PMP之十五矩阵工具总结

数据分析工具技术

成本效益分析

• 定义：比较项目成本与其带来的收益的财务分析工具。
• 特点：有个拐点（随着成本的增加，收益率增长缓慢）
• 应用过程：监控项目（项目整合）、实施整体变更控制（项目整合）、规划质量管理、控制资源、规划风险应对。

根本原因分析

• 定义：确定引起偏差、缺陷、风险的根本原因的一种分析技术。
• 方法：使用鱼骨图（因果图）工具技术分析。最终问题确定，每个鱼刺分类各种原因。
• 应用过程：监控项目工作、管理质量、控制质量、识别风险、规划干系人参与、监督干系人参与。

挣值分析

• 

• 定义：实际进度和成本绩效与绩效测量基准比较。

• 应用过程：监控项目工作、控制进度、控制成本、控制采购

假设情景分析

• 对各种情景评估，预测对项目目标的影响
• 穷举法：如果情景X出现，情况将会怎样？
• 评估项目的可行性、应对意外的进度储备和应对计划。

模拟

• 定义：通过建立模型，综合分析各种不确定因素对目标的潜在影响
• 蒙特卡洛分析：先确定每个活动的可能持续时间概率分布；再计算出整个项目的可能工期概率分布（电脑模拟）
• 应用过程：制定进度计划、实施定量风险分

质量成本（COQ）

• 

• 定义：

  • \1. 产品生命周期中预防不符合要求的成本
  • \2. 为评价产品或服务是否符合要求的成本
  • \3. 因未达到要求返工的成本。

• 一致性成本和非一致性成本

  • 一致性成本：规避失败
    • 预防成本：培训、文件过程、设备、完成时间（打造高质量产品）
    • 评估成本：测试、破坏性实验损失、检查（评估质量）
  • 非一致性成本：由于失败
    • 内部失败成本：返工、报废（项目中发现的失败）
    • 外部失败成本：债务、保修工作、失去业务（客户发现的失败）

• 应用过程：估算成本、规划质量管理

决策树分析

• 定义：图形和计算技术，评估与一个决策相关的多个可选方案在不确定情形下的可能后果。
• EMV分析
  • 定义：当某些情况在未来可能发生或不发生时，计算平均结果的一种统计方法（即不确定性下的分析）
  • 机会为正值；威胁为负值。
• 应用过程：实施定量风险分析（风险管理）

储备分析

• 定义：明确项目管理计划各组成部分的基本特征及相互关系，而为工期、预算、成本估算、资金需求设定储备。
  • 在项目的任一时点比较剩余应急储备与剩余风险量，确定剩余储备是否仍然合理（监督风险）
  • 应急储备：应对 已知-未知 的风险
  • 管理储备：应对 未知-未知 的风险
• 项目预算的组成
  • 总金额（项目预算）=管理储备+成本基准
  • 成本基准=应急储备+工作包成本估算
  • 工作包成本估算=活动应急储备+活动成本估算
• 应用过程：估算活动持续时间、估算成本、制定预算、监督风险。

绩效审查

• 定义：对照基准，与实际绩效进行测量、比较和分析的一种技术
• 应用过程：控制进度、控制质量、控制资源、控制采购

干系人分析

• 定义：通过收集和分析各种定量和定性信息，来确定应该考虑哪些人的利益
• 分析维度（兴趣、权利、所有权、知识、贡献）：权利利益方格、干系人立方体、凸显模型
• 应用过程：规划风险管理、识别干系人、监督干系人参与。

过程分析

• 定义：识别过程改进机会，检查在过程期间遇到的问题、制约因素及非增值活动。
• 从图纸-----到零部件-----组装
• 应用过程：管理质量。

敏感性分析（龙卷风图）

• 

• 定义：一种定量风险分析技术，将项目结果的变化与定量风险分析模型中输入的变化建立关联，从而确定对项目结果产生最大潜在影响的单个项目风险或其他不确定性来源。

• 标出定量风险分析模型中的每项要素与其能影响的项目结果之间的关联系数。降序排列，形成龙卷风形状

• 应用过程：实施定量风险分析

数据收集工具技术

头脑风暴

• 定义：短时间获得大量创意，需要引导者引导。包含创意产生和创意分析。
• 特点：面对面、无拘无束、快速、不求最后结果
• 应用过程：制定项目章程、制定项目管理计划、收集需求、规划质量管理、识别风险、识别干系人。

焦点小组（不出结论）

• 定义：召集预定的相关方和主题专家，了解他们对所讨论的产品、服务或者成果的期望和态度。
• 特点：需要受训的主持人引导互动式讨论；人员集中、高效；比访谈激烈
• 应用过程：制定项目章程、制定项目管理计划、收集需求。

核对单

• 

• 定义：结构化工具。可简可繁。用作提醒。列出组成部分，核实需求是否满足

• 应用过程：制定项目管理计划、管理质量、控制质量、识别风险

核查表

• 定义：计数表，合理排列各种事项，以便收集潜在质量问题的有用数据。
• 应用过程：控制质量

问卷调查

• 定义：众多受访者，快速收集信息，书面问题
• 适用情景：受众多样化、地理分散、开展统计、快速完成调查
• 应用过程：收集需求、控制质量、识别干系人

标杆对照

• 定义：和其他可比组织比较，形成改进意见，为绩效考核提供依据。
• 特点：来自组织内或者组织外；同一领域或者其他领域。
• 应用过程：收集需求、规划质量管理、规划干系人参与。

数据表现工具技术

亲和图

• 

• 定义：大量创意分组，以便进一步审查和分析。

• 应用过程：收集需求、管理质量

因果图

• 定义：分解技术，有助于追溯原因。鱼骨图、石川图
• 应用过程：管理质量、控制质量。

控制图

• 

• 定义：按时间展示过程数据，并与控制界限比较。

• 特点：有一点中心线；规格上线/控制上限

• 失去控制：连续7个点在均值同侧；超过控制线

• 应用过程：控制质量

直方图

• 定义：数字数据的条形图
• 应用过程：管理质量、控制质量

流程图

• 定义：过程图，一个或多个输入，转化成一个或多个输出的过程，所需要的步骤顺序和可能分支。
• 关键要素：活动、决策点、分支循环、并行路径及整体处理顺序。可帮助改进过程并识别可能出现质量缺陷或可以纳入质量检查的地方。
• 应用过程：规划质量管理、管理质量。

散点图

• 定义：展示两个变量之间关系的图形
• 应用过程：管理质量、控制质量

责任分配矩阵

• 定义：显示分配给每个工作包的项目资源，用于说明工作包与项目团队成员之间的关系。
• 特点：只有一个A；RACI（执行、负责、咨询、知情）
• 应用过程：规划资源管理

概率和影响矩阵

• 定义：每个风险发生的概率和一旦发生对项目目标的影响映射起来的表格。
• 风险三要素：事件、概率、影响。风险大小值=概率*影响
• 应用过程：实施定性分析（风险管理）

干系人参与度评估矩阵

• 

• 定义：个人干系人的当前和期望参与度之间的差距

• 类型：不了解型、抵制型、中立型、支持型、领导型。（C：当前参与水平；D：期望参与水平；N：新的参与水平）

• 应用过程：规划沟通管理、监督沟通、规划干系人参与、监督干系人参与

人际关系与团队技能工具技术

引导

• 定义：引导团队活动成功达成决定、解决方案或结论的能力。
• 常用方法：头脑风暴、冲突处理、问题解决、会议管理。
• 应用过程：制定项目章程、制定项目管理计划、管理项目知识、收集需求、定义范围、识别风险、实施定性风险分析、实施定量风险分析、规划风险应对。

冲突管理

• 定义：来源资源稀缺、进度优先级排序和个人工作风格差异等。采用团队基本规则、团队规范及成熟的项目管理实践，可以减少冲突数量
  • 撤退/回避：冲突中退出，推迟到准备充分时候或者推给其他人解决。
  • 缓和/包容：强调一致而非差异；退让一步
  • 妥协/调解：暂时或者部分解决冲突，各方在一定程度上满意。导致“双输”
  • 强迫/命令：牺牲一方为代价
  • 合作/解决问题：达成共识和承诺，双赢

谈判

• 定义：为达成协议而进行的讨论。
• 应用过程：获取资源、建设团队、控制资源、实施采购、管理干系人参与。

团队建设

• 定义：举办各种活动，强化社交关系。
• 团队阶段：
  • 1.形成阶段：开始认识，相互独立
  • 2.震荡阶段：磨合期，相互对立
  • 3.规范阶段：协同工作，相互信任，共同解决问题
  • 4.成熟阶段：相互依靠，彼此坦诚，高效解决问题
  • 5.解散阶段：工作完成，离开团队

会议管理

• 定义：采取步骤确保会议有效并高效达到预期目标
• 会议规划步骤：
  • 准备并发布会议议程（包含会议目标）
  • 确保会议在规定的时间开始和结束。
  • 确保适当参与者受邀并出席。
  • 切题
  • 处理会议中的期望、问题和冲突。
  • 记录所有行动以及所分配的行动责任人。
• 会议过程
  • 会前凑备：会议的论证、会议的目的、会议参与者、会议的议程、会议的场所、会议的材料。
  • 会间管理：时间控制、主题控制、秩序控制、总结成果。
  • 会后收尾：会议纪要、会议传达、文件存档。

未分组工具与技术

会议

• 定义：有组织、有领导、有目的的议事活动，时间、地点、按照程序进行。包括议论、决定、行动。

专家判断

• 定义：基于某领域的专业知识（来自具有高学历或经验等的任何小组或个人），关于当前活动做出的合理判断。

原型法

• 定义：先遭模型，征求对需求的早期反馈
• 应用过程：收集需求

检查

• 定义：检查工作产品，确定是否符合书面标准。
• 别名：审查、产品审查、审计、巡检。
• 应用过程：确认范围、控制质量、控制采购。

自下而上估算

• 定义：估算项目持续时间或成本，从下到上汇总WBS组件的估算而等到项目总估算。
• 应用过程：估算活动持续时间、估算成本、估算活动资源。

关键路径法

• 

• 定义：进度模型中，估算最短工期。

• 总浮动时间：进度活动从最早开始时间推迟的时间，而到最后不延误工期。可正值、零、负值（表明延期）

• 自由浮动时间：不延误任何紧后活动最早开始日期，某进度活动可以推迟的时间

• 关键路径：可多条

• 应用过程：制定进度计划、控制进度

进度压缩

• 

• 定义：不缩小项目范围的前提下缩短进度工期。

• 包括：赶工**（增加资源、高成本）和快速跟进****（并行工作，高风险）**

• 应用过程：制定进度计划、控制进度

资源优化

• 定义：根据资源的供求情况来调整活动开始和完成日期
• 资源平衡：资源需求和资源供给之间取得平衡
  • 1.往往导致关键路径延长。
  • 2.适用情况：共享资源或关键资源只在特定时间可用；资源数量有限或过度分配；保持资源使用量处于均衡水平
• 资源平滑：对进度模型的活动进行调整，使项目资源需求不超过预定的资源限制。
  • 1.活动只在其自由和总浮动时间内延迟，不改变关键路径。
  • 2.适用情况：非关键路径资源充足，将其资源调整到关键路径活动中。

参数估算

• 定义：基于历史数据和项目参数，使用某种算法来计算成本或持续时间。
• 特点：准确性取决于参数模型的成熟度和基础数据的可靠性。可针对整个项目或某个部分，可联合其他估算方法适用。

类比估算

• 定义：使用相似活动或项目的历史数据，来估算当前活动或项目的持续时间或成本。
• 特点：
  • 1.早期阶段项目详细信息不足
  • 2.成本低、耗时少、准确性差
  • 3.类比项目必须本质相似

三点估算

• 

• 定义：单个活动的成本或持续时间估算不确定时，取乐观估算、悲观估算、最可能估算的平均值或加权平均值。

• 最可能时间、最乐观时间、最悲观时间：贝塔分布、三角分布

• 应用过程：估算活动持续时间、估算成本。

质量审计

• 定义：确定项目活动是否遵循组织和项目的政策、过程、程序的一种结构化且独立的过程。
• 特点：由项目外部团队开展（如组织内部审计部门、PMO、组织外部的审计师）
• 应用过程：管理质量

风险审计

• 定义：确定项目活动是否遵循来组织和项目的政策、过程、程序的一种结构化且独立的过程。
• 作用：评估风险管理过程的有效性
• 实施：
  • 1.按照项目风险管理计划所规定的频率进行审计
  • 2.可以在日常项目审查会上开展
  • 3.实施审计前，明确定义风险审计的程序和目标（规划结构化的审计过程）
• 应用过程：监督风险

虚拟团队

• 定义：拥有共同目标的，在很少或不能见面的情况下，完成任务的一组人。
• 特点：不同地理位置、不同工作时间、行动不变、跨地区。沟通是一个问题
• 应用过程：获取资源、建设团队

集中办公

• 定义：也叫紧密矩阵。工作地点靠近的布局策略。
• 特点：临时、贯穿整个项目。
• 应用过程：建设团队。

培训

• 定义：提高成员能力，正式/非正式，课堂培训/在线培训/在岗培训/训练。
• 特点：按照资源管理计划实施预定培训；培训成本在预算中
• 应用过程：建设团队。

沟通方法

• 定义：相关方之间传递信息的系统化的程序、技术、过程。
• 类型：
  • 1.互动沟通：开会。实时多向信息交换
  • 2.推式沟通：邮件。特定接收方，不能确保接收到及理解到
  • 3.拉式沟通：百度。大量复杂信息、大量信息受众。信息接收方自行访问

威胁应对策略

• 定义：针对威胁出现时的应对策略。
• 方式：
  • 1.上报：不在项目范围内或者超出项目经理的权限
  • 2.规避：采取行动消除威胁
  • 3.转移：转移给第三方
  • 4.减轻：采取措施来降低威胁发生的概率或影响
  • 5.接受：不主动采取措施。低优先级威胁、无法应对的威胁
• 应用过程：规划风险应对

机会应对策略

• 定义：针对机会风险出现时的应对策略。
• 方式：
  • 1.上报：机会不在项目范围内，应对措施超出项目经理的权利
  • 2.开拓：把握高优先级的机会。
  • 3.分享：应对机会的责任转移给第三方，使其享有机会带来的部分收益。
  • 4.提高：提高机会出现的概率和影响
  • 5.接受：承认机会的存在，但不主动采取措施
• 应用过程：规划风险应对

应急应对策略

• 定义：某个特定触发条件发生时，启动的应对措施。
• 特点：
  • 1.应急计划是已制定好的。
  • 2.权变措施：针对未知-未知的风险 发生时，采取的未经计划的应对措施（可以理解为临时措施）
  • 3.弹回计划：在风险发生并且主要应对措施无效时使用的计划。

投标人会议

• 定义：承包商会议、供应商会议、投标前会议
  • 在准备投标书或建议书之前，与潜在卖方举行的会议。确保所有卖方对本项采购一致的理解，任何人公平。（投标人公平的了解该标的信息）
• 过程：
  • 招标：广告
  • 投标：投标人会议
  • 评标：专家判断、建议书评估
  • 授标：采购谈判
• 应用过程：实施采购

索赔管理

• 定义：对合同索赔进行处理、裁决和沟通的过程。
• 特点：
  • 1.变更补偿意见不一致，有争议的变更称为索赔。
  • 2.按照合同条款进行记录、处理、监督、管理
  • 3.无法自行解决，则用替代争议解决办法（ADR）
  • 4.谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。
• 应用过程：控制采购

面向X的设计

• 定义：DfX，产品设计期间此阿勇的技术指南，优化设计的特定方面，控制或提高产品最终特性。
• 力出一孔，重点解决某个特定问题
• 应用过程：管理质量。

项目管理信息系统

• 定义：收集、整合和传播项目管理过程成果的工具和技术所组成的信息系统。
• 包含：记录管理系统、配置管理系统（变更控制系统（合同变更控制系统））
• 应用过程：指导与管理项目工程、排列活动顺序、制定进度计划、控制进度、估算成本、控制成本、估算活动资源、管理团队、控制资源、管理沟通、监督沟通、实施风险应对。

基本规则

• 定义：根据团队章程中定义的基本规则，明确团队成员和其他干系人应该采取什么行为去引导干系人参与。
• 团队章程：为团队创建团队价值观、共识和工作指南的文件。
  • 团队价值观、沟通指南、决策标准和过程、冲突处理过程、会议指南、团队共识。
• 应用过程：管理干系人参与。