项目过程中的信息不对称、相互误会、各种不合作、协作困难如何通过高效的沟通机制来解决？

我们都知道，一个项目往往都会牵扯到很多人，比如，项目组的成员、公司的领导、甲方客户、上下游的供应商等等，这些人，不管是直接还是间接地，影响着（或者被影响着）项目的实施进度，这，在项目管理中，被称为"干系人"或者"相关方"。

项目的顺利实施，实际上，就是在权衡多方利弊后，各干系人对项目的期望达成共识的过程。项目的成功实施，就是满足客户、公司对项目的期望，也就是常说的在时间、成本、质量约束条件下的项目目标。

这，就是沟通的意义。

项目实施过程中，很多的问题，往往都是沟通不畅造成的：各干系人间的信息不对称、相互间的误会、各种不合作、协作困难，造成了项目各种各样的返工、时间、成本上的浪费。这些情况，不会随着项目的推进自动变好，若，不能及时解决，终将会造成项目的失败。

所以，项目实施过程中，项目经理最该干的事，就是搞定干系人，想办法给各方干系人，营造一个良好的沟通氛围，建立起一套顺畅的沟通机制，这就是项目沟通计划表的作用。

《项目沟通计划表》包含两部分内容：项目基本情况和沟通计划。

一、项目基本情况

内容有，项目名称、项目编号、制作人、审核人、项目经理、制作日期，这些都是项目基本信息，通常都有，不用多说。

二、核心、项目沟通计划

这，实际上是一个计划列表，内容有，利益干系人、所需信息、频率、方法、责任人：

• ①利益干系人：在项目开始时，项目经理，就要首先识别出项目所有的利益干系人，也就是，与项目有直接或者间接关系（影响或者被影响）的所有人员，如，公司的领导、甲方的客户、PMO、项目组的成员、上下游的供应商、未来产品/项目的运维人员等等，把这些人，都列入到此表格中；

• ②所需信息：识别出干系人后，那接着就要了解这些干系人对项目的期望，不同的干系人、不同的视角、所关心的内容也不同，比如，公司的领导想了解项目的进展、里程碑、重大的决策时间点等；客户，想了解项目的进展、项目能解决的实际问题、业务需求的实现、操作的方便性等；供应商，则，想了解项目的相互接口，以及工作上的相互配合等等；

• ③频率：与干系人之间的沟通频率，每天/周/月，还是某个时间节点，这也是根据干系人的特点制定的。比如，公司的领导，比较忙，每月定期汇报，或者，重大决策时刻沟通；客户，对项目影响较大，频率自然高点，每周至少沟通一次；项目组成员，沟通最频繁，要协同工作，每天的站会、每周的例会等等；

• ④方法：采用什么样的沟通方式，面对面、电话、邮件、会议等等。其中，面对面沟通方式的效果最佳，推荐重要工作的沟通，要采用面对面的方式；邮件，建议作为辅助沟通方式，发送邮件时，最好能抄送相关领导，比如，在面对面或者会议后，发送邮件通知相关人员，抄送相关领导的方式；

• ⑤负责人：谁来负责，要指定好责任人，这也是管理上的本质，事情，一定要落地到实处，就是指定责任人。

  

当，你把项目干系人都识别出来，并针对不同干系人的特点，制订了针对性的沟通计划（沟通内容、频率、方式、责任人）后，在项目实施过程中，再根据计划的实施效果，跟进修订，这样，才能保证项目在一个良好的沟通氛围中，持续顺利地推进。几个要点：

• 要点①、要识别出所有的干系人：千万不能漏掉重要干系人，如，客户的领导、甲方的运维人员、技术人员等等，他们可能不会直接参与到项目中，可是，未来某个时刻，他们往往会给项目的验收/维护造成影响；

  要点②、根据不同干系人特点制定不同的沟通计划：要事要面对面或者会议方式，邮件辅之，抄送相关领导；

• 要点③、指定责任人：管理的基础，每件事，都要指定责任人，并且指定唯一责任人，可以有多个执行人，最好还要有检查人；

• 要点④、计划要与干系人达成共识：计划不能拍脑袋想，要与相关干系人确认，达成共识，相互配合；

• 要点⑤、计划要根据实际效果实时修订：如果执行起来效果不好，那要及时改进，调整沟通策略。

• 给大家来一个沟通计划的参考实例：

小结一下：

《项目沟通计划表》，是项目开始时，项目经理需要完成的一项重要工作，它定义了项目实施过程中的沟通框架，“什么时候，和什么人，进行何种方式的沟通，沟通的内容什么？”

概括如下：

• ①识别干系人：干系人列表，谁与这个项目有关系；

• ②制定沟通计划：所需信息、频率、方法，用什么样的方法和哪个干系人沟通，沟通什么样的内容；

• ③指定负责人：这事谁来做。