智办事协同办公：数字化转型下的高效工作方式

简单说下智办事对协同办公的理解。

智办事是杭州互次方科技有限公司的产品，这是一家致力于企业内部组织数字化转型的创新公司。总部位于杭州中国人工智能小镇，创始人及核心人员均来自阿里巴巴、华为、曹操专车等知名企业。

总被问起智办事有什么与众不同的地方。智办事是以“目标+事情”为中心的企业目标管理和任务协作产品，将世界500强企业的工作方法论产品化，帮助企业更低成本、更有效地达成企业目标，助力企业打造高效协作平台，提高团队执行力，推动组织能力升级，提升企业业绩，全面赋能企业数智化转型。

高效的协同办公需要做到：制定和拆解战略目标、目标落地为具体可执行的任务、针对事情展开沟通、项目可视化和复盘迭代。只有这样做，才能提高组织能力，只有组织能力提高了，团队的协同办公效率才能提高。智办事更多的是对“组织”的极致探索。

1、目标管理

目标管理（MBO）是著名的管理大师彼得·德鲁克提出的，是以目标的制定和拆解、目标的实施及完成情况的检查、奖惩为手段，通过员工的自我管理来实现企业的经营目的一种管理方法。

目标管理就是让每一个人都有目标，每一个人都有实现目标的措施。我们无法让大家拥有共同的价值观，但可以让大家拥有共同的目标。

在目标设置理论中，德鲁克强调“目标既要有一定的难度又要切实可行”，沿着这个原则，在设置目标的时候，可以遵守四个基本原则：具体的、可衡量的、可实现的、相关性，要有时限的。

使用智办事，团队可以自上而下的拆解目标和自下而上的目标期望相结合，明确权、责、利，而且相互对称。目标拆解以目标树的形式展示，这些目标方向一致，环环相扣，相互配合，形成协调统一的目标体系。只有每个人员完成了自己的分目标，整个企业的总目标才有完成的希望。

团队成员可以在目标里面展开充分沟通，让团队成员明确项目目标，达成共识，增强项目成员的驱动力。

智办事 - 工作就是智办事​www.iai.work

2、任务落地

目标需要靠任务去完成，所以任务必须是以目标为导向的，必须是能完成目标的。任务拆解可以使用WBS工具：WBS是工作分解结构，说的是项目要拆解为任务，任务要拆解为一项项工作，再把工作分配到每个人的日常活动中，直到拆解不下去为止。

智办事是一种新的团队协同实践，任务层层拆解，设置清单步骤，你会发现公司的事情有了具体的载体，就是一个个的任务，智办事让事情清晰可见。

使用智办事，有事情就建任务，任务关联目标，所有的事情都是为目标服务的，一切都是为了完成自己的目标，从而企业能够完成制定的战略目标。

在智办事里面，成员因任务和“@”而聚集，它就像是一个“集结号”，建立一个临时跨部门团队，让任务协作人员快速加入到任务参与协作，共同解决这个任务。沟通信息非常聚焦，信息得以高速流转，以秒级速度得到回应。

3、风险管理

风险和机遇并存,企业经营过程中,风险是无处不在的。如何科学地识别、分析、评估、规避风险,这就要求企业要建立一套科学的风险防范机制，这是风险管理。

在智办事里面，任务总览界面，你可以看到自己所有的待办任务、任务统计和进展汇报，所有内容图形可视化，数据非常直观，快速定位到风险任务。

如果你是主管的话，在任务总览界面，团队里面可以看到每个团队成员的任务概况、任务统计、甘特图和资源视图。

通过甘特图，你可以直观地看到项目的进度、明确每个任务的开始时间和结束时间、明确任务间的关系，更加有助于对进度的把控。

智办事通过风险传递的功能，无论是多少层级的子任务，只要确认有风险，能立即穿透整个任务树，帮助责任人快速定位项目风险，及时解决项目风险，避免造成较大损失。

4、复盘迭代

复盘，原本是围棋术语。是指每次博弈结束以后，双方棋手把刚才的对局再重复一遍，这样可以有效地加深对这盘对弈的印象，也可以找出双方攻守的漏洞，是提高自己水平的好方法。如今这一概念被广泛运用于学习、职场当中。

联想集团创始人柳传志先生曾说过：“所谓复盘，就是一件事情做完了以后，做成功了，或者没做成功，尤其是没做成功的，坐下来把当时的这个事情，我们预先怎么定的、中间出了什么问题、为什么做不到，把这个要理一遍，理一遍以后，下次再做的时候，自然这次的经验教训就吸收了。”

孔子曰：“温故而知新。”只有不断的回顾目标、总结经验、迭代过程，才能够在纷繁复杂的事情中，找到正确且有效的路径。

项目复盘的四个步骤依次是：回顾目标 、评估结果、分析原因 、总结规律。项目复盘还要有五条文化：开放心态、坦诚表达、实事求是、反思自我、集思广益。

复盘是围绕目标展开的，回顾目标，不是复盘时现想的目标，而是再现当初设定的目标是什么。复盘文化的核心是实事求是。不管成功还是失败，都要找到真正的原因。

复盘还可以将员工个人的经验转化为组织的能力，实现经验复用，能力复制。

智办事通过拆解目标，制定任务和清单，针对具体的任务展开沟通协作，让任务信息得以全部沉淀在对应的任务里面。你可以很好地回顾目标、陈述结果和分析过程。

再经过多次复盘和迭代，逐渐形成目标拆解和任务执行的标准流程，还可以将其转化为模板，将个人能力转化为组织的固有能力。这就是规律总结并形成可执行的后续行动。

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