[管理与领导-58]：IT基层管理者 - 扩展技能 - 1 - 时间管理 -5- 持续改进— 时间管理的好习惯

前言：

对于大多数管理者而言，提高效能并不能一步到位，需要不断的实践、总结、持续的改进和优化，最终达到较高的效能，持续学习、持续改进是管理者一项终身精进的能力！！！养成时刻进行时间管理的好习惯

一、‣  随手记，避免遗忘

为了避免遗忘重要事项，您可以考虑以下方法和技巧：

1. 使用记录工具：随身携带一本笔记本、备忘录或专门的记录应用程序，以便随时记录事项。无论是手机应用还是纸质笔记本，选择一种适合您习惯的方式，方便您及时记录。

2. 及时记录：当您遇到重要的想法、任务或待办事项时，确保立即将其记录下来。不要依赖记忆，因为我们的记忆容易受到其他干扰因素的影响。

3. 设置提醒：使用手机或电脑上的提醒功能，设置重要事项的提醒。通过设定提醒时间，可以在需要时及时回顾并采取相应行动。

4. 分类整理：将记录的事项按照不同的分类整理，例如工作、个人、购物清单等，以便更好地组织和追踪。

5. 建立习惯：将记录事项的习惯纳入日常生活中。例如，每天早晨或晚上花几分钟回顾和更新记录，以确保不会漏掉任何重要的事情。

6. 使用提醒工具：除了传统的笔记本和备忘录，您也可以探索使用提醒工具和应用程序，如待办事项列表、任务管理工具或日历应用，以更好地组织和管理事项。

7. 优先事项标记：对于特别重要或紧急的事项，可以将其标记为优先级较高，以确保在繁忙的日程中优先处理。

8. 定期回顾：设定定期回顾记录的时间，检查和更新事项清单。通过这种方式，可以确认已处理的事项，并确定下一步的行动。

9. 队伍协作：与团队成员共享重要事项，并确保彼此之间都了解和关注这些事项。通过团队协作，可以共同追踪和解决待办事项。

以这些方法和技巧为基础，您可以更好地记录和管理事项，避免重要事项被遗忘，并更高效地处理工作和生活中的各种任务。

二、‣  统筹安排，利用时间

统筹安排是指在有限的时间和资源内，合理分配和管理各项任务、活动或资源，以实现整体目标的过程。它需要考虑多个方面，包括任务的优先级、时间限制、资源需求、风险和约束条件等。

通过统筹安排，您可以在相互竞争的任务和活动中做出决策，确保关键任务和活动得到适当的关注和安排。它可以帮助您避免时间和资源的浪费，提高效率，同时确保任务的优先级和目标的实现。

在进行统筹安排时，一些常见的步骤和原则包括：

1. 目标设定：明确整体目标，并确保各项任务和活动与此目标保持一致。

2. 任务分解：将整体目标分解为具体的任务和子任务，以更好地管理和安排。

3. 优先级排序：根据任务的重要性和紧急性确定其优先级，并据此分配时间和资源。

4. 时间安排：将任务和活动安排到适当的时间段，并根据需求设定时间限制。

5. 资源管理：评估和管理所需的人力、物力和财力资源，确保资源供给和需求的匹配。

6. 风险评估：识别和评估潜在的风险和障碍，并制定相应的措施和备选方案。

7. 沟通和协调：确保各项任务和活动之间的协调和沟通，以便于信息流动和合作。

8. 监控和调整：持续监测和评估进展情况，及时调整安排和策略以应对变化和挑战。

综上所述，统筹安排是一种综合考虑和管理任务、资源和时间的能力，旨在实现整体目标并提高效率和成果。它可以在个人生活中的时间管理，团队项目的执行，甚至是组织战略的制定中发挥重要作用。

三、‣  整理整顿，避免杂乱

整理整顿是指对物品、信息、工作环境等进行清理、整理和规范，以避免杂乱和提高效率。以下是一些建议，可帮助您进行整理整顿：

1. 分类清理：将物品按照相似性进行分类，并清理掉不再需要或无用的物品。只保留真正有价值和必需的物品。

2. 设立储物空间：为不同类别的物品设立专门的储物空间，如文件柜、收纳盒、书架等。确保每种物品都有自己的归属地方。

3. 标记和标示：使用标签、贴纸或文件夹标记，以便在需要时准确快速地找到所需物品。标示工具和设备，以提醒使用和归还的规范。

4. 制定规范：建立清晰的规范和标准操作程序，对物品的存放、使用和归还进行说明，确保每个人都清楚应该如何操作。

5. 日常整理：将整理整顿作为日常的习惯，每天或每周花一些时间清理和整理工作区域。也可规定每年进行一次全面清理。

6. 数字整理：整理电子文件和信息，删除不必要的文件和电子邮件，整理和命名文件夹，确保电子信息的可追溯和易查找。

7. 时间管理：通过合理安排和管理时间，避免任务和工作的堆积，减少临时应付和紧迫性带来的杂乱。

8. 建立整理习惯：鼓励自己和团队养成整理整顿的习惯，定期进行检查和整理，保持工作环境的整洁和有序。

9. 持续改进：定期评估整理整顿的效果，并寻求改进的机会。根据实际需求调整整理整顿工作，提高效率和质量。

整理整顿可以带来许多好处，如提高工作效率、减轻压力、提升专注力和创造力，同时也营造了一个更整洁、舒适的工作环境。将整理整顿作为一种长期的习惯和管理方法，能够帮助您保持高效和有序，并更好地应对工作和生活中的挑战。

四、‣  利用合适的工具

时间管理的工具有很多，以下列举一些常用的工具，可根据个人偏好和需求选择适合自己的：

1. 日历应用：如Google日历、Outlook等，可用于安排日程、设定提醒、共享日程等。

2. 待办事项列表：如Todoist、Wunderlist和Microsoft To Do等，用于记录和管理任务、设定优先级、跟踪进度。

3. 时间追踪工具：如Toggl、RescueTime等，帮助您记录和分析时间的使用情况，找出时间浪费的地方并进行优化。

4. 任务管理工具：如Asana、Trello和Jira等，适用于团队协作、任务分配和进度追踪。

5. 闹钟/提醒工具：手机自带的闹钟功能、提醒应用或者专门的提醒工具，用于提醒您重要的事件、任务或活动。

6. 时间规划工具：如Pomodoro Technique、Forest和Focus@Will等，帮助您分割时间、集中注意力和保持专注。

7. 笔记和记录工具：Evernote、OneNote等用于记录想法、灵感，整理笔记和资料信息。

8. 时间矩阵工具：如Eisenhower Matrix（艾森豪威尔矩阵），将任务根据重要性和紧急性进行分类，帮助您合理安排优先级。

9. 效率工具插件：针对浏览器的插件和扩展，如Toby、Pocket和StayFocusd等，帮助您管理书签、阅读列表，限制网页浏览时间等。

10. 手写笔记本和白板：使用传统的手写笔记本或白板，在纸上进行计划、备忘、草图等。

这些工具提供了各种不同的功能和特点，您可以根据自己的需求和习惯选择使用。同时，根据具体情况，也可以结合多个工具，相互协作使用，以达到更好的时间管理效果。

五、‣  学会拒绝

学会拒绝是一项重要的技能，可以帮助您更好地管理时间和精力，保持工作和生活的平衡。以下是一些方法和建议，帮助您学会拒绝：

1. 明确自己的优先事项：首先，明确您的长期目标和优先事项。这样一来，您就可以更清楚地判断哪些任务、活动或请求与您的目标相符合，哪些并非您的优先事项。

2. 学会说“不”：学会坦诚地表达自己的想法和需求，学会婉拒一些不适合自己的请求。可以使用礼貌和积极的措辞，例如：“我很感谢您的邀请，但我现在已经有其他承诺了。”或者“对不起，我暂时无法帮忙，但请随时向其他人寻求帮助。”

3. 设定明确的界限：设定明确的时间和精力界限，确保自己有足够的时间和资源来完成自己的任务和承诺。坚持这些界限，不过度承诺和过载自己。

4. 提供替代方案或建议：尽量以积极的方式回应他人的请求，提供一些替代方案或建议，使得对方感到您的关心和帮助。这样有助于维持良好的人际关系和合作。

5. 借助工具和技术：使用自动回复邮件、时间管理应用和任务管理工具等，帮助您更系统地管理和分配时间，更有效地处理请求和任务。

6. 学会说“不现在”：有时，您可能无法完全拒绝一个请求，但您可以尝试推迟它，让对方知道您目前的时间表已满，并提出另一个合适的时间或日期。

7. 学会自我关怀：理解拒绝是为了自我保护和维护自己的利益和福祉。学会给自己留出时间休息、放松和充电，以保持身心健康。

8. 不太重要的任务可以委托他人：对于某些不太重要或者可以委托给他人完成的任务，您可以考虑将其分派给他人。这样不仅可以减轻自己的负担，还能培养团队合作和信任。

记住，拒绝并不意味着不友善或不关心他人，而是在管理自己的时间和能力上做出明智决策。只有在学会拒绝的同时，您才能更好地专注于重要的任务和活动，并为自己营造更好的工作和生活平衡。

六、‣  交流中的结构思维

结构思维是一种系统性的思考方式，通过对信息、想法和概念之间的关系进行分析和组织，以及将它们归纳到较大的框架中，来帮助我们更清晰地理解和表达观点。在交流中运用结构思维可以使我们的思考更有逻辑性、条理性，从而更有效地传达和沟通。

以下是在交流中运用结构思维的一些建议：

1. 清晰定义主题：在交流中，确保对话或讨论有一个明确而具体的主题或目标。这有助于避免信息混乱和偏离主题。

2. 组织思考：在开始交流之前，思考一下您要表达的内容和观点。可以先列出几个主要观点或要点，然后将它们按逻辑顺序组织起来。

3. 使用逻辑结构：运用一些常见的逻辑结构，如因果关系、问题-解决方案、优缺点等，将观点或信息按照一定的顺序和关系进行组织。这样可以使您的交流更易于理解和追踪。

4. 分段式交流：将观点或信息分段展开，确保每个部分都有清晰的引导和逻辑流程。使用过渡词和句子，如"首先"、“其次”、“此外”、"然而"等，以帮助听众理解和跟随您的思路。

5. 图表和图像：在交流中使用图表、图像或其他可视化工具，有助于更好地展示和概括复杂的观点和信息。图表能够提供更直观的数据支持和视觉呈现。

6. 强调关键信息：通过强调和重复关键的观点或信息，使其更加突出和易于记忆。可以使用精确的语言和形象的比喻来帮助听众理解和记住重要内容。

7. 提供例证和证据：支持自己的观点和主张时，提供具体的例证和相关的证据。这能够增强您的说服力和可信度。

8. 反馈和调整：在交流过程中，随时关注听众的反应和理解情况。根据反馈及时调整自己的表达方式和内容，确保信息传递达到预期效果。

通过运用结构思维，您可以使自己的交流更系统、有条理，并提供更清晰、易于理解的信息。这有助于提高交流的效果和影响力，促进更有效的沟通和理解。 

七、‣  高质高效的睡眠

高质高效的睡眠对于工作效率有着重要的影响。以下是高质高效的睡眠与工作效率之间的关系：

1. 提高专注力和集中力：良好的睡眠可以提高注意力和集中力，让您在工作中更加专注和高效。缺乏睡眠会使大脑疲劳和注意力不集中，导致工作效率下降。

2. 增强思维和创造力：睡眠是大脑巩固和加工信息的重要时间。充足的睡眠可以促进思维的整合和创造力的发挥，使您在工作中更有创意和解决问题的能력。

3. 提升记忆力和学习能力：睡眠对记忆的巩固和学习成果的转化至关重要。充足的睡眠可以提升记忆力和学习效果，使您更容易理解和吸收新知识，为工作带来更好的表现。

4. 提高情绪稳定性和应对压力的能力：良好的睡眠可以帮助调节情绪和缓解压力。过度疲劳和睡眠不足会增加焦虑和疲劳感，降低工作效率和情绪稳定性。

5. 促进团队合作和沟通：精神饱满和充足的睡眠有助于您在团队合作和沟通中更好地表现。睡眠不良可能影响沟通能力和人际关系，对团队工作产生负面影响。

6. 增强身体健康和抵抗力：充足的睡眠可以增强免疫系统功能，提高身体的抵抗力。良好的身体健康是保持高工作效率的基础。

因此，为了提高工作效率，充足的、高质量的睡眠是至关重要的。

保持规律的睡眠时间，创造良好的睡眠环境，减少压力和焦虑，都是提升睡眠质量的重要步骤。通过确保良好的睡眠，您将能够在工作中更加高效、专注和创造，并取得更好的成果。

八、‣  减少拖延

减少拖延是提高生产力和效率的重要一步。以下是一些建议，可以帮助您减少拖延：

1. 制定明确的目标和计划：设定明确、可衡量的目标，并制定详细的计划。将大任务分解成小部分，制定具体的行动计划，以便更容易开始和完成任务。

2. 创造良好的工作环境：确保您的工作环境整洁、井然有序，减少干扰和诱惑。为自己创造一个专注和有生产力的空间。

3. 打破任务：将大任务分解成更小、更具体的子任务。这样可以让您更容易开始，逐步完成每个子任务，从而减轻任务的压力和拖延的倾向。

4. 使用时间管理技巧：使用时间管理工具和技巧，如番茄工作法、时间块等，帮助您更好地组织时间和集中精力。

5. 设置优先级：确定任务的优先级，并专注于最重要和紧急的任务。集中注意力和精力完成优先级较高的任务，避免将时间浪费在次要任务上。

6. 克服完美主义倾向：追求完美有时会导致拖延和推迟行动。接受不完美的结果，并将精力放在行动和进步上，而不是追求完美。

7. 找到激励和奖励机制：给自己设定奖励和激励机制，例如完成任务后可以给自己休息时间、享受一些娱乐活动等。这有助于提高动力和积极性。

8. 寻求支持和伙伴：与他人分享您的目标和计划，寻找支持和伙伴。他们可以提供鼓励和 accountability，帮助您保持动力和跟进任务。

9. 意识和挑战拖延想法：意识到您拖延的想法和倾向，并积极挑战它们。识别拖延的根本原因，思考应对策略，并采取积极的行动。

减少拖延需要自律和坚持，但通过建立良好的习惯和采取适当的策略，您可以培养出更高效和果断的工作方式。记住，行动胜于完美，关键是始终朝着目标前进。

九、‣  第一次就把事情做好

第一次就把事情做好与完美主义有一些区别。

以下是它们之间的区别：

1. 目标不同：第一次就把事情做好的目标是完成任务并取得满意的结果。完美主义的目标是追求无可挑剔的完美，追求达到理想的标准。

2. 时间和精力分配：第一次就把事情做好更关注效率和及时完成任务，通常会在可接受的范围内追求质量。完美主义者可能会花费更多的时间和精力，不断追求最佳结果，常常超出实际需要。

3. 倾向和态度：第一次就把事情做好的态度是专注于完成任务和尽力达到预定的标准。完美主义者倾向于对自己和他人有较高要求，追求绝对的完美，有时可能导致过度压力和焦虑。

4. 接受程度：第一次就把事情做好的人通常能够接受工作中的合理差异，权衡时间和资源的限制。完美主义者往往对错误或不完美难以接受，可能会过度关注细节和缺陷。

5. 对自身要求：第一次就把事情做好的人会努力提供满意的结果，但也接受自身的局限性和改进的空间。完美主义者经常对自己有过高的期望和要求，同时可能倾向于对自己的成就感到不满足。

第一次就把事情做好强调高效、适度和有成效的工作。它鼓励我们专注于任务的完成，而不是过度追求完美。相比之下，完美主义更强调苛刻的标准和绝对的完美，有时可能导致过度紧张和拖延。

在许多情况下，第一次就把事情做好是更实际和可取的选择。它注重工作的结果和效果，同时也考虑时间和资源的限制。然而，对于某些特定领域，例如某些专业需要高度精确性的工作，追求完美可能更为合适。在实践中，适度的自我要求和权衡是关键，以确保工作质量和效率的平衡。