中小企业如何选择进销存软件？

在当今高度竞争的市场环境中，中小企业面临着诸多挑战，一个好的进销存软件能够帮助中小企业提高生产效率和管理效率，解决许多管理难题，但是面对市面上参差不齐的进销存软件，究竟应该如何选择呢？

本文将带大家深入浅出的聊聊进销存软件，并且为大家送上中小企业进销存软件的选型建议！

本文你将了解：

进销存软件是什么？

中小企业的业务特点？

中小企业如何做到零基础迅速上手搭建进销存软件？

中小企业进销存软件选型

中小企业进销存软件选择的注意事项

一、什么是进销存软件？

进销存软件旨在协调和优化企业的生产、采购、销售以及库存管理等方面的活动。该系统的主要目标是提高企业的生产效率、降低库存成本、优化供应链，并增强企业的整体运营效益。

下文中用到的图片和系统，都来自于我们公司正在用的软件——简道云进销存软件

这是我们团队搭建的模板，需要的可以自取，可以直接使用，也可以在模板的基础上自行搭建

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二、中小企业的业务特点

1. 多样但有限的客户群

中小企业通常面临一个多样但相对有限的客户群。与大型企业不同，它们没有大量的资源来进行市场拓展和客户维护。因此，中小企业更侧重于深耕细分市场和维护现有客户。这就要求进销存软件能够灵活地适应不同类型的客户和业务场景。

2. 短周期、快节奏

由于资源和规模的限制，中小企业的生产和销售周期通常较短，决策过程也更快。这就要求进销存软件能够快速响应，提供即时的数据分析和报告，以支持快速决策。

3. 人员流动性大

中小企业通常面临人员流动性大的问题，尤其是销售团队。因此，一个好的进销存软件需要有良好的培训和信息传承机制，以确保即使在人员变动的情况下，销售活动和客户关系也能得到有效管理。

4. 高度依赖关系网络

许多中小企业高度依赖个人和团队的关系网络进行销售，这包括与客户、供应商或其他业务伙伴的关系。因此，CRM系统需要有强大的联系人和关系管理功能，以帮助企业维护和深化这些关系。

三、零基础上手搭建进销存软件

1、采购管理：采购信息高度透明

【采购流】：供应商 → 采购订单 → 入库 → 退换货 → 应付账款 → 对账 → 收票 → 付款。

采购下单后、自动提醒领导审批；采购入库、退货情况清晰记录；所有采购信息自动生成分析报表。

（1）采购申请

在进销存软件中，采购申请包括采购基础信息、采购产品明细、采购审批以及采购执行

（2）采购订单

在进销存软件中，采购订单包括采购订单基础信息、采购产品明细、订单明细、财务明细以及合同审批等内容。

（3）采购入库

在进销存软件中，采购入库表由采购订单信息、入库产品明细、入库检验以及入库确认组成：

（4）采购退货

在进销存软件中，采购退货由采购订单信息、退货产品明细以及退货确认组成

（5）采购数据统计

在进销存软件中，采购数据统计包括采购订单相关的采购额、采购数量、毛利率、采购明细等数据展示与统计。通过对企业采购过程中所涉及到的数据进行收集、整理和分析，可以让企业更好地了解市场需求、掌握产品采购情况、制定采购策略等。

2、销售管理：一键发起销售流程

【销售流】：客户 → 销售订单 → 出库 → 退换货 → 应收账款 → 对账 → 开票 → 收款。

销售管理模块由报价单、销售订单、销售出库、销售退货、销售换货、销售订单统计以及销售执行跟踪看板组成。

（1）销售订单表

在进销存软件中，销售订单表是记录了企业销售订单信息的数据表。它记录了下单的时间、销售人员、产品信息、价格及交付要求等详细数据，实现了销售订货流程的可追溯性，为企业销售流程管理提供了极大帮助。

（2）销售出库表

在进销存软件中，销售出库表有销售订单信息、出库产品明细以及出库等

（3）销售退换货表

在进销存软件中，销售退换货表包括销售订单信息、退换货产品明细、退货审批以及退货入库验收等

（4）销售数据统计

在进销存软件中，销售数据统计包括销售订单相关的销售额、销量、毛利率、销售明细等数据展示与统计。通过对企业销售过程中所涉及到的数据进行收集、整理和分析，可以让企业更好地了解市场需求、掌握产品销售情况、制定营销策略等。

3、库存管理：全局自动化管控货品出入

在进销存软件中，货物在进库、出库、调拨、盘点时，在线录入系统，系统自动计算库存数。

（1）其他出、入库单

在进销存软件中，其它入库单是指企业为了管理货物或原材料等物资的流向，对于非采购、生产和销售活动导致的物资增加情况（如归还、报废等），所制定的一种内部管理单据。其他出库单主要用于记录非常规物品或商品从库存中减少的情况，例如赠品、损坏货物、退货等。

（2）库存调拨

在进销存软件中，库存调拨是指企业或组织内部将存储在一个库房或仓库中的物资/商品从一个地方调拨到另一个地方的过程。

（3）库存盘点

在进销存软件中，库存盘点是指对企业所有库存物品进行清点和核对的过程。盘点通常在一定的时间周期内进行，如季度末、年终等。通过库存盘点可以帮助企业掌握实际库存情况，减少库存漏洞和异常损失，优化库存水平和管理效率，并为后续采购和销售决策提供数据支持。

（4）库存自动化

在进销存软件中，将退换货、调拨、盘点等表单中的数据自动化同步至其他出/入库单中，便于库存的统计和管理，将不常用的库存退换货数据同步自其他出、入库单中统一管理。

例如，库存调拨为出库行为时，则自动在其他出库单中新增数据：

（5）库存数据统计

在进销存软件中，库存数据统计包括库存管理相关的产品出入库销售总额、出入库数量、出入库明细等数据展示与统计。通过对企业库存管理过程中所涉及到的数据进行收集、整理和分析，可以让企业更好地了解市场需求、掌握产品出入库情况、制定库存管理策略。

4、财务管理：自动分析、展示财务数据

员工在线录入财务申请，财务接到提醒消息；所有财务数据自动汇总、生成多维分析报表。

（1）应收账款-对账表

在进销存软件中，应收账款-对账表包客户信息、应收对账明细以及财务明细：

（2）销项发票/进项发票-申请表

在进销存软件中，销项发票-申请表主要包括客户基本信息、发票信息以及应收对账单等模块，进项发票表主要包括供应商基本信息、发票信息以及应付对账单等内容：

（3）收款单、付款单

在进销存软件中，收款单主要由收款基本信息和收款单明细组成；付款单主要由付款基本信息和付款单明细组成。

（4）应付账款对账表单

在进销存软件中，应付账款对账表单主要由供应商信息、对账明细以及财务明细组成：

（5）财务数据统计

在进销存软件中，财务数据统计包括销售侧的应收账款统计以及供应商侧的应付账款统计。

5、经营看板：直观地了解业务运营情况

进销存软件的经营看板包括库存统计看板、仓库经营看板、销售订单看板、采购订单看板、财务收支看板，并且支持自定义仪表盘数据指标

进销存软件可以帮助企业管理者直观地了解业务运营情况，对于实现企业目标和管理决策具有重要意义。涉及到的指标包括财务、销售、客户、库存、供应商等方面的数据。

（1）库存查询统计：

在进销存软件中，库存查询统计看板记录了当前库存总数、可用库存总数等汇总数据。同时，还可以展示了每件产品的实时库存明细，仓管可以根据产品名称、规则型号等筛选条件去查询具体的某件单品的实时库存数据和 期初期末的库存数据：

（2）仓库经营看板：

在进销存软件中，仓库经营看板主要用来实时展示和监控仓库经营状况的信息面板。该看板通过图表、指标和数据等形式，直观地呈现仓库的运营情况，为管理者提供决策支持，帮助企业更加高效地管理仓库。

（3）销售订单看板：

在进销存软件中，销售订单看板中统计分析了销售总金额、签单客户数以及销售业绩趋势等销售订单相关的数据。还可以根据销售负责人、签订时间等条件筛选销售订单明细。

（4）采购订单看板：

在进销存软件中，采购订单看板主要对采购订单相关的采购总金额、签订供应商数量、采购订单签订数量以及采购金额消费趋势进行分析。除了查看汇总数据，还可以根据仓库、签署时间查询采购订单的明细数据：

（5）财务收支看板：

在进销存软件中，财务收支看板上对应收账款相关的数据进行了汇总统计，还支持通过财务类型以及业务发生时间进行应收明细查询：

6、客户管理：管理和维护客户信息，提高客户满意度和忠诚度。

在进销存软件中，客户管理模块由客户表、跟进记录表以及客户分析仪表盘组成。

• 客户表

在进销存管理系统中，包括客户基本信息、其他信息、关联查询等

• 跟进记录表

在进销存管理系统中，跟进记录表包括基础字段设计、关联客户设置等

• 客户分析

客户分析是对客户表和客户跟进表中的进行的统计分析，包括了 RFM模型分析、客户画像分析以及客户跟进分析。点击相应的筛选框，可以筛选需要的数据进行查看与比对。如下图所示：

四、中小企业进销存软件选型建议

1、性价比高

中小企业在选择进销存软件时，首先要明确自己的需求。由于资源和预算的限制，不必追求所有的功能和配置。选择那些与自己业务最匹配、最能带来价值的功能，避免不必要的开销和复杂性。

2、强调用户友好性和易用性

考虑到中小企业的人员流动性和培训资源的限制，进销存软件必须是用户友好和易于使用的。一个直观、简单的用户界面，以及丰富的在线教程和支持，可以确保团队快速上手并充分利用系统。

3、集成性强

鉴于中小企业需要在不同的销售渠道之间灵活切换，进销存软件应该支持多渠道管理，包括线上销售、电话销售、直销等，以满足不同的销售模式和策略。

4、注重联系人和关系管理功能

中小企业高度依赖个人和团队的关系网络进行销售。因此，进销存软件需要有强大的联系人和关系管理功能，以帮助企业维护和深化与客户、供应商或其他业务伙伴的关系。

5、考虑成本效益和扩展性

中小企业在选择CRM时，除了考虑初始投资外，还要考虑长期的运营成本和系统的扩展性。选择那些提供高性价比、并且可以随着业务增长而扩展的CRM系统，可以确保长期的投资回报。

6、选择提供良好支持和培训的供应商

鉴于中小企业可能缺乏内部的技术支持和培训资源，选择一个提供良好支持和培训服务的进销存软件统供应商是非常重要的。这不仅可以确保系统的稳定运行，还可以帮助团队更好地利用系统，提高工作效率。

五、进销存软件选型的注意事项

问题一：进销存软件是否是越便宜越好？

根据我们团队对于进销存软件的选型和使用的经验来看，大家选择进销存软件都会经历以下过程：

面对市面上繁多的进销存软件无从选择——盲目选择免费的进销存软件——在发现免费的进销存软件不能满足需求后——选择功能复杂全面的进销存软件——太多复杂的功能无法消化，反而增加了工作难度——选择合适的进销存软件

因此，并不是说进销存软件越便宜越好，或者说价格越昂贵越好，而是应该选择最适合本公司的系统，或者活力强，可持续能力强，能够做到活跃的持续更新和维护的进销存软件。

问题二：进销存软件是应该选择本地的还是基于云的？

首先，还是需要根据企业的类型来选择。基于云的进销存软件通常更容易部署和维护，而本地系统可能提供更多的自定义和控制选项。

不过考虑到目前市面上类似简道云等进销存软件已经可以做到非常强大的自定义和个性化功能，而且目前基于云的进销存管理除了功能强大，用户界面友好等特点，也呈现出大势所趋的特点。

问题三：集成性？

集成性是衡量一个进销存软件非常重要的特性，如果不能做到优秀的集成能力，就容易形成数据孤岛，造成办公效率低下等情况，也不利于后续进销存软件的维护。

以上，希望对大家有所帮助。