如何决定项目是否值得执行？

以集中式项目管理办公室为特色，并要求所有项目经理进行以下工作的组织：

▪与客户启动项目
▪向客户提供高层次的需求文档
▪大概的解决方案和估算
▪向技术委员会进行正式的项目介绍

在进一步讨论之前，首先要了解两件事：

▪在这家公司，项目经理几乎所有的项目都是内部的
▪技术委员会由内部管理人员组成

技术委员会和PM演示文稿的唯一目的是确保该项目值得进行（因为一切都是内部，实际上代表着资金从一个部门转移到了另一个部门，而不是实际收入——这样就节省了成本），并确保在不久的将来逐步淘汰该技术或不受支持时，不会被用于长期的解决方案中。

所以，从某种意义上说，技术委员会基本上是项目早期的“通过/不通过”决定点。尽管这是在项目的早期阶段，但也是问一问的好时机：

▪ 这个问题值得解决吗?
▪ 是否存在潜在的解决方案?
▪ 我们用正确的方法解决这个问题吗?
▪ 这符合我们公司的总体目标和使命吗?

如何决定项目是否执行

合理性和可行性

在以上四个提问中，隐藏着对合理性和可行性问题的探讨。无论你为内部或外部的客户群服务，都应先解决这两个问题。 否则，你就会在不应该或不能解决的问题上浪费时间和金钱。

合理性，尤其是财务合理性，在需求阶段很难评估，因为对项目的了解并不多。尽管如此，尝试评估你是否有理由继续这个项目是明智的。你可以通过执行一个简单的成本效益分析来做到这一点。

收益部分相对容易估算：它是满足需求的价值。在许多情况下，这只不过是计算今天的问题要花多少钱。估算解决方案的成本更困难，因为你不确定要做什么或将如何做。

你可能希望考虑的一种方法是反向进行财务计算。这样，你就可以确定在一个解决方案上可以花费的最大金额。如果你提出的任何解决方案都不能以低于这一数额的钱来执行，那么这个项目最终将是不合理的——至少从纯粹的财务角度而言。

第二个问题，可行性，归结为一个基本的问题：你相信存在解决方案吗？换句话说，这个问题还能解决吗？此步骤称为验证可行性。在这一步中可能有很多主观性，你应该在很大程度上依赖主题专家（SME）的判断。

找到最佳解决方案

在现实中，在这一点上，你最现实地希望确定的是，解决方案的可能性被认为是存在的。出于正当理由，此时你要做的就是避免在没有合理解决方案的问题上花费额外的资源和金钱。

接下来，我们将讨论如何确定项目的最佳解决方案以及继续进行的必要性。我们将讨论你如何开始审查项目问题的替代解决方案，并确定继续前进的最佳解决方案。

一旦你完全理解了这种需求，并且确定满足这种需求是合理可行的，你就准备好确定满足这种需求的最佳方式了。虽然我使用的词是“你”，但正确执行这一步确实需要许多人的投入。如果你有幸参与到项目发展的这一阶段，那么应积极地构建一个可以从现在开始与你合作的团队。

确定替代方案

确定满足项目需求的最优方法的过程始于生成一组潜在解决方案。

此过程可以通过以下方式大大增强：

▪团队合作
▪适当地包括主题专家和涉众
▪使用头脑风暴技巧
▪进一步的开发仅限于合理的备选方案
▪选择最好的选择

显然，你不可能通过头脑风暴等过程确定每一个想法。在征求了所有合理的替代解决方案之后，项目团队需要将列表缩减到只剩下那些值得进一步开发、调查和定义的。你可以通过将每个备选方案与预先确定的标准进行比较来减少列表。这是需求文档开始增加重要价值的地方。

选择最优解决方案的过程是从评估每个备选解决方案满足项目需求的最关键方面的情况开始的，例如预算约束或战略调整。你可能还希望使用其他基于需求的考虑因素，例如技术成功的可能性或对现有产品的预期影响。

这个初步的筛选可以让你把可能的替代解决方案缩短到一个可控制的数字——我建议2~5个。此时，选择过程变得更加严格。每一个潜在的备选方案都应该用两种基本标准来评价：财务和非财务标准。

现在，让我们使用财务标准，比如净现值和成本效益分析，来尝试找到最佳解决方案，并学习更多关于使用非财务标准的知识。

使用财务标准进行项目选择

使用项目选择和论证方法的公司通常依赖财务计算作为比较工具，并作为管理层批准的基本障碍。基本的财务评估模型，如财务分析、商业案例、项目财务或成本/收益分析，通常包括这四个基本指标的组合：净现值、内部收益率、投资回收期和现金缺口。

净现值（NPV）——计算一个项目的NPV回答了一个问题：这个项目能赚（或省）多少钱？它是以美元为单位计算一个项目未来所有预期现金流的现值。这与利润的概念大致相似。

内部收益率（IRR）——计算内部收益率回答了这样一个问题：资金将以多快的速度返还？这是一个计算的百分比率，在该项目将返回财富。这大致相当于储蓄账户的有效收益率。

投资回收期——计算这个指标（也称为资金周转时间或盈亏平衡点）回答了这样一个问题：最初的投资（在项目上花费的金额）何时能通过收益收回？通常用月或年来表示。

现金缺口——计算现金缺口（也称为最大风险敞口）回答了一个问题：在任何给定的时间点，我们投入的最多是什么？它是用美元表示的。

利用项目管理软件的帮助

我们的项目是我们已做出的所有决策的总和——预算决策、进度计划决策、范围决策、需求、团队成员的选择。因此，在项目计划和执行期间，使用能向团队展示单一事实版本的强大工具非常重要。

8Manage PM项目管理软件就是这样的解决方案。在该系统中，计划和执行密不可分，实时同步更新。一个项目有且只有一个当前计划，所有的责任划分与执行状况一目了然，团队成员可以实时共享最新的项目进展情况。

8Manage 提供有效的项目申请，评估和战略制定管理机制以确保每个研发项目申请都通过以下三个方面进行全面严格的评估：
▪基于真正的市场需求
▪基于合理的 ROI
▪负责机构是否具备相应的项目人员及经验

此外，8Manage 还提供实时的衡量机制支持实时追踪针对目标而发生的所有中间结果。项目的前期选择充分体现了一个研发项目的智慧，同时也形成了项目执行管理的框架。

资源评估方面，8Manage PM让所有资源需求与依赖关系一目了然，帮助项目团队有条理地管理它们。

对于风险监测，8Manage 可以帮你识别风险的概率、风险处理的优先级别及其处理方法。实时汇总所有相关的问题与风险及其解决方法，从而统一有序地管理所有问题与风险。

8Manage 系统提供对项目整个过程所有工作的全面可见性，还具有以易于访问的方式生成定期报告的功能，每个团队成员都非常容易使用。