规划采购管理
规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法,及识别潜在卖方的过程。本过程的主要作用是,确定是否从项目外部获取货物和服务,如果是,则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。货物和服务可从执行组织的其他部门采购,或者从外部渠道采购。本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。
应该在规划采购管理过程的早期,确定与采购有关的角色和职责。项目经理应确保在项目团队中配备具有所需采购专业知识的人员。采购过程的参与者可能包括购买部或采购部的人员,以及采购组织法务部的人员。这些人员的职责也应记录在采购管理计划中。
典型的步骤可能有:
- 准备采购工作说明书 (SOW) 或工作大纲 (TOR);
- 准备高层级的成本估算,制定预算;
- 发布招标广告;
- 确定合格卖方的短名单;
- 准备并发布招标文件;
- 由卖方准备并提交建议书;
- 对建议书开展技术(包括质量)评估;
- 对建议书开展成本评估;
- 准备最终的综合评估报告(包括质量及成本),选出中标建议书;
- 结束谈判,买方和卖方签署合同。
项目进度计划对规划采购管理过程中的采购策略制定有重要影响。在制定采购管理计划时所做出的决定也会影响项目进度计划。在开展制定进度计划过程、估算活动资源过程以及自制或外购决策制定时,都需要考虑这些决定。
输入、工具技术和输出
输入
- 项目章程
- 商业文件
- 商业论证
- 效益管理计划
- 项目管理计划
- 范围管理计划
- 质量管理计划
- 范围管理计划
- 范围基准
- 项目文件
- 里程碑清单
- 项目团队派工单
- 需求文件
- 需求跟踪矩阵
- 资源需求
- 风险登记册
- 相关方登记册
- 事业环境因素
- 组织过程资产
工具与技术
- 专家判断
- 数据收集
- 市场调研
- 数据分析
- 自制或外购分析
- 供方选择分析
- 会议
输出
- 采购管理计划
- 采购策略
- 招标文件
- 采购工作说明书
- 供方选择标准
- 自制或外购决策
- 独立成本估算
- 变更请求
- 项目文件更新
- 经验教训登记册
- 里程碑清单
- 需求文件
- 需求跟踪矩阵
- 风险登记册
- 相关方登记册
- 组织过程资产更新
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数据流程图