据

电子文书档案元数据
电子文书档案(电子公文、文书类电子档案 )元数据收集范围主要包括聚合层次、立档单位名称、档号(门类代码、年度、机构或问题、保管期限件号 )、责任者、题名、日期、密级和保密期限、计算机文件名、计算机文件大小、格式信息、存储(在线存址、离线存址 )、数字签名(签名格式描述、签名时间、签名者、签名结果、证书、证书引证、签名算法 )和管理过程元数据等。记录关键管理过程的业务行为元数据包括登记、签名销毁、移交、转换、迁移等

3.2.2 数码照片元数据

数码照片元数据
数码照片元数据收集范围主要包括聚合层次、立档单位名称、档号(门类代码、年度、机构或问题、保管期限、件号 )、责任者、题名、摄影者编辑者、时间(摄影时间、编辑时间)、主题(地点、人物)、密级和保密期限、捕获设备(设备制造商、设备型号、计算机文件名、计算机文件大小格式信息、图像参数 (图像宽度、图像高度、色彩空间)、储(在线存址离线存址 )、数字签名(签名格式描述、签名时间、签名者、签名结果、证书签名算法 ) 和管理过程元数据等。记录关键管理过程的业务行为元数据包括登记、签名、销毁、移交、转换、迁移等。

3.2.2 数字录音录像元数据

数字录音录像元数据
数字录音录像元数据收集范围主要包括聚合层次、立档单位名称、档号(门类代码、年度、机构或问题、保管期限、件号 )、责任者、题名、摄录者、编辑者、时间(摄录时间、编辑时间、时间长度 )、主题( 内容描述、内容起始时间、内容结束时间 )、密级和保密期限、捕获设备(设备制造商、设备型号 )、计算机文件名、计算机文件大小、格式信息、音频参数(音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道).视频参数(视频编码标准、色彩空间、分辨率、帧率、视频比特率、色度采样度、视频量化位数、画面高宽比 )、存储(在线存址、离线存址 )、数字签名(签名格式描述、签名时间、签名者、签名结果、证书、证书引证签名算法 )和管理过程元数据等。记录关键管理过程的业务行为元数据包括包括登记、签名、销毁、移交、转换、迁移等。

4、电子签名收集范围

《电子签名法》第二条规定，电子签名是指数据电文( 指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息 )中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。

4.1 电子签名分类

电子签名的分类

从存在形式来看，电子签名分为附随式、包含式。附随式是指签名信息独立于数据电文存在，签名信息与数据电文各为独立信息形式进行管理，比如电子病历系统中医生诊断信息签名后作为一个字段放在数捷库中，与诊断信息关联。包含式是指签名信息包含在数据电文中，比较典型的做法是在版式格式中设置签名域(块)专门用于存放电子签名及证书信息。
从外观呈现来看，电子签名可分为隐含式( 签名外观无任何文字图形等可见标记，即签名是不可见的 )、文本式(签名外观是一组无个体特征的通用字体文字，例如楷体、隶书等 )、图形图像式(签名外观是有个体特征的手写签名文字构成的图形或印章图像 )。比较典型的隐含式比如增值税电子专用发票的销售方电子签名;文本式比如电子公文办理过程中的无个性特征的个人签名;图形图像式是比如有个体特征个人签名、电子印章等。
从实现技术来看，电子签名主要有基于公钥基础设施 (Public KeyInfrastructure，PKI) 的公钥密码技术的数字签名技术;以生物识别信息(包括但不限于人脸、指纹、手形、虹膜、视网膜、声音等 ) 为基础的签名技术;让收件人能够识别发件人身份的密码代号、密文或个人识别码等。目前技术成熟且在国内外实际普遍使用的是基于 PKI 的数字签名技术。

基于数字证书的可靠电子签名生成及验证逻辑框架