如何搞定跨部门合作

小编最近负责的一个功能是跨多公司多部门合作，合作期间遇到了很多问题。因发现组内其他同学也有类似跨部门合作的烦恼，所以将经验进行总结分享给大家。

故事背景

      小A最近所在项目组要上线一个企业服务功能，为合作的企业用户提供便捷。可以在输入法中快速查看一些信息。项目涉及的部门较多，包括输入法产品、输入法开发、输入法测试、服务器开发、营销开发、营销产品、营销测试；两家合作公司的产品、测试、不同业务线的开发。因为所跨部门较多，所以信息传递的快速性、精准性要求很高。否则如果在每个环节都发生一点问题，小问题在多个环节中进行累积发酵，可能导致项目延期，类似蝴蝶效应。

过程控制

一、需求分析阶段  

1）了解需求共同目标/背景

   一般情况下，涉及跨公司或者跨多部门的合作都是类似商业推广、功能商业化、资源整合的功能。这时我们就要了解清楚大家要达到的目标是什么？符合预期的效果是什么？需求背景的了解也会帮助我们测试时更好的提出针对建议，让测试的项目更满足共同目标。

2）明确需要配合的测试资源

   因为涉及跨公司跨部门的功能，一般都需要合作方提供一些支持，如企业服务中需要对方提供后台网站、账号店铺、账号权限、供测试使用的APP等。我们要将这些需求在需求分析阶段时尽量全面的列出list，在前期就与对方确认提供时间，避免后期介入时因为测试资源不到位，影响测试进度。

3）了解合作方的产品

   每个公司/部门的产品都有自己不同的风格。我们在需求分析时不仅要关注相应的需求文档，还要了解对方产品的相关功能和逻辑、设计风格等。对于两方设计风格迥异的情况，要在前期提出，尽早沟通，避免后期设计效果出来后，合作方不接受影响项目进度。对于相关功能了解，会为测试范围的评估提供辅助依据。因为合作方的关联功能逻辑可能不会在需求文档中提及，如果只看需求文档，测试逻辑和影响范围评估会存在覆盖不全的风险。

如企业服务商品有一个分享图文二维码的功能，图片是由输入法将合作方的商品图片和商品信息进行组合生成一张图片。对方的后台功能支持一种不常用的图片格式bmp，输入法服务器开发未对此种类型图片进行支持，如果没有使用合作方的商城后台商品图片上传功能，测试中就会存在对此种图片的逻辑预期结果评估错误，不支持此类图片。

二、项目排期阶段   

1）要有全局进度跟踪负责人

   一般公司会有PM人员负责整个项目进度的跟踪。如果公司没有专职负责跟踪进度人员时，要确定一位负责所有方进度跟踪人员，也就是项目经理。

2）明确职责分工

   涉及多个部门时，各方的任务分配一定要明确，并且每项任务必须有负责人，以及明确的时间节点。另外每个环节的任务要拆解尽量详细，尤其是一方的任务排期影响另外一方排期进度这样耦合性的任务。

3）重要结论的公示方式

   如任务分解表和各方进度公示，明确是邮件公示确认或者其他书面方式。对于部分部门沟通讨论的结果也要对结论进行公示，避免其他方信息不同步导致问题。

Tips：

  1）对于与后期任务有耦合影响的任务，要在任务后面增加风险影响，如delay会影响哪些任务的进度等；

  2）如果是跨公司合作的时候，每个公司都要有一个专职人员负责，避免造成信息沟通断节。后面典型案例分析会有案例详解。

三、项目测试期间

      由项目经理每日跟踪各方项目任务进度，并公示进度情况，避免因某方任务delay，其他方不清楚，没有及时采取补救措施，最终项目整体delay。

Tips：

  1）进度确认时最好相关人员一起参与，避免因信息传递期间的理解误差导致项目delay。在企业服务中遇到过此问题，因为测试和开发并行，项目经理开始时找每个人单独确认进度，后期发现各方的信息不同步，如开发认为设计稿还未提供，但是设计同学认为设计稿已提供类似这样的问题。发现这个问题后找项目经理沟通，提出每天进度在固定时间点固定地方所有相关人员一起组会确认进度。此方案的实施解决了在进度上的信息不同步问题，同时将部分人员讨论的结论在进度会议上进行同步；

  2）有问题时及时沟通解决，避免影响进度；

  3）每日进行进度和风险公示。

 

四、项目复盘

 

复盘是在项目建立初期或者存在问题多时常用的一种手段。但其有滞后性，因为复盘一般是在项目问题发生后对整个项目环节进行分析，总结的经验在下次中投入使用。

现在我们以项目中一个具体案例进行分析-企业服务模块中的改价功能。商品改价功能是5.6.0版本的一个功能，但是在进入测试后发现主路径改价后的数据不正确。查询原因后发现修改周期较长，最后此功能未上线。在发生这件事情之后，小编找了项目经理和产品同学一起对改价功能未能上线的原因进行分析，以下就是我们的分析过程。

  上图是使用问题分解法中列出了这个功能各个事件发生的时间点。通过看时间轴我们可以发现以下几个问题：

  1）项目前期时间跨度长，尤其是建立沟通群时占用周期比例较高；

  2）导致功能未上线的根本原因发现时间晚；

  3）改价逻辑提供方提供的方式不准确，造成问题沟通反复；

针对以上发现的问题，我们使用了5W2H对问题原因继续拆解，循环问为什么，找到根本原因。分析后发现问题原因如下：

  1）合作方的产品负责人是对方产品部门的老大，因本人亲自负责，没有指派专人负责跟踪本公司内的进度，自身的工作多，对企业服务投入精力有限，导致前期工作进度松散，且有时找不到负责人；

  2）合作方内部，产品同学不清楚自己公司内部的开发逻辑，与搜狗同学沟通确认的逻辑与实际实现不一致；

  3）合作方的开发同学后期才介入或者不介入；

针对问题1给产品同学提的建议是合作方确认一个对方老大下属的产品同学，负责合作方内部的协调与外部对接，针对问题2和3提供了两套方案：一种是合作方产品与自己的开发同学确认具体的实现逻辑，方案二合作方开发前期就介入合作周期。借助改价功能的问题，产品同学带着小编提供的两套方案与合作方产品沟通，推动合作方建立沟通规范流程，以点带面，为后期的所有需求建立流程。最终合作方确认了一个专职负责的产品同学，开发同学在项目前期介入。

时刻换位思考  

  项目涉及多个部门，甚至跨公司，所以部门之间会存在工作风格、产品质量标准等差异，所以换位思考意识很重要。落实到项目中可以通过以下两个方面开展：

1）了解合作部门

  可以通过与合作部门沟通，查看对方部门的一些产品资料等，了解其行事风格、业务目标、资源情况、产品设计理念等。争取在思想上做到以人度己和推己及人。

2）开诚布公

  在项目合作中，要从为了项目拥有更好体验的基本点出发，与合作方进行真诚沟通。在存在分歧时表达好己方的价值观、产品理念，同时也认同对方的价值观。一切沟通都是为了项目考虑，大家的目标保持一致。