收藏！一篇文章搞懂项目管理

先说一个观点：人生处处皆项目，项目管理是每个人必备的底层能力，它可以让复杂的问题变得简单，是保证项目成功的手段。

今天和大家聊聊什么是项目管理，项目管理的重要性，如何提高项目管理能力。

 

01.什么是项目管理

说项目管理之前，先要知道什么是项目：项目是为创作独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。

项目管理是一门学科，是管理学的分支，经过多年的发展，已经呈现出庞大的知识体系。官方定义是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程。

举个例子，如果想登上月球，不仅需要宏大的想法，还需要让想法落地的资源和科学严谨的方法。

简单来说，项目管理就是变理想为现实，化抽象为具体，结合科学与艺术的一种能力。

项目管理是科学与艺术的结合体，科学是指你要学会如何分析、协调并组织工作；艺术是指你要学会运用自己的判断力，将系统、方法和人员结合在一起，保证项目能成功。

 

02.项目管理的重要性

人生处处皆项目，项目管理可以让你找寻到项目背后的逻辑，让复杂的问题变得简单。

项目管理可以极大地锻炼你的全局分析能力、统筹规划能力和沟通协调能力，让你从管好自己的事情，到管理团队的事情。

项目管理是一种组织整合能力，项目管理的思维和方法是每个人必备的底层能力，它构建出一套多人协同的底层操作系统，让你从个体走向团队。

 

03.如何提高项目管理能力

项目管理的过程分为五个阶段，分别是项目启动、项目规划、项目执行、项目监控和项目收尾，只要把这五个阶段做好，项目管理能力就会提高，项目也就可以做好。

下面给大家说说如何做好项目管理的五个阶段。

1.项目启动阶段

一个项目刚启动的时候，可能会很混乱，如何在混乱中建立秩序是非常重要的能力。

要想在混乱中建立秩序，你可以使用5W2H原则来梳理思路。想清楚要实现的目标、执行的计划、交付的成果、负责人和参与人、起止时间、实施方案等内容。我给大家绘制了一个思维导图。

使用5W2H原则进行设问，可以发现解决问题的线索，准确抓住问题的本质，确定出核心问题，从而提高工作效率，避免遗漏重要问题，高效且高质量的完成项目。

2.项目规划阶段

项目启动阶段想清楚要做的事情后，开始项目规划阶段。

项目规划阶段最重要的任务是做一个项目计划，用项目计划去推动项目目标的落地，优化各个角色的协同过程。

项目计划是整个项目的基准，是贯穿项目始终的重要课题。以后的项目执行、项目监控和项目复盘都要围绕着项目计划进行。

项目计划需要做到以下五点：

• 项目计划要足够具体

这里引入一个WBS工作分解结构的概念，WBS是将项目按照一定的规则拆解为任务，任务再拆解为具体可执行的子任务，最后再将任务分配给个人。

创建WBS工作分解结构的过程中，你和团队成员可以梳理清楚各个项目工作之间的联系，每个人负责的内容，哪个环节需要做什么事情，哪里有风险点等等。

• 项目计划要足够全面

要让项目计划足够全面，必须从项目目标的角度对资源进行统筹规划，明确各个任务之间的依赖关系，并持续关注项目的风险点。

项目还有很多合作环节，我们还要对项目的各个环节进行全面的规划和安排，并为每个阶段设置合理明确的里程碑节点，确保计划更直观、有效。

• 项目计划要足够准确

要让项目计划足够准确，必须定义每个节点完成的标准是什么，然后尽最大努力让计划按照期望去完成。

• 项目成员要达成共识

项目计划一定要公开透明，让团队成员确定并深刻理解项目计划，达成共识。只有项目计划达成共识了，计划才能正常的执行。

• 即时通知项目成员

项目在执行的过程中，任何计划的变更都需要考虑可能造成的影响，然后即时通知项目成员，以便各方及时做出调整。

3.项目执行阶段

项目规划做完后，就可以开始项目执行阶段了。

项目执行阶段一定是以项目计划为基准去进行的，过程中的各个环节一定要多方参与、多方沟通，这样可以有效降低偏差，避免返工。

想要避免返工，在项目执行阶段主要注意以下三个问题：

• 方案评审

方案评审是最有效保证项目质量的手段之一，它可以让项目执行不走样，产品上线没有偏差。

在项目执行过程中，项目成员需要对方案、需求、设计、代码等工作产品进行评审，找到里面的缺陷，及时沟通解决，然后再实施。

• 执行过程中的沟通

在项目执行阶段，项目成员之间的沟通效率决定了团队协作效率，我们要尽可能让沟通高效、有意义。

各种会议一定要沟通清楚目标，并且明确授权，明确分工。有需要的话还可以根据项目组每个时期的阶段性重点，来开展会议讨论，让大家清晰感受到项目明确的方向和进度，还有当前最重要的工作。

• 执行过程中的优先级评定

项目在执行过程中，会遇到各种突发问题，在进行决策的时候，决策机制要清晰，职责分工要明确。

规划的任务内容的时候，一定要有优先级，且在短期内可以实现，要有利用最少的资源去实现成果的思维。为了避免主观臆断，一定要多咨询反馈以便同步信息。

04.项目监控阶段

在项目执行的过程中，项目经理需要获取项目进度，发现其中的风险点，及时协调解决问题。

项目监控的过程中，还需要借助项目的相关角色资源来协助自己完成。比如研发负责人、运营负责人等等。

项目监控阶段一定要善用进展汇报，用简要的方式呈现项目全貌，客观展示项目遇到的问题，这样可以更好地推动问题的解决。

除了进展汇报，还需要输出质量报告、问题和风险日志、变更记录、阶段性交付成果等文档。

05.项目收尾阶段

项目收尾阶段有两个主要工作，分别是成果验收和项目复盘。我主要给大家聊聊项目复盘。

项目复盘可以先按照项目成员自己的思路去复盘，然后再整体复盘。复盘需要考虑目标回顾、结果陈述、过程分析和规律总结。

复盘最终目的是形成可执行的后续行动，在组织上保障未来项目可以沉淀好的内容，规避不好的地方。

复盘是对思维的训练，通过项目复盘，当类似的局面再次出现时，你可以快速预测到接下来的动态和走向，快速想出解决方案。

还要和项目成员一起开复盘会，一起回顾整个项目，让项目团队成员有意识地学习项目经验，并且把经验沉淀下来，培养团队持续改进的能力。