是什么让文档管理软件（DMS）用户友好？

选择用户友好型文档管理软件的标准是什么？

根据德勤（世界四大会计师事务所之一）的一项研究，大约80%的小企业没有充分利用技术。虽然中型和大型组织（通常拥有内部技术资源）会以更快的速度采用技术解决方案，但这些业务也有很大的改进空间。易用性在确定企业能否成功集成文档管理解决方案 （DMS） 和其他技术方面发挥着巨大作用。

为您的组织选择用户友好的软件有助于增加软件的采用率。不会让你的员工感到沮丧（或者让他们认为他们的工作变得更加困难）的工具更容易实施。

用户友好性对软件意味着什么？

用户友好的软件正是它听起来的那样：它是一种技术解决方案，所有（或至少大多数人）都可以轻松使用它来完成他们的工作。

这并不意味着该软件在幕后不复杂、功能不丰富，或者任何人都可以走到计算机前并正确操作它。例如，即使是易于使用的会计软件对于不知道总账是什么的外行来说也可能令人生畏。

选择即使是非技术人员也能访问的软件解决方案的目标是选择一个最能满足组织和团队需求的方案，同时使单个任务变得更容易。

您应该参考哪些标准？

显然，您的团队和业务流程的需求在某种程度上决定了用户友好对您的组织意味着什么。但是，您可以从下面的列表开始，评估潜在的文档管理软件或任何其他解决方案是否适合您的公司。

1.简单易行的安装和更新
易用性在您组织中的任何人使用软件程序之前就开始了。如果该技术需要数小时才能安装在每台用户计算机上，或者难以集成到现有流程中，那么它就不是您想要的。使用基于云的软件而不是本地软件的优点之一是用户从云访问信息，无需本地安装。

技术实施确实需要工夫，您需要做好准备，创建项目团队来制定整体计划并吸引部门的主题专家进行数字化，同时留出时间来培训员工正确使用该系统。但是，权衡这个过程需要多少前期工作，以及未来的更新是无缝的还是需要内部IT资源。这些因素可以帮助您在解决方案之间进行选择。

2. 简洁的用户界面，视觉上很有吸引力

用户友好的软件看的时间长了也不会让人感觉不舒服。这意味着用户友好的软件具有干净的界面，没有令人不安的颜色和设计元素。几乎没有人愿意盯着带有蓝色字体的粉红色屏幕。虽然这是一个极端的例子，但它证明了所有细节都很重要的观点。

• 具有简化的用户界面，可一次显示单个任务或一种任务类型（如果用户可以从一个屏幕上选择软件提供的所有选项，那就太多了。）；
• 允许您通过基于角色和用户的自定义进行整理；
• 对广大用户提供具有视觉吸引力的界面。

3. 用户熟悉的直观操作，包括简单的导航

如果您的员工习惯于在任务主要基于单击和拖放的 Windows 环境中工作，那么如果您强迫他们使用仅基于击键的系统，他们就会步履蹒跚。选择能够呈现员工熟悉的环境的软件。

还要注意导航功能。大多数人习惯于顶级标题菜单或“汉堡菜单（ hamburger menus）”。确保所选解决方案中的菜单以逻辑方式设置；熟悉您的流程但不熟悉导航的人只需很少的反复试验就应该能够成功地找出单击何处以到达他们需要去的地方。

4. 高效运营

效率的显着提高是软件被认为是用户友好的必备条件。推动高效运营的一些因素包括：

• 办公自动化的机会。繁琐、重复和简单的任务可以自动化，以减轻员工的负担，让他们专注于更多高价值的任务。
• 灵活的集成能力。解决方案的集成功能不依赖于内部 IT 支持，同时拥有更复杂的工具（如 REST 应用程序接口 （API））的可用性。
• 智能工作流程。查看软件的功能，确保它可以适应您想要自动化的工作流程。如果一个任务需要一条信息，而你必须关闭该任务才能访问软件另一个区域的数据，这是没有效率的。
  

5.不需要额外的软件资源（但也不排除它们）

用户友好的软件无需您购买和/或实施第三方解决方案即可完成工作，寻找独立工作的软件。

但请确保您购买的解决方案不会限制第三方集成。随着业务的增长和发展，您可能需要这些选项来支持新的需求。

该软件还应与您现有的技术基础设施集成，包括您的ERP、会计以及人力资源专用软件。

6. 具有达到或超过行业标准的安全性

安全问题没有人能幸免；超过40%的网络攻击针对小型企业。如果确实发生了违规行为，平均可能需要几个月的时间才能被发现！

没有强大的安全性，任何软件都不应该获得批准。在购买软件之前，请与供应商讨论您的安全需求和要求。最佳的方案是那些提供持续安全更新以尽可能确保您的业务流程和数据安全的方案。基于云的方案应包括使用高级加密标准（AES），严格的数据分离和实时安全分析。

7.带有广泛的支持选项

最后，解决方案具有的支持选项范围可以决定软件的用户友好性等级。除了软件中全面的“在线辅助帮助文件（help files）”以及与专家支持团队联系的能力之外，您还应该寻找其他资源来帮助您的团队充分利用软件提供商的解决方案。

• 博客或时事通讯、教育视频和可搜索的知识库。当您可以在博客或新闻稿中阅读有关特定功能和优势的文章，或观看有关如何使用它们的视频时，可以确保您的团队通过该解决方案优化生产力和效率。可搜索的知识库将提供常见问题的答案。
• 客户论坛。这些在线讨论板使您能够成为用户社区的一份子，并与其他公司的同行协作。
• 自动更新。如果您选择基于云的软件，自动更新将确保您正在使用的版本始终是受支持且最安全的版本。
• 提供适合您的联系方式。供应商可以通过电话、聊天、电子邮件或亲自提供支持。寻找最适合您和您的团队支持类型的软件解决方案。

是什么让文档管理软件（DMS）用户友好？

在选择文档管理解决方案时除了需要考虑上述标准还要考虑其他的一些功能：

• 基于云的、可扩展的存储和支持远程团队的软件；
• 高度可用的工具和无缝集成；
• 能够集成电子签名，消除硬拷贝、扫描和文档等待签名邮寄或通过电子邮件发送；
• 由于正确处理与审计相关的文档、保护员工机密信息以及自动化的保留计划，因此更容易实现法规遵从性；
• 智能和自动索引，分类功能可提高可查找性和版本控制。

常见问题

1、为什么软件对用户友好如此重要？
用户友好使团队成员更愿意采用新软件。从而提高效率和生产力，帮助员工更快地完成任务，减少挫折和疲劳。最好的软件甚至可以帮助员工找到更好的流程或扩展现有流程。

2、用户友好型软件有哪些示例？
微软的文字处理软件就是一个很好的例子。任何人都可以打开它并开始键入文档，任何熟悉文字处理器概念的人都可以轻松创建基本的格式并使用集成的拼写检查器。

3、用户友好的软件如何影响您的业务？

• 更高的采用率。如果新软件不难学习和使用，用户更有可能愿意接受使用新软件。
• 更高的生产力。高效的软件可以让员工在相同的时间内完成更多工作。
• 员工更满意。使用数字工具帮助他们完成更多工作并实现目标的团队往往士气更高。他们还被解放出来，利用他们的才能、专业知识和客户服务技能，这有助于提高工作满意度。
• 能够跟上现代业务的步伐。 由简单、有意义的步骤组成的简化流程最大限度地提高了公司应对不断变化的经济状况并保持竞争力的能力。
• 节约成本。与团队合作的软件，更好地支持业务流程，从长远来看节省时间和金钱。