项目管理软件：8个技巧，确保将项目控制在预算内

当项目在进行中遇到意料之外的障碍，也许还能进行下去最终按时完成，但这些意外偏差很可能导致项目超出预算。这种情况是如何发生的呢？本文收集了 8 个实用技巧，可以帮助项目经理管理成本差异，使项目预算不超支。

1. 确定项目范围

从一开始就有明确的目标是成功管理项目预算的关键。请首先确保明确了确切的交付成果，并创建预算提案以供审批，提案内容包括项目的目的和目标、可交付成果、预算摘要、项目时间表和截止日期等。

而范围蔓延是另一个应扼杀在萌芽状态的潜在问题。

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2. 确定必要的资源

有效规划资源将取决于资源的管理情况。因此，请确保可以随时清楚地了解可用资源，包括财务资源、人力资源、材料和工具。

不要低估人力资本的重要性，这不仅仅意味着要知道在特定时间和任务下手头有多少员工。作为项目经理，你还需要掌握团队成员的专业知识和技能。不仅要考虑他们的技能，还要考虑他们的可用性和优势。

3. 制定切实可行的项目预算

设定切合实际的预算的最佳方法是基于过去项目的数据。通过整齐地组织所有项目管理，将能够立即找到相关数据。对于经常性项目，可以重复使用过去项目中的相同预算框架。对于新客户，可以使用过去的预算作为指导。

4. 跟踪任务花费的时间

时间就是金钱，因此应该跟踪时间的去向。如果要为每个项目添加自由职业者或临时员工，就需要确保他们工作的每个小时都得到计算。

对于长期领薪的员工，跟踪他们的工时对保持项目在预算范围内仍然重要。即使有一支拿工资的团队，当意识到投入的时间有多少，有些项目的利润可能会低于预期。团队本可以把更多的时间和精力投入到其他能产生更多利润的事情上。

5. 跟踪每个项目的支出

切勿将任何与项目相关的费用记入公司的一般费用账户。这是一个常见的错误，许多企业在开始扩大规模时都会犯这个错误。只要项目还在进行，就应将所有这些开支分开。

把所有费用都归为一堆，时间久了，根本不知道是哪些项目导致了总支出的增加。

基于项目的会计实践有助于跟踪实时支出数据，可以清楚地看到哪些活动增加了成本，将项目保持在预算范围内。

6. 预测并修改变更

即使项目范围明确，出现变更和偏差也是很正常的。这就需要进行充分的变更管理。

这包括持续评估流程，因为每一个细微的变化都可能对项目预算产生重大影响。当出现障碍，就必须修改多种解决方案，并与团队和客户讨论，然后再继续推进。每次变更还需要重新预测，因为小的项目预算超支比大的预算超支更容易纠正。

7. 不可缺少的沟通管理

在整个过程中，要不断与团队、客户和其他利益相关者沟通项目的最新进展。

让每个人都了解修订和重新预测的最新情况，保持开放的对话，这也能鼓励团队内部的责任感。

这对你与客户和其他利益相关者的关系也很重要，因为他们想知道你是如何确保在不超出项目预算的情况下实现目标的。

8. 利用项目管理软件

使用适当的项目管理软件可以支持、加快和简化上述所有有助于管理项目预算的步骤。

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端到端的项目管理软件8Manage PM可以连接项目生命周期的所有步骤。有了明确的项目范围，项目经理可以在该系统中设置项目预算，并根据团队成员当前的工作量和项目时间表为他们分配任务。

● 项目活动的计划及成本预算的审批
● 将预算细分到具体任务，并合理分配资源
● 追踪项目进度、成本、问题、变更及影响
● 定期监控实际支出，与预算对比
● 追踪风险及调解，定期向团队报告预算状态

8Manage PM具有实时审计跟踪的优势，且其所有功能都是相互关联的，因此项目预算可以自动实时更新，立即了解实际支出与估计项目预算的匹配情况。当成本接近预算时，系统自动提醒。

在可以自动化财务流程的项目管理工具的帮助下，控制项目预算会变得更加容易。8Manage PM项目管理软件可以帮助项目团队更好地控制成本，减少超支的风险，并确保项目在财务上的成功。想让项目更有利可图吗？联系我们申请免费试用吧。