沟通是SAP项目成功的关键

我在前面的文章中提到SAP项目并不是传统意义上的IT项目，因为SAP项目实施的不仅仅是一个简单的ERP系统，除了系统之外还有流程再造、组织结构变更、用户培训等。在实施过程中有很多部门都要参与进来讨论和做决定，有很多问题和冲突需要解决。从关键用户到SAP顾问，这其中一方面每个角色都需要得到足够的信息来开展工作，另外一方面又需要把自己了解的信息传递给其他人，以便其他人的理解和工作的开展。所以在这过程中，沟通成为了SAP项目的重中之重和成功的关键。

那么我们如何很好的管理和引导SAP项目中的沟通呢？

制定一个切实有效的沟通计划并且贯彻执行是保证有效沟通的前提。肯定有人马上会问，什么是沟通计划？简单来说，沟通计划像一张矩阵图，显示了项目成员之间或者与项目外的利益相关方的沟通关系。矩阵图上还会说明每个成员的沟通需求是什么，谁需要哪类信息，什么时候需要，如何发送给他们等。这时候有人可能会说，哪有这么麻烦，开个会写个邮件不就完了。这话没有错，简单的项目可以是很简单的项目沟通计划，甚至就是没有计划，但是当项目人员增加、范围扩大，就必须要有一定的沟通机制，不然很有可能导致信息不畅，最终导致问题和延迟产生。

那么如何制定SAP项目中的沟通计划呢？

首先我们要了解项目本身，包括项目的规模、项目整体计划、项目成员的办公地点等等，这样才能初步确定沟通计划的形式和大体内容，我们在制定计划的时候，要避免过度沟通或者缺少沟通，过度沟通会挤占项目成员的工作时间，我们经常能看到开会的时候在做其他事情或者玩手机的同事，这种情况一般都是过度沟通导致的；另外缺少沟通会带来比过度沟通更严重的后果，比如实施的时候没有得到最新的需求导致返工。

其次，我们要确定沟通的对象，就是所谓的利益相关方，利益相关方可能是项目组成员，比如关键用户、SAP顾问、项目经理等，也可能是项目组之外的成员，比如公司部门领导。

最后我们要确定沟通的内容、频率和方法，沟通的内容是需要根据不同的利益相关方来确定的，这里面包含哪些内容、内容的详细程度等。沟通的频率是根据沟通的对象和内容决定的，比如对于实施团队来讲，主要有关键用户和顾问组成，那么至少需要每周一次沟通的机会，但是对于公司高层，可能每月一次的沟通已经足够了。沟通的方法有很多，包括正式和非正式，正式的方式有大家熟知的面对面和在线会议、邮件等，非正式的方式有一对一交谈或者多人聊天的方式，这种非正式的方式往往对项目经理非常有用，因为在这种放松的场合，往往能得到有价值的信息和真实的反馈。

说了这么多，我们来总结一下并且付诸实践，根据沟通信息的详细程度和沟通频率，我把项目沟通分为三个层级如下图，这里包含了瀑布方法论和敏捷方法论的基本沟通渠道，大家可以根据项目的规模和方法论来选择合适的沟通方式。