第12章 项目采购管理
通常情况下,项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议,这项工作仅由具备相关职权的人员执行。
开展国际合作的项目经理应牢记,无论合同规定如何详尽,文化和当地法律对合同及其可执行性均有影响。
因应用领域不同,协议可以是合同、服务水平协议(SLA)、谅解备忘录、协议备忘录(MOA)或订购单。
12.1 规划采购管理
规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法,及识别潜在卖方的过程。
12.1.1 输入
组织过程资产:
掌握合同的选择和相关的计算
12.1.2 工具和技术
数据收集技术 — 市场调研:市场调研包括考察行业情况和具体卖方的能力。
数据分析技术 — 自制或外购分析:用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成,还是应该从外部采购。
供方选择分析:最低成本(适用于标准化或常规采购),仅凭资质(适用于采购价值相对较小),基于质量或技术方案得分,基于质量和成本,独有来源,固定预算。
12.1.3 输出
1. 采购管理计划可包括以下内容:
如何协调采购与项目的其他工作,例如,项目进度计划制定和控制;
可能影响采购工作的制约因素和假设条件;
是否需要编制独立估算,以及是否应将其作为评价标准;
风险管理事项,包括对履约保函或保险合同的要求,以减轻某些项目风险。
2. 采购策略:交付方法、合同支付类型、采购阶段
3. 招标文件:招标文件可以是信息邀请书、报价邀请书、建议邀请书,或其他适当的采购文件。包括应答格式要求、相关的采购工作说明书,以及所需的合同条款。
4. 采购工作说明书:充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果,以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。采购工作说明书应力求清晰、完整和简练。它需要说明所需的附加服务,例如,报告绩效,或对采购品的后续运营支持。在采购过程中,应根据需要对工作说明书进行修订,直到它成为所签协议的一部分。
5. 供方选择标准:技术专长和方法、公司的财务稳定性,等等。
6. 自制或外购决策:通过自制或外购分析,做出某项特定工作最好由项目团队自己完成,还是需要从外部渠道采购的决策。
7. 独立成本估算:对于大型的采购,采购组织可以自行准备独立估算,或聘用外部专业估算师做出成本估算,并将其作为评价卖方报价的对照基准。如
果二者之间存在明显差异,则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊,或者 潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。
12.2 实施采购
实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。主要作用是,选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。
12.2.1 输入
采购文档:包括招标文件、采购工作说明书、独立成本估算、供方选择标准。
卖方建议书:卖方为响应采购文件包而编制的建议书,其中包含的基本信息将被评估团队用于选定一个或多个投标人(卖方)。
12.2.2 工具和技术(招、投、评、授)
广告:刊登广告,往往可以扩充现有的潜在卖方名单。
投标人会议:提交建议书之前,在买方和潜在卖方之间召开的会议,其目的是确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解,并确保没有任何投标人会得到特别优待。
数据分析技术 — 建议书评估:评标:加权、筛选。
采购谈判:在合同签署之前,对条款加以澄清,以便双方达成共识。最终的文件措辞应该反映双方达成的全部一致意见。谈判应由采购团队中拥有合同签署职权的成员主导。项目经理和项目管理团队的其他成员可以参加谈判并提 供必要的协助。
12.2.3 输出
选定的卖方:在建议书评估或投标评估中被判断为最有竞争力的投标人。
协议:合同是对双方都有约束力的协议。它强制卖方提供规定的产品、服务或成果,强制买方向卖方支付相应的报酬。合同建立了受法律保护的买卖双方的关系。可包括(但不限于):
采购工作说明书或主要的可交付成果;
进度计划、里程碑,或进度计划中规定的日期;
检查、质量和验收标准;
一般条款和条件;
变更请求处理;
终止条款和替代争议解决方法。
不可抗力
12.3 控制采购
控制采购是管理采购关系,监督合同绩效,实施必要的变更和纠偏,以及关闭合同的过程。
12.3.1 输入
协议:协议是双方之间达成的谅解,包括对各方义务的一致理解。一切争议以协议为准。
批准的变更请求:与采购相关的任何变更,在通过控制采购过程实施之前,都需要以书面形式正式记录,并取得正式批准。
12.3.2 工具和技术
索赔管理:1.谈判 2.ADR 3.起诉。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。
绩效审查:买方对卖方过程中的工作的绩效检查。
检查:买方对卖方可交付成果的检查。
审计:审计是对采购过程的结构化审查。买方的项目经理和卖方的项目经理都应该关注审计结果,以便对项目进行必要调整。通过审计,总结采购过程中的经验教训,有利于未来的采购。
12.3.3 输出
采购关闭:买方通常通过其授权的采购管理员,向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。
补充:
合同提前终止是结束采购的一个特例,有以下三种情况会提前终止:
(1)合同可由双方协商一致而提前终止,
(2)因一方违约而提前终止,
(3)买方的便利而提前终止(如果合同中有这种规定)。
如果合同提前终止:
买方应该就该合同或该部分中已经完成和验收的工作支付报酬。
买方应该就卖方为该合同或该部分所做的准备工作给予补偿,
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