项目采购管理随记
规划采购管理
属于规划过程组。规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法,及识别潜在卖方的过程。用于确定是否从项目外部获取货物和服务,如果是,则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。
输出:采购管理计划、采购策略、招标文件、采购工作说明书、供方选择标准、自制或外购决策、独立成本估算
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采购管理计划的主要内容包括:
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如何协调采购与项目的其他工作
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开展重要采购活动的时间表
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用于管理合同的采购测量指标
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与采购有关的相关方角色和职责
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是否需要编制独立估算,是否应将其作为评价标准
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风险管理事项
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拟使用的预审合格的卖方(如果有)
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采购工作说明书
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对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义
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应详细描述拟采购的产品、服务或成果
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包括规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期限、工作地点和其他需求
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采购工作说明书一定要清晰、完整、简练
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供方选择标准
供方选择标准:基于对需求的理解、总成本或生命周期成本、技术能力、风险、管理方法、技术方案、担保、财务实力、生产能力和兴趣、企业规模和类型、卖方以往的业绩、证明文件、知识产权、所有权等条件进行选择
ITTO:专家判断、数据收集(市场调研)、数据分析(自制或外购分析)、供方现在分析、会议
实施采购
属于执行过程组。实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。用于选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。
输出:选定的卖方、协议
ITTO:专家判断、广告、投标人会议、数据分析(建议书评价)、人际关系与团队技能(谈判)
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合同类型
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固定总价合同(FFP)
一口价,不容易改变范围,适用于产品范围明确
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总价加激励金合同(FPIF)
对实现目标给予财务奖励,有总价格上限,适用于允许有一定的绩效偏离
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总价加经济价格调整合同(FPEFP)
允许根据条件对合同调整,适用于保护买方和卖方免受外界不可控情况的影响
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成本加固定费用(CPFF)
实际成本报销,奖金不变(成本的某百分比),适用于范围不明确时
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成本加激励费用(CPIF)
奖励节约,反对浪费,无封顶价,适用于范围不明确,有明确的惩罚奖励条件
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成本加奖励费用(CPAF)
买方为卖方报销成本,根据绩效决定奖励费用,适用于范围开始无准备定义,需调整
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工料合同(T&M)
单位时间固定价格,谈判快,适用于范围不明确,缺乏项目管理能力
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控制采购
属于监控过程组。控制采购是管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏,以及关闭合同的过程。用于确保买卖双方履行法律协议,满足项目需求。
输出:结束的采购、工作绩效信息、采购文档更新
ITTO:专家判断、索赔管理、数据分析(绩效审查、挣值分析、趋势分析)、检查、审计
- 控制采购过程主要内容如下:
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对卖方的工作情况进行检查
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使用数据分析中的挣值分析来计算进度和成本绩效指标,并据此进行进度和成本绩效的趋势分析
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定期或不定期地开展审计,总结合同履行方面的经验教训,提出相应的变更请求
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使用数据分析中的绩效审查,确定卖方的工作绩效和工作能力是否令买方满意,以决定该卖方是否适合承接以后类似的工作
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通过索赔管理去预防、记录和处理卖方向买方的索赔
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索赔
索赔是一方遭受了某种不该自己承担的实际损失(包括金钱或时间损失),而基于法律或合同规定向对方提出的补偿请求。索赔的实质是要求损失补偿,不带任何惩罚性质。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。
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检查
检查是指对承包商正在执行的工作进行结构化审查。可能涉及对可交付成果的简单审查,或对工作本身的实地审查。
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审计
审计是对采购过程的结构化审查。应在采购合同中明确规定与审计有关的权利和义务。