【项目管理一点通】（17） 召开第一次例会

项目过程中，会有大大小小、各种各样的会议，其目的都是为了沟通和交流，行话叫“对称信息”。其中例会也会有大例会、小例会。大例会一般为公司层面的项目例会，参加的有各部门的高管；小例会为项目组内部的会议。还有的例会可能会和甲方一起组织的，参加的人包括甲方、乙方的项目经理、主管领导等，但是一般不会要求老板参加。这种例会级别比较高，因此更要重视。
这里只介绍项目组例会，因为这个例会与项目经理关系更紧密一点，也是大家比较关心的，其他的例会后续再陆续介绍。
小例会的时间一般会在周一或周五，但是有时候可能会与大例会冲突，因此也有将时间排到周二的。
有经验的项目经理，会很认真地准备每一次例会，一般在前一天晚上就已经准备好例会提纲。
建议做如下准备：
1、安排好场地以及相关设备，如投影仪等；
2、打印一份上周的工作总结和本周的工作计划，并在关键任务上标上记号；
3、拟出已经出现和可能出现的问题，能回答的可放上一个参考答案，但不要作为最终方案；
4、提前安排好出席会议的人员，需要哪个小组负责人在会上重点发言的，最好预先和该负责人进行私下沟通，这样效果会比较好，不建议搞突然袭击，原因很简单，我们的目的是要解决问题，而不是考核某个人；
5、需要部门协调的，可邀请相关部门相关人员参加例会，但是，最好先和相关人员就协调事项进行沟通，以免出现问题不能解决，反而占用例会时间；
6、里程碑计划一定要重点对待，并重复计划及关键点；
7、提前准备会议中所涉及到的资料，不要在例会过程中东找西找；
8、安排专人记录，并做录音。
在会议过程中，要注意以下几点：
1、先介绍会议议程，这应该形成习惯。比如说，我们今天这个会议，重点解决什么什么问题，议程如下，12345等等；
2、事先声明发言和讨论的顺序，比如先发言后讨论，抑或边发言边讨论；
3、可以声明一下发言的时间，比如发言不要超过10分钟，避免一些废话；
4、任务总结可以集中总结，也可以按小组进行分项总结，计划也一样；
5、针对提出问题的，可以问一下对方有没有可以参考的答案。一般提出问题的都可能有一个答案；
6、项目经理全程应学会倾听，并对关键问题做记录，遇到问题不要及早下结论，而应该让大家先讨论5~10分钟，并在这个时间形成自己的答案，如果自己已经有答案，也可以在这个时间调整自己的答案；
7、会议中不能形成答案的问题，应记录下来，并给出解答问题的办法，同时约定下次交流的时间，而且要落实到相关人，不可以一说了之；
8、会议记录要整理好，不可以原封不动发出去，应该做一些删减，避免使用模棱两可的词语，确认没有问题后，发给领导和相关部门的负责人。
由于篇幅原因，我仅仅做了一些简单的介绍，今后可安排一些专题给大家进行实例介绍。谢谢阅读！