企业采购数字化管理实践指南

在数字化浪潮中，采购管理如何紧跟时代步伐，实现数字化转型？我们调研了近300+企业，总结了一份40+页的采购数字化管理实践指南，旨在帮助企业深入了解数字化管理的核心要素，推动采购管理的高效变革。

全面剖析了数字化采购管理的全过程，确保与一线采购业务紧密相连。同时，通过分解采购数字化业务流程，我们涵盖了10个核心场景的应用思路，涉及多个领域。

无论是采购经理还是负责数字化转型的决策者，都可以参考这本指南，它能够帮助驱动采购管理的变革，进一步实现降本增效。

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接下来，我将向大家简要介绍一下其中的内容！

一、什么是数字化采购管理？

传统采购管理常出现以下问题：

• 数字化管理的意识不足：特别在中小企业中，采购需求简单、供应商数量少，导致数字化规划困难。同时，缺乏专门的负责人和投入，使采购数字化流于形式。
• 采购流程缺乏监督：采购环节涉及多方参与和复杂品类，易滋生腐败。数字化转型能增加透明度，减少腐败风险。
• 采购流程冗长：缺乏统一的管理平台与制度，导致成本高、易出错。统一的采购管理平台和制度管理能优化流程，提高效率。
• 缺乏体系化的供应商管理：导致供应不稳定。规范供应商管理，建立体系化的准入、考核、评级和优化机制，能提高协作效率。

因此，企业需加强数字化管理意识，优化采购流程，建立统一的平台和制度，加强供应商关系管理，以提高效率和减少风险。

数字化采购管理是通过大数据、流程自动化等新一代信息技术，以降本增效为核心目的，面向采购需求计划、寻源、订单执行、财务对账、供应商管理等采购全流程，进行从线下到线上的业务流程转移，构建在线、规范、透明、决策智能、内外协同的新型企业采购管理体系，提升供应链响应速度和协同效率。

通常来说，数字化采购管理转型需内外齐头并进。

• 对内，企业需要搭建采购需求管理中心，集成企业内部ERP、WMS等各类业务系统，打通信息壁垒，促进部门与部门之间、系统与系统之间的协作；
• 对外，企业需要改变采购人员和供应商的互动方式，提供合规统一的在线互联协作平台，保证采购流程透明可控，提高采购与供应商的业务协作效率。

了解了数字化采购管理的基本概念后，接下来我们将深入探讨实施数字化采购管理的具体方法。

二、数字化采购管理的方法

数字化采购管理项目建设通常要经历启动、计划、实施、交付、应用等5个阶段。采购数字化项目的建设一般分为两种情况，自身独立开发或乙方参与，即引入SRM产品提供商(厂商)或者外包项目团队。尽管两种方式在某些环节存在差异，但是几个核心环节是相同的，并且在整个过程中都需要以完善的项目管理方法为指导，遵循标准的采购数字化规划与实施流程。

所有的数字化建设项目都是由企业需求驱动的，且后续应用也只有和企业的需求契合才能产生价值，采购数字化的建设和管理也不例外。在推进采购数字化之前，需要明确以下3点：

1、现状评估

明确采购数字化管理战略、企业数字化综合发展情况、采购相关及上下游系统建设与应用情况等基本数字化背景，通常采购属于企业的OTD(供应链管理(Order to Delivery)从订单计划到产品交付)模块，涉及到以下系统：

2、采购数字化需求梳理

如果采购数字化由IT部门发起，那么IT部门需要联合采购部门共同梳理企业当前的采购业务流程、供应商管理制度，以及未来1-3年的规划，挖掘采购管理过程中存在的问题和需求。除了采购部门，还需对生产、行政、质量等采购上下游部门甚至是外部供应商进行调研，整合上下游链路配合上存在的问题需要改进的重点环节，考虑如何利用新技术新工具解决主要问题。

 

3、投入产出规划。

明确采购数字化的目标、企业可投入的人财物成本、潜在风险等。基于以上综合评估企业有推动采购数字化管理的基础，有明确的战略支撑和业务需求、有充足的人财物投入，即可申请立项，初步梳理出来的需求和场景可以作为后续工具选型、蓝图规划和功能开发时的考量因素。

4、建立专项小组

所有方向的数字化转型都可以有自上而下和自下而上的建设方式，采购数字化也不例外，两种方式各有优劣。当自上而下时，采购数字化项目的领导者通常是技术/信息化/采购副总，这种自上而下的方式有利于通过权力整合跨部门资源、快速推进，但领导者缺乏一线业务经验，容易陷入“顶层设计”的陷阱，导致项目落地时偏离实际业务；

自下而上时推进时，通常是信息化部门或采购部门主导推进，信息化部门负责开发、系统数据对接等技术方面的问题，采购部门负责把控业务方向，保证项目能始终围绕采购业务需求建设，但容易面临项目推动慢、跨部门资源协调难的情况。

掌握了数字化采购管理的方法后，如何将这些方法落地实施，成为我们关注的焦点。接下来，我们将详细解析如何实现数字化采购管理，帮助企业顺利迈向数字化转型之路。

三、如何实现数字化采购管理？

数字化采购管理的应用场景，基本贴合采购业务流程，由于采购流程长，细节多，在本指南中，将上图中采购数字化的小应用分成了供应商管理、采购需求管理、采购寻源、采购履约、交付结算六大环节，针对环节中的核心场景进行讲解。

1、供应商管理

• 过去，企业业务简单，对接供应商数量少，需求供给匹配，价格合适就能完成采购计划，无需对供应商进行体系化的管理。而在数字化日益发展、社会分工和管理日益精细化的今天，企业的采购需求日益繁杂，面对的供应商队伍日渐庞大。
• 因此企业对供应商的管理必须有一套线上的从供应商申请→准入→考核→评级→改进优化/淘汰的标准化管理流程，才能帮助企业沉淀优秀供应商资源，提升供应商管理效率和质量，从而进一步推动企业的降本增效。

2、采购需求管理

过去企业内部的采购需求存在两个管理难点：

• 来自各个业务部门的采购需求分散，缺乏体系化的分类，来一个需求采购一个，缺乏统一的管理平台；
• 采购需求进度不透明。业务部门不知道自己的需求到了哪个环节，只能不断地询问催促采购，影响部门间的协作效率；
• 需求并发高的时候，采购部门也难以管理，比如哪些需求到了询报价环节、哪些采购需求已经进入发货环节、哪些需求即将到期，整体把控需求难。

因此企业有必要搭建一个对内的采购需求管理平台，一方面采购部门能做好对需求体系化的分类管理，另一方面业务部门能实时看到自己需求所处阶段，减少部门之间推诿扯皮。

通常有两种实现方式：

• 第一种是各采购需求业务部门在ERP中开展采购计划并向采购部门发起采购需求，将ERP和SRM系统数据打通后，ERP中的采购需求自动流转到SRM流程中，采购部门即可对内对外实现供需协同；
• 第二种是直接在SRM系统中完成采购计划、采购需求申请、采购需求管理等功能模块，后续的对内对外的采购全流程也都在这套SRM系统中完成，实现端到端的一站式服务。

3、采购寻源

传统招投标多为线下，采购需要一对一通知供应商参与招投标，到现场进行唱标、评标、开标等活动。线下招标过程也不规范，各个环节的情况记录难度大，“暗箱操作”无法管控，导致传统招投标一直存在较大灰色空间。

而将招投标过程全程线上化，能实现招投标全过程可控可查，在较大程度上规避不规范的招投标流程，保证采购寻源的阳光透明。

线上招投标需要能实现：

1.采购和供应商在线上即可完成从邀标、报名、答疑、投标到中标的全流程协同；

2.招标负责人、管理层(需求方)、供应商、评标专家4方基于线上即可实现各流程节点的审批。

4、采购履约

企业可以提前根据不同类别的采购定义好合同模板，再配合自动打印，一键生成各类合同并自动流转给相关负责人进行审批，审批完成后自动通知供应商下载合同。全程线上完成采供合同的传递，做到过程高效透明管理。

企业可直接在系统发起订单流程，选择供应商以及联动出订单信息。供应商收到订单信息后随时确认，并可通过复制、导入的方式录入到自己的订单系统。

5、交付结算

过去：

产品到货后需由质检部门检验，检验结果通过电话等方式告知，如果质量检测不合格，采购再单独联系供应商发起退货。质检入库/退货流程不规范，管理困难。

采购数字化后：

(1)扫码一键质检

物料到达后，业务员可扫码录入本次质检明细，采购录入质检结果数量即可。

(2)便捷退货

发现不合格数据，采购可直接在线勾选对应批次货物申请退货。

(3)8D质量改善识别到问题后，采购可在线发起8D整改，督促供应商按标准进行改善。

• 供应商选择对账周期即可自动生成对账数据，核对无误后一键发起对账，对账核对通过后自动回传到供应商；
• 供应商在线发起付款申请，采购核对金额审批无误后流程自动提交到财务，财务完成审批付款后，自动提醒供应商。物料到达后，业务员可扫码录入本次质检明细，采购录入质检结果数量即可。

四、案例分享——高创建工

高创建工股份有限公司是建筑工程施工总承包特级和建筑行业(建筑工程、人防工程)设计甲级企业，并拥有市政公用工程、钢结构等多项一级资质，是年综合运营能力超百亿元的全产业链综合工程运营服务商，累计获得国家及省部级以上优质工程30多项。

作为一家优秀的建筑施工企业，成本管控尤为重要，供应链管理作为成本管控的重要环节，所以公司一直在探索如何管理好供应链的各个节点，进而支撑公司的高质高速发展。

在尝试市面上多家供应链管理系统无果后，高创建工遇到了零代码CRM系统。其互联功能，帮助企业快速连接、管理外部供应商，并让供应商参与到采购流程的业务协作中；而其自主搭建设计，能够让企业基于自身业务情况，搭建灵活的业务管理系统。

以上两点，完美契合了高创建工供应商关系维护、采购降本、业务多变的需求。牵手零代码CRM系统后，高创建工在极

短的时间内，就搭建出了一套符合自身业务需求的采购供应链管理系统。

1、自主搭建采购供应链信息化管理系统

通过自主搭建功能，高创建工仅用1周就实现了采购需求、订单模块的信息化管理，直接打破了过去纸质+excel进行数据管理的困境。

在采购需求、订单管理的基础上，后续进一步搭建了询报价、收货、对账等模块，实现了采购供应链模块的全面信息化管理。

2、构建互联平台，打通采购供应链

高创建工的李宁讲到：“供应链的信息化管理，仅仅解决了excel+纸质管理效率低的问题，这个ERP就能做到；通过简道云的企业互联构建的互联平台，实现和供应商随时随地的跨组织协作，才是真正打通了供应链”。通过简道云的企业互联模块，高创建工构建了一套供应链通讯录：

供应商作为独立的组织存在，无需加入公司内部组织，所以不用担心公司组织架构及人员信息被外部人员获取，但却依然可以实现全方位的跨组织协作。

基于供应链通讯录去进行业务权限的分配，供应商直接参与企业内的业务流。

3、资质证书协同

供应商登录企业互联账号，自己更新维护营业执照、开户许可证、法人身份证、承包范围对应资质等资料。

4、数据实时可追溯

数据可追溯，所有的信息企业和供应商都可实时查看，不用担心数据的丢失和错乱。

最后，分享一下高创建工在供应链信息化管理过程中的经验：企业成功的经营管理中，永恒不变的法则之一，便是“开源节流”。

节流一方面要做好企业内部管理，另一方面就是做好供应链管理。通过简道云我们不仅实现了内部的信息化管理，同时基于企业互联打通了和供应商的跨组织协作。

过去从需求到订单需要三天的时间，现在一天就能完成，极大的提升了供应链的管理效率。

用一句河南话说：“中，真中!”

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