如何有效地进行项目管理，提升团队协同办公效率？

现在的公司管理中日常是通过日报、周报和会议来跟进公司各个项目的进度，这些方式不仅降低了管理效率，花费了比较多的成本，还会导致某些信息的失真。

一些复杂项目需要很多道工序，涉及到与多个人进行沟通，人的注意力没法持续关注，导致很容易忘掉很多重要步骤。像这种问题就要用到项目管理工具，在重要的节点上，来检查自己是否遗漏了重要的环节。

这就是智办事要解决的问题。智办事可以从钉钉中导出团队人员的名单，上传、检查和确认，简单几步轻松导入人员。除此之外，还可以通过链接邀请团队成员使用。

下面以智办事团队实际的使用案例来介绍。

1、需求收集

智办事团队的工作日常围绕需求收集、产品设计、功能开发三部分进行，我们会在系统里面创建三个任务：分别是需求列表、产品设计和功能开发。

智办事的需求来自用户反馈、产品规划和市场调研等多个维度。我们会按照月份来收集维护。新建需求的时候，可以给需求设置优先级，确保先解决的是高优先级的任务。还可以设置负责人，参与人，任务起止时间和任务目标。已经结束的需求点击完成按钮即可。

2、产品设计

确认要做的需求后，我们进入产品设计的任务。在这里，我们按照产品的版本进行维护，每一个版本可以新建交互稿和设计稿两个子任务。在聊天框里面可以追溯所有设计相关的重要文件、进展等信息。这些沉淀下来的文档，便于我们在后续的工作中快速查阅回顾。

3、功能开发

设计确定后，进入功能开发的任务，同样按照版本来管理项目。对任务进度的评估会按照红绿灯标识区分。

灰色代表还没有开始的任务；蓝色代表任务状态正常；橙色代表这个任务时间已经过半，但进度却没有追上，这个时候可以更新任务进度，说明风险点，求助资源，确保任务按时完成；一旦任务的标志变成红色，就说明这个任务超过截止时间，可以根据实际情况进行调整；绿色表示任务已经顺利完成，满足交付的标准。五种颜色表示五种进度，一目了然，帮助你快速定位风险点。

4、如何掌控项目进度

任务总览界面包含两个模块，我的任务和团队的任务。在我的任务里面有待办任务、任务统计和进展汇报，你可以很直观看到自己需要做什么，任务的完成情况和进展汇报。在团队的任务里面有团队概况、任务统计、甘特图和资源视图，你可以很直观的看到团队正在或者将要做什么以及各项任务的进度，帮助大家更加专注于自己的工作。

5、甘特图功能

智办事还有甘特图功能。甘特图是制定复杂项目计划的最佳工具，将需要完成的任务和所需的时间通过进度条的形式展现出来，可以帮助管理者随时掌握项目整体计划，评估项目进展情况。

从甘特图中能看到以下信息：

1. 每个团队成员应该做什么任务

2. 任务的起止时间

3. 一个人在一段时间有哪些任务

4. 任务的优先级

5. 哪些任务可以同时做

6. 这个任务是否被其他任务依赖，如果是，那么这个任务就不能推迟，必需按时完成或者提前完成，否则会影响后面的任务

7. 任务的总量和完成情况

8. 项目下面有哪些子任务

智办事是一款融入阿里组织管理能力的团队协作软件，能够帮助你更高效的工作，同时让你清楚你团队的成员都在做什么，从而提升你的管理宽度，帮你打造一个拥有超强执行力的团队。工作就是智办事，智办事让企业更成功。

好了，这就是本次分享的全部内容了，感谢你能看到这里，听说三连的小伙伴都好运连连，喜欢的话就关注小智吧，更多实用内容等你获取！