在阿里巴巴，新员工如何能快速适应项目管理？

做好大型项目的五个关键

完成大型项目的五个关键

几百人、上千人组成的大型项目/战役有很多挑战，乍一看让人望而却步，但仔细梳理下来好像也没有那么复杂，只需要厘清以下的关键：

目标是什么 -> 项目的目标

谁是我的合作伙伴 -> 项目的成员

何时执行计划 -> 项目的计划

如何协同合作 -> 项目的机制

项目结束后的总结和经验沉淀 -> 复盘和沉淀

思路就是: 明确目标->找到合适的人->制定计划->建立合作机制->总结经验。不过，根据项目特点，信息的明晰程度会逐渐提高，梳理和澄清是一项持续性的工作。

明确问题

在项目管理过程中，需要抓住不同阶段的重点。以下是常见项目阶段及在每个阶段需要关注的要点：

启动期：在这个阶段，需要明确项目的方向和目标，确认项目团队成员，建立明确的工作机制，并制定里程碑计划。

规划期：在规划期，要明确项目的具体目标，并确认实施方案，制定详细的执行计划。

执行期：在执行期，需要紧盯项目目标，进行计划的管控，确保项目按计划顺利进行。

监控期：这一阶段需基于项目目标，运用适当的机制来核查计划，发现和管控项目风险，并制定相应的预案。理论上，从规划期到收尾期都属于监控期，但不同项目的差异导致着力点和力度有所不同。在互联网项目中，执行期的监控力度通常较高，并将执行与监控相结合。

收尾期：在项目收尾期，需要有序地进行项目收尾工作，进行深入的复盘，并有效地总结、沉淀项目经验。

作为项目经理或团队管理者，在抓住这些项目阶段的关键点时，需要注意以下三个方面：

驱动管理节点，紧盯整个项目的宏观目标，包括业务目标、进度目标和团队成员的个人目标。

保障沟通通道，确保信息的畅通，上下级之间的步调一致，各团队之间能够有效地协同合作。

运用管理机制，如目标责任制、沟通机制和需求管理机制等，以确保项目的有效管理和执行。

操作流程

驱动管理节点

管理节点的工作包括拉齐信息、发现风险和问题，并及时采取对策应对。关键在于确认和决策核心信息，并及时同步。在会议中进行面对面的沟通是非常有效的手段，但确保会议的有效性是至关重要的。

会议前：提前收集和准备好议题，特别是会议所需的前置输入材料和关键信息。

会议中：聚焦议题和控制发言顺序，控制会议时间，确保会议的有效性。

会议后：输出并同步会议结论给参会人员和相关方。

在SOHO模式下，IM、音视频和共享屏幕等工具非常重要，尽量选择团队日常使用、通用性好、使用复杂度低的工具，并分享使用技巧。在整体会议安排上需要做好协同，避免过多的会议对正常工作产生影响。

方向对焦会：基于项目价值、核心战略和关键人员，通过会议确认和输出方向、初步策略、里程碑和运行机制。

方案review会：在会议前，基于方向对焦会的结论，已经制定了核心方案草案，并在此基础上与相关团队合作输出联动的业务方案。

需求评审会：基于业务方案和平台能力，明确当前的业务需求，并通过需求评审会确认各负责人和落地计划。

复盘会：基于目标和方案，结合当前的完成情况进行复盘，重点关注可复用能力的积累和问题后续跟进。

保障沟通通道

日会：通过项目例会关注核心信息，同时进行关键工作进度同步、成果验收和快速决策。根据项目所处的阶段和工作的颗粒度，可以调整会议的频率，但不宜频繁更改节奏和会议室。

日报：围绕核心目标、策略、进展和风险等关键信息进行有效记录和同步，重要信息应与对接人确认并反馈。

文档库：提升信息管理效率，减少项目经理和关键人员之间的沟通瓶颈，促使团队自主联动，有效地同步和记录核心信息，为后续复盘和项目沉淀提供持续支持。

建立和运用机制

持续关注和聚焦目标、策略（方案）和进度（计划），以实现高效执行；发现和同步风险，准备预案以消除和降低风险的影响。

五、关键点

1. K.O.（启动会）:

目的：

启动会的目的是让各个业务部门的人员清楚地了解项目的概况，包括目标、策略和落地计划，以便他们知道如何配合，确保各部门之间的配合到位，提高沟通协调效率，从而推动整个项目的推进。

操作：

1）会前准备

确定参会人员的时间，并根据时间确定会议地点。在SOHO模式下，选择适当的协同工具，例如视频会议或视频直播，并提前通知参会者做好准备。

划定发言者的讲话内容范围和时限，让参会者提前准备发言内容。线上沟通需要更加精炼。

准备相关资料，包括宣传资料、会场布置、座位分布以及相关配套服务等。

2）会议通知

在项目启动前的3天发布会议通知，如果有紧急情况需要适当调整时间。与参会的核心人员提前沟通，让他们提前了解自己在项目中的工作职责和角色。所有项目团队成员都应参加项目启动会议，即使有人无法亲临办公室，也应尽可能通过电话参与会议。

3）会议议程

a. 项目负责人介绍项目的背景、目标和范围，为整个项目奠定基础。

b. 各业务负责人介绍产品方案。

c. 项目经理介绍项目的管理机制，包括安全机制、奖惩机制、沟通机制（如日会、周会、日报、周报等）和变更管理等。

d. 项目负责人为各团队负责人颁发委任状或立军令状，并进行全团队大合影。在SOHO模式下，也可以选择工作照片拼图。

4）会议原则

尽量邀请高层领导参加，以提高各负责人的重视程度，更积极地组织和参与工作。确保启动会按时开始和结束，这代表着项目管理的基调和规则，有利于形成守时、高效的项目管理风格。启动会必须要正式，会议的议程和时间可以缩短，但会议的规格和对参会人员的重视程度一定要达到标准，让参会人员觉得会议很重要，尽量提供投屏、横幅、座位牌和水等服务。

5）会议总结

项目启动会是一种关键信息对焦和拉通的形式，因此需要总结会议的重点内容和后续计划，并将领导的关键发言作为项目过程中的指导方针。在会后，将团队合影、委任状、项目的K.O.文件等一并发送给所有人，推进项目的展开。

风险管理

在各个项目中，风险长期存在，识别、反馈和处理风险是持续性的工作。在项目中，一方面需要建立全员风险管理的意识，鼓励及时识别和上报风险。

相关方管理

项目经理需要识别项目的相关方，分析他们对项目的要求或需求，并管理好这些要求和需求，以满足不同相关方的需求，从而确保项目的成功。识别和管理相关方是项目中持续要做的工作，并且需要明确反对项目的人或组织也属于相关方之一。

识别相关方

管理相关方

复盘

目的：

复盘的目的在于根据目标和方案，结合当前的完成情况进行回顾，总结可复用的能力，发现系统缺陷和无效策略，修复改进缺陷，并为下一个项目提供支持和规避策略。

时机：

不同的项目复盘时机会有所差异，但复盘的目标需要明确，必须避免无效的复盘。复盘的时机可以包括：

定时型项目按预定时间到期，例如：在3月底完成APP的DAU提升XX目标。

目标型项目达到预定目标，例如：在Q3完成APP客诉量下降一半的目标。

项目出现严重问题。

操作：

1）复盘原则：

多目标复盘时要以目标为纬度，确保链条的完整性。

子项目的复盘应在组内进行，以保证复盘的有效性。

鼓励畅所欲言，警惕自我吹捧，禁止相互攻击。

2）会前准备：

确定参与人员、时间和地点。

划定发言者的讲话范围和时限，要求发言者提前做好准备。

准备相关资料，包括前期的方案和过程数据。

结束语：

以上是组织一个项目的简要流程。根据阿里文娱PMO团队的经验，项目过程中会出现许多复杂的问题，但通过发挥团队的能力，最终都能成功解决。此外，可以寻求专业的项目管理团队作为教练，赋予支持，最终实现以下目标：

可预测的目标；

可调度的资源；

可控制的变化；

可见和可追溯的问题，以确保有序展开并取得预期胜利的战役。

备考资料分享如下：