为什么在经济低迷期更需要投资需求管理软件

最新推荐文章于 2024-11-11 16:15:54 发布

易成技术团队

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分类专栏：需求管理指南文章标签：需求管理需求分析项目管理

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在这个章节中，我们将探讨为何即使在经济低迷期，投资需求管理软件也可以帮助你节省大量资金，并通过提高效率和减少代价昂贵的返工，加快上市速度。

无论当前的经济环境如何，那些制造复杂产品、系统和软件的组织始终可以通过提高整个开发流程的效率获得好处。通过战略性地改变以优化流程和团队的生产力，无疑可以为你的组织节省大量的时间和金钱。

尽管在经济低迷（甚至是衰退）的时期增加对新技术的投资看起来似乎不符合常理，但使用像 PingCode 这样的现代化需求管理工具，可以在很短的时间内带来显著的投资回报，因此在现在投资新的产品开发软件是一种明智的选择。

在经济低迷时，现在投资正确的工具能使你的组织处于一个有利位置，能节省时间和金钱，提高产品质量，以及在长期内提高生产力。然而，无论经济形势如何，优化你的产品开发流程或开始考虑如何应对可能的经济风暴的影响，都不会是一种无用的努力。

现在投资以实现短期和长期回报

很多团队开始寻找PingCode这样工具的帮助，都是在经历了一些困扰后，希望能优化他们的产品开发流程，比如：

他们在使用那些传统需求管理解决方案，这使得工作变得繁重；
工程师花费了大量宝贵的时间在复杂的手动文档记录上，这些文档分散在各种不同的文件和工具中；
工程师浪费了很多时间在低效的工作流程上，这些流程可以被简化，以节省多达80%的时间；
在系统开发过程的各个阶段（从需求、设计、开发到测试和验证），团队之间的协作效果不佳，互动不足；
审查周期低效且繁琐；
很难轻松生成证明合规性的必要文档；
孤立的工具和流程使团队和工作流程错位，并在可视性上留下了空白；
缺乏实时的可追溯性，这导致在开发过程的后期发现错误，而解决这些错误的成本可能比在开发过程的早期发现和解决错误的成本高出100倍甚至更多。

想象一下，这些过时的解决方案所带来的问题对企业造成的经济负担。

投资于现代需求管理平台不仅关乎节省时间和金钱，或者在短短几个月内提高生产力和效率——它涉及到从应用程序启动那一刻开始，以及未来几年将实现的节省成本和减少重复工作的可能性。根据组织的目标，他们可以通过提高效率来节省成本，或者利用它来提高竞争力，赢得新的合同，并以更经济有效的方式快速推出产品。你可能在想，现在应该是停止花费，而不是进行投资的时候。相反，我们想分享的是，现在投资于现代需求管理解决方案实际上是一个正确的决定，它可以帮助你的组织抵御经济低迷的影响，并提高你的投资回报率。

对初创公司而言：使用砖块而不是木棍打造产品

对于创业公司来说，无论经济状况如何，投资现代化需求管理解决方案（比如PingCode）都是一个明智的选择。

虽然一些历史悠久的大公司可能能够承受一段时间的销售下降和开发缓慢，但创业公司可能没有这个选项。一个创业公司能否快速（并且是第一个）进入市场往往是成功的重要指标，反过来，也是失败的原因。

对创业团队而言做对事情至关重要。

虽然创业公司起初可能会犹豫是否投资软件，但有很多公司正在投资这类专业工具，以减少返工，加速开发，满足法规合规性，以及在竞争对手之前进入市场。

而且，这种投资是值得的。

比如，海外医疗设备创业公司Proprio，他们软件工程副总裁 Rama Pailoor 知道从一开始就建立一个以需求为驱动的开发流程是至关重要的。Pailoor意识到他们现有的仅使用质量管理系统（QMS）的方法无法支撑开发他们产品所需的复杂性级别。像许多基于文档和电子表格的流程一样，Proprio已经实施的质量管理系统（QMS）在表面上支持需求管理，但当涉及到复杂的工程工作时，系统就显得力不从心。

“合适的需求管理工具有助于我们建立需求为驱动的开发流程，帮助我们将用户要求正式确定下来，并可让所有利益相关者在一个公共平台上表达他们的需求，以避免混淆。”——Rama Pailoor 软件工程副总裁 Proprio

大型和中型企业：通过投资现代化工具和数字化转型巩固基础

对于中大型组织：通过投资现代工具和数字化转型来加强你的基础大型企业拥有分布在各地、在多个项目上工作的大型团队，强烈需要优化流程和减少低效率以降低成本 —— 尤其在经济挑战时期。将资源投向数字化转型和现代软件工具——这将带来更多的投资回报率，也将在长期内降低整体产品开发成本。通过这些投资，公司可以加强他们的基础，以保持竞争力，更好地应对外部市场力量。

重新审视企业如何通过投资于需求管理和可追溯性工具来提高产品开发的工程效率也是值得的。通过在开发阶段引入可追溯性，优化系统工程过程，可以立即对周期时间产生积极影响，并加快测试和验证的执行。

现代需求管理软件可帮助我们节省成本的八种方式

1: 减少低效工作时间

现代需求管理解决方案，如PingCode，可以帮助你的团队重新获取那些在非生产性工作上浪费的时间，这样可以在整个组织范围内节省资金。如果没有现代的需求管理解决方案，高技能的员工（他们通常薪水较高）可能会在繁琐且低效的任务上浪费高达40%的时间。例如：

在静态文档或者离线工具中搜索孤立的信息
手动/或重复输入数据以在多个系统中更新状态
使用旧数据和过时版本的文档
在工具之间重新格式化和迁移数据
解决数据来源之间的差异
试图理解“发生了什么变化？”并评估影响

在实施 PingCode 这类专业工具之后，国外有调查数据表示，他们每天可以节省一到两个小时的有效工作时间，甚至有些人节省的时间更多。比如工程师现在能够快速并轻松地生成所需的文档，而无需在多个耗时的会议和Scrum（敏捷开发的一种方法）中去理解他们的产品发生了什么。使用专业工具，他们能够自动地生成信息、或者是执行操作，并能有效地生成他们需要的任何额外文档，从而为工程师节省了大量的信息生产和同步时间。

另一个案例表示，在一个先进设备开发项目中，专业工具为他们节省了123个团队成员的工作日，每个项目平均节省成本为150,000美元。而医疗行业的创新者和等离子科学领域的先驱Grifols公司，报告说在实施专业工具后，他们的每个项目节省了80小时或更多的时间。

2: 减少返工

返工会浪费大量的资源和时间。以下是可能导致返工的原因：

需求定义不正确
分解不完全和缺少覆盖
审查不足和利益相关者对齐不足
管理变化时缺乏严谨性和影响分析
需求晚期变动频繁

这里我们假设一个组织的平均产品开发投资成本为10,000,000元。（典型的返工成本大约为开发成本的30%，所以在这种情况下，它会是3,000,000元。并且由于糟糕的需求管理导致的返工成本平均为返工成本的60%，所以在这种情况下会是1,800,000元）。

我们的客户数据显示，专业的需求管理解决方案（如PingCode）通常可以将需求管理返工减少40-60%。所以，通过这些计算，这个组织可以期待通过使用专业方案回收高达900,000元的年度预算。

在我们的一个客户案例中，Arteris IP不仅看到复用率增加了100%，审查时间减少了30%，而且自从使用专业的需求解决方案以来，返工显著减少了50%。

3: 简化审查过程

对于产品开发人员和工程师来说，需求审查是开发过程中的关键环节。低效的审查会议会消耗大量的时间和资源，从而增加开发成本。如果贵公司的审查流程复杂、需要手动操作，并且分散在多个文档中，而且难于和在各个地方的利益相关者进行协调，那么现在是时候重新优化审查流程了。例如，医疗保健行业的领导者 Grifols 公司在通使用专业的需求管理工具后，将其审查周期从三个月缩短至不到30天。

旧的解决方案操作不便，审查过程非常棘手，需要在多个工具之间切换，或者处理过期或即将过期的文档版本。这是已经放弃传统工具和流程，转而使用现代需求管理解决方案的客户经常抱怨的问题。

如果您也遇到上述问题，那我们看通过优化审查过程可以帮助我们节省多少成本，以下是专业需求管理工具的优势：

为异步协作虚拟化审查
将关键利益相关者聚焦在最相关的信息上
采取更迭代的方法
增加前期的严谨性和版本控制
追踪参与和进展

对于这个计算，我们假设三个变量：

a.每月需求评审会议总数

b.每次审查会议的大约持续时间

c.每次会议的平均参与人数

我们假设每月有六次审查会议，每次会议持续三个小时，每次审查会议平均有10人参与。按照每位参与者的平均年薪150K进行计算，以上定义的变量，审查会议的年度成本将是162,000元。审查会议中的人数小时总数将是180小时。

仅通过减少会议时间，计算出的节省就会是81,000元。

我们的数据显示，Jama Connect可以将审查会议的时间压缩40-60%。芬兰红十字会在使用Jama Connect之后，成功将整个审查周期缩短了80%。这意味着大量的时间可以被重新分配到其他更有价值的工作上。

通过捕捉并整合所有利益相关者的反馈，Jama Connect可简化需求审查和审批流程，包括优先级投票和批准角色的电子签名。Jama Connect审查中心还可提供以下功能，从而帮助团队降低风险、节省时间和资金：

提高审查过程的参与度
记录并保留所有的决策历史以及决策者的信息
提高项目透明度，以便团队能够及时对项目进度进行调整和优化
生成快速审批内容，方便进行电子签名。
协作更频繁、捕捉隐性知识

4: 在开发早期发现缺陷

在复杂的软件和系统开发过程中，在开发初期识别并解决缺陷有助于降低开发成本。现代需求管理解决方案，可以帮助开发团队发现并处理导致软件缺陷的各种问题，包括：

开发早期需求定义和验证的不严谨
利益相关者在需求定义和验证过程中的参与度不足
对需求变更和其影响的可见度不足
V&V/QA团队在整个过程中的参与度不足

以年度平均管理的需求总数为4500项，每个缺陷的修复平均耗时为6小时为例。假设有缺陷的需求数量占总需求数量的60%，那么每年的缺陷修复成本将达到850,000元。专业的需求管理工具能够将与需求相关的缺陷数量减少25-40%。在开发初期识别并解决缺陷问题，可显著降低项目风险，节省预算。

我们以减少30%的比例进行计算。在每年的237个实际工作日中（平均工资为10万元），假设每天只需要投入一小时使用PingCode这类专业需求管理工具，那么可以节省的年度预算高达255,150元。这些数据证明了通过优化需求管理，提前识别和解决问题带来的显著经济效益。

5: 提供更好的用户体验

无论一款软件功能多么强大，如果用户界面复杂、操作困难，工程师们也不会想使用。在复杂且需要精细协调的工作环境中，我们都希望使用的软件能够简化我们的工作流程，而不是增加负担。

对于任何产品来说，优秀的用户体验都是其成功的关键。易于操作的界面有助于提高开发效率，PingCode就是以其易用性而备受赞誉，这点我们最引以为豪。我们的客户涵盖多个行业，包括航空航天和国防、汽车、医疗设备、生命科学、金融、半导体、保险、工业、软件技术等，他们都以PingCode来简化产品、系统和软件的开发过程。

6: 优化沟通与协作

优秀的需求管理软件能够极大改善整个组织内部以及与外部利益相关者的沟通和协作。它不仅可以优化沟通流程，而且可以节省资金，减少工作中的挫败感，在提高资源利用率的同时节省时间。我们的某客户通过使用 Jama Connect，其测试团队在协作和沟通效率上提高了50% 。

客户过去的遗留系统，如IBM、 DOORS，因其操作界面复杂，通常需要专门的培训才能上手。工程师和其他利益相关者常常需要在多个文档和系统之间来回切换。

使用PingCode的一大优势在于，它能让整个团队和各方利益相关者都能参与到实时协作中来，无论是进行审查、编写测试用例，还是进行验证和确认等各类任务。这种即时的、跨团队的协作有助于显著降低整个开发生命周期中可能遇到的风险，从而减少项目延期、成本超支以及成本高昂的产品召回等问题，同时也增加了项目成功的几率。