双11马上就要来了,各个平台早就开启了各种花样的促销手段,每个人下单后,整个订单从创建、修改、查询和库存校验、发货、物流追踪,直到收到货物,都属于订单管理的范畴。
一、什么是订单管理?
订单管理,是指用于维护和管理订单整个生命周期的一系列流程,包括订单创建、订单修改、订单查询、订单管理、订单发货等。
管理订单的信息化系统叫订单管理系统,英文简称为OMS,全称为Order Management System,该系统通常是ERP企业资源计划管理系统、CRM客户关系管理系统的一部分。
那么能用到订单管理系统的行业有哪些呢,电商、物流这些毋庸置疑,是订单管理系统的核心玩家,除了这些常见的,其实医药、制造、家居、高科技、企业服务、快消、农牧等,都是订单管理系统的常见玩家。
今天我们不聊B2C——也就是大家在各平台上消费下单场景的订单管理系统,而是去看看B2B——即这些商家背后的订单管理流程及系统,看看在我们一般人看不到的地方,B2B场景下的订单是如何流转且工作的。
二、B2B订单管理的流程是什么样的?
B2C场景下,订单管理的流程是什么样的?我们能看到的就是下单-商家发货-物流追踪-收货这几个环节,但在商家层面上,真实的订单管理流程要复杂得多。
从下单开始,风控系统要进行安全校验,商品系统获取商品信息,促销系统获取优惠券信息,会员系统获取会员权益信息,仓储系统进行多轮库存校验、运费计算、库存增减,支付系统进行价格计算,最后提交支付网关,仓库对订单进行处理,即订单下放、仓库调拨、订单拣货、商品打包、订单出库、快递配送这些环节,最后是用户验收,更新商品、会员、支付网关信息,并进行结算。
这是一个成熟的B2C场景下的订单管理流程,那B2B场景相对而言,有什么不同呢?
B2C中的客户下单后,B立即发货,到货后确认收货,平台向商家结算,流程结束。
B2B订单管理的流程却无法这样顺畅,因为账款方面存在分期付款、赊账的可能,货物方面存在分批发货、尾数不发等情况,可能到某个账期结束,整个订单流程还没结束,只能按照账期内的实际情况进行部分对账和结算。
B2B订单管理的复杂之处,在于订单的修改、合并、拆分和关闭等情况,还有营销规则、成本分摊、多级审核之类的,综合起来更加复杂,如果真要说起来,这点篇幅肯定不够,今天我们不说这么复杂的,只按照通用的B2B订单管理流程来简单看下,B2B场景的订单管理流程是什么样的。
B2B的订单基本可以分为两类:B2B服务类,即企业与企业之间的直接交易;B2B分销和渠道订货类,即分销商和渠道商向企业“进货”,这两种类型的订单流程基本一致,区别就在于订单数量及定价规则。
B2B的订单流程是从报价单开始的,报价单-销售合同-订单-应收-回款-发货-出库-项目管理。这是订单管理的大流程,而每个环节里,又分别包含了颗粒度更小一级的流程,如报价单又包含了产品管理、价格管理和报价管理,价格管理中又包含了价目表、可售范围、标准价格、选配定价、属性定价、高级定价等规则;订单里也包含了订单执行、客户账户和退换货等流程。
由此,我们再加强一下印象,B2B订单管理的流程非常复杂,从复杂的场景中剥离出可以复制的、通用的流程就是报价单-销售合同-订单-应收-回款-发货-出库-项目管理这几个核心维度。
三、订单管理的流程怎么建设
订单管理的流程建设之前,我们先弄清楚订单管理流程建设的原则,即你想要一个怎样的订单管理流程。
1.订单管理流程建设的原则
1)可视化
可视化是订单流程建设最重要的原则之一,订单流程的可视化可以查看整个供应链,即流程上下游的所有环节,每个环节对应的负责部门和负责人,可以预测问题,也可以在问题发生时快速定位问题。
2)与相关系统集成联动
与订单管理系统相关的其他系统进行集成或联动,也是基本操作了。这里的“其他系统”一般包含了仓储系统、促销系统、物流系统、支付系统等,这样一旦产生新的订单,或订单产生退换货情况,那么可以实时更新库存、促销信息,并提交物流系统,发起支付信息等。
3)灵活智能
现代社会,对一个流程要求灵活和智能,是基本需求。灵活智能的订单管理流程,可以根据以往客户数据进行分析,并推荐客户希望的发货方式、地点、时间和成本等选项,降低客户的选择成本;也可以智能交货、调度服务,让整个流程顺畅且人性化。
2.订单管理流程建设
1)明确调研对象和业务流程
在建设订单管理流程前,要先明确订单会涉及的对象及场景,对象如经销商、分销商、物流服务商,场景如订货渠道、订货场景等;而业务流程则需要跟各部门沟通,了解并梳理他们在整个流程中的定位和需求。明确调研对象和业务流程的目的,是为了后续在流程建设时减少订单节点遗漏的可能,并保证迅速找到节点负责人并确保对各个环节的把控。
2)订单管理流程设计
在订单管理流程建设中,最核心的就是流程的设计,前面我们已经对涉及对象及业务流程进行了调研,在进行流程设计时就要把这些因素考虑进去,同时还要做好订单状态和订单映射的设计,如订单状态,一般情况下会规划多个订单状态,如订单状态、回款状态、退款状态等;而映射关系又更复杂一些,简单来说就是触发了哪些动作,会产生状态变更。比如从回款状态到退款状态,是通过什么行为来触发?手动还是自动?这些都需要提前思考清楚。
3)订单信息及操作设计
订单按照什么规则来编码,安全性如何保障?订单操作的权限如何设计,哪些信息可以全员可视,哪些信息只有具备一定权限的人才可以查看?订单的增、删、改、查分别怎么操作?增、删、改、查分别对应的权限又是怎样的?这些也都需要提前设计好。
4)订单管理流程的落地
订单管理流程设计完毕,就需要落地到一个系统上,这个系统可以是内部的OA系统,可以是专门的订单管理系统,可以是在低代码平台上快速生成的应用程序,也可以是在云表格或Excel。
四、推荐5款好用的订单管理系统
基于上述流程建设的建议,推荐5款满足这些条件,且比较好用的订单管理系统。我比较推荐使用成熟的订单管理系统,因为他们不仅能快速落地你的订单管理流程,还有很多更科学、更完善的流程案例可供参考,也不需要我们自己维护,能够节省很多时间和精力。
1.纷享销客:国产B2B CRM销售管理+渠道订单一体化
1)公司实力
纷享销客从成立开始就一直深耕CRM客户管理系统,在销售管理方面比较有话语权。订单管理系统在整个CRM系统中,属于必不可少但却细分的一个部分,所以纷享销客的订单管理部分的场景理解和功能匹配度是很高的,这从纷享销客在业内口碑和品牌声量位居前列也可以看出来。
2)功能介绍
专属订货商城:企业专属订货商城小程序,自有logo与名称宣传品牌形象,提升影响力;允销商品发布即上架,销售政策、新品推广直达终端;经销商随时随地自主下单,C端电商体验;业务员代客下单,提高人效;多种在线支付方式,款项直入企业账户,缩短回款周期,加速资金周转;
合同与订单管理:合同、报价、订单实现闭环;线上智能化掌控提交订单后的审批、发货、出库、物流跟踪等全流程;对订单分布、目标达成、产品销售、组织效能进行深度分析;
应收与回款管理:对应收流程(从立应收、应收账龄、催款到核销)进行线上管理;业务应收与财务应收相结合,业财一体化;
开箱即用,开放的API接口:与企业其他业务系统无缝集成,并能根据企业业务定制适合业务的功能,进行深度扩展,灵活贴合业务调整需求。
2.才望云:母公司来自日本的协同+订单管理软件
官网:才望云
才望云母公司是一家1997年成立的日本企业,2007年在上海成立才望子中国,致力于协同办公系统的研发、销售和服务,提供企业级应用开发和定制服务,其主要产品kintone是一款轻量级的云端项目管理软件,通过0代码开发和可扩展性等特点,帮助用户自定义各种业务应用和工作流程。才望云一站式解决方案中的订单管理系统,具有报价申请、订单管理、合同管理、收款管理这四个基础功能。
3.万里牛:轻量级订单管理系统
官网:万里牛
万里牛是湖畔网络旗下的一款产品品牌,其订单管理比较轻量级,订单处理逻辑清晰;除了订单管理,万里牛还有仓储管理、采购协同、分销管理、库存管理、售后工单、商品刊登、业财一体、数据分析的功能,可以一站式满足商家在各平台铺货、仓储、库存、分销、订单、财务和数据分析的需求。万里牛功能上,订单实时同步,0漏单;超百种自动策略高效处理订单;物流跟踪预警有效预防虚假发货;停发、退款异常自动拦截。
4.悟空CRM:开源CRM+订单处理系统
官网:悟空
2014年成立,总部位于郑州,CRM开源领域优质服务商,开源系统下载量达到200多万次;CRM系统操作简单、易上手,具备基础的CRM系统功能,并提供丰富的报表功能。订单管理,包含订单自动处理和订单监控;数据统计及分析;优惠促销。
5.简道云:简单、低代码搭建的订单软件
官网:简道云
简道云是帆软的产品之一,主要提供表单、流程、分析仪表盘、知识库等功能模块。管理员无需代码,即可构建出符合需求的业务管理应用(如生产管理、进销存、订餐等应用)。员工可以在电脑、手机上接收简道云消息、处理业务。简道云的订单管理系统,从效果出发,主要包含四个模块:推进销售进度、分析财务数据、简化库管难题、规范采购流程。
以上,希望能够帮助到你。