10项目沟通管理

沟通关系到项目成败，因而非常重要。

考题强调软技能。

 

5个过程

10.1识别厉害关系者

10.2沟通规划

确定项目厉害关系者的信息与沟通要求。

10.3信息发布

将所需信息提供给项目干系人

10.4管理厉害关系者

 

10.5绩效报告

 绩效信息的收集与发布。

 

沟通原理

    （1）沟通模型

             信息发出者（Sender）

             编码（Encoding）

             媒介（Medium）

             噪声（Noise）

             信息接收方（Receiver）

             解码（Decoding）

            反馈（Feedback） 

             信息发送者责任

            信息接受者责任

 

    什么妨碍沟通

             阻挡（Blocker）

             距离，语言，文化，

             噪声（主观，客观）

     沟通渠道

            N*（N-1）／2

    （2）沟通方式（Communication Methods）

           相互式沟通    ：会议，电话会议，电视会议

            推压式沟通    ： 信件，备忘录，报告，电子邮件，新闻发布    

            拖曳式沟通：上网，知识库

 

    （3）信息表达方式

 

    （4）沟通方式

            书面，

            口头 

 

项目经理的沟通责任 

        项目经理处于沟通的核心地位，75%  90%的时间用于沟通。

        PM要对沟通进行管理和控制，防止过多信息让干系人应接不暇。

        

 

10.1识别厉害关系者(Identify Stakeholders)

识别干系人对  收集需求信息，规划质量，识别风险至关重要。

10.1.2工具和技术

    权力利益矩阵 和 专家判断来进行干系人分析。

10.1.3输出

        干系人登记册

        干系人分类    

        干系人管理策略   

 

 

10.2沟通规划

 

10.2.1沟通管理计划

沟通管理计划是本过程最主要的成果，包括以下内容：

  沟通事项，项目信息的生产，发布，和存储。

  会议，报告和归档。

  谁要什么信息，为什么，谁来进行，何时，如何产 生这些信息？

  （What，who，why, when, how, whom, how often）

 

10.2.2沟通计划在项目规划早期阶段机进行，并贯穿整个 项目生命周期

            项目利害关系者会发生变化，他们的需求也会变化，沟通管理计划也需要定期审核和更新。

 

10.2.2沟通有用的信息

      项目 资源只应用于有利于项目成功的信息沟通。尽量避免各种干系人的次要要求。

 

10.2.2沟通问题首先检查沟通管理计划

              凡是 项目干系人对沟通不满意，首先检查沟通管理计划，确定问题原因是沟通管理计划本身不到位，还是沟通管理计划未得到正确执行。

 

10.3信息发布

              发生 在整个项目生命期和所有的管理过程。核心是执行过程。

    包括 实施沟通管理计划，对计划外信息要求作出反应。

 

10.3.1信息发布工具

       需要熟练掌握沟通模型，并记忆信息发布工具，尤其是虚拟团队的沟通工 具。

 

10.3.2信息发布成果

              包括 发给利害关系者的通知，项目报告，项目演示（Project Presentations），项目记录，利害关系者反馈，经验教训等。

 

10.3.3经验教训总结

              重点 是识别项目成功因素和失败因素。

              项目 整个生命周期中，项目团队和关键项目干系人识别经验教训。

              阶段 末的经验总结会提出了一个很好的团队建设机会。

              项目 经理的职业任务之一就是指挥经验教训总结会。

              项目 的经验教训报告完成前，项目不算完成。

              每一 个项目干系人都应该对经验教训总结会做出贡献。

  

10.4管理项目利害关系者期望

              面对 面会议是与干系人沟通和解决问题的最有效的方法。

 

10.4.1让利害关系者积极参加项目

 

10.4.2管理期望

 

10.4.3解决问题

 

10.4.4问题登记薄（Issue Log）

              问题 并非风险。问题应该得到记录和解决，为解决问题是项目冲突和项目延期的根源。

              三要素：问题，负责人，解决期限。

              本章的问题登记薄和9章问题登记薄的区别：

         本章 的是强调外部利害关系者的问题；团队管理中的强调内部团队成员的问题。

 

 

10.5绩效报告

              收集并发布项目的绩效信息。

              包括：状态报告，进展测量，预测报告。

              属于监控过程组中的一个过程。

              绩效报告汇报基于绩效衡量基准的任何分析的结果。

 

10.5.1各种类型的绩效报告

              绩效报告描述的是项目的过去，先在河将来。

              包括：

                            状态报告（Status Reports）

                            进展报告（Progress Measurements）

                            趋势报告

                            预测报告：ETC，EAC

                            偏差报告：和计划对比的偏差情况，正负都要考虑。

                            挣值报告：项目绩效测量和计算结果。

                            例外报告

 

10.5.2绩效报告和工作绩效信息，信息发布的区别

  （1）绩效报告和工作绩效信息的区别

              工作 绩效信息：更强调项目过程中产生的原始状态，为加工的项目信息。

              绩效 报告：处理工作绩效信息得出的，加入判断的正式报告。

  （2）绩效报告和信息发布的区别

              作为 过程，信息发布是根据沟通计划实时发布的项目信息，

              绩效 报告，可以视为相对更重要，更正式的信息发布。

 

10.6其他考试内容

 

10.6.1有效的团队沟通

 

10.6.1状态审查（评审）会议

             项目生命周期内定期召开的，1，2周一次。

             是沟通和讨论项目状态，问题，后续计划与工作，风险控制情况的常规会议。

 

 

常见问题

1．对于不同的人，PM应该采取什么不同的沟通策略？

管理者，摆事实讲道理，以获得理解支持，采取面 对的方式。

职能经理和其他PM，采取谈判，以双赢的方式获得对方支持。

外部干系人，公关的方式。

 

2．遇到沟通问题，PM首先做什么？

检查沟通管理计划。看计划本身有问题还是执行有 问题。

 

3． 经验教训总结的时机？

贯穿项目生命周期始末，至少在每个阶段末进行。

 

4．PM为什么限制沟通？

防止沟通混乱，防止随意所要信息，防止过多信息 让干系人应接不暇。