本文为PMBOOK原书摘录:
1. 什么是项目
项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。当项目目标达成时,或当项目因不会或不能达到目标而终止时,或当项目需求不复存在时,项目就结束。
项目可以在组织的任何层面上开展。一个项目可能只涉及一个人,也可能涉及很多人;可能只涉及一个组织单元,也可能涉及多个组织的多个单元。
1.1 项目组合、项目集合项目之间的关系
项目组合是为了实现战略目标而组合在一起管理的项目、项目集、子项目组合和运营工作的集合。项目集包含在项目组合中,其自身又包含需协调管理的子项目集、项目或其他工作,以支持项目组合。组织规划通过对项目的优先级排序来影响项目,而项目的优先级排序则取决于风险、资金和与组织战略规划相关的其他考虑。
1.2 什么是项目管理
项目管理就是将知识、技能、工具与技术应用于项目活动,并满足项目的需求。项目管理通过合理运用与整合47个项目管理过程得以实现。根据其逻辑关系,把这47个过程归类成5大过程组,即:
- 启动
- 规划
- 执行
- 监控
- 收尾
管理一个项目通常包括(但不限于)
- 识别需求
- 在规划和执行项目时,处理干系人的各种需要、关注和期望
- 在干系人之间建立、维护和开展积极、有效和合作性的沟通
- 为满足项目需求和创建项目交付成果而管理干系人
- 平衡相互竞争的项目制约因素,包括(但不限于):
- 范围
- 质量
- 进度
- 预算
- 资源
- 风险
这些制约因素之间的关系是:任何一个因素发生变化,都会影响至少一个其他因素。由于可能发生变化,应该在整个项目生命周期中,反复开展制定项目管理计划工作,对计划进行渐进明细。渐进明细是指随着信息越详细具体、估算越准确,而持续改进和细化计划。
1.3 项目组合管理、项目集管理、项目管理和组织级项目管理之间的关系
项目组合、项目集合和项目管理均需符合组织战略,或者由组织战略驱动。
1.3.1 项目集管理
项目集是一组相互关联且被协调管理的项目、子项目集合项目集活动,以便获得分别管理所无法获得的利益。
项目集中的项目通过产生共同的结果或整体能力而相互联系。
项目集的具体管理措施包括:
- 解决影响项目集内多个项目的资源制约和/或冲突
- 调整对项目和项目集的目的和目标有影响的组织/战略方向
- 处理同一个治理结构内的相关问题和变更管理
1.3.2 项目组合管理
项目组合是指为了实现战略目标而组合在一起管理的项目、项目集、子项目组合和运营工作。项目组合中的项目或项目集不一定彼此依赖或直接相关。
项目组合管理重点关注:通过审查项目和项目集,来确定资源分配的优先顺序,并确保对项目组合的管理与组织战略协调一致。
1.3.3 项目与战略规划
项目的批准通常出于以下一项或多项战略考虑:
- 市场需求
- 战略机会/业务需求
- 社会需求
- 环境考虑
- 客户要求
- 技术进步
- 法律要求
1.3.4 项目管理办公室
项目管理办公室(PMO)是对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、方法论、工具和技术共享的一个组织部门。
PMO的类型包括:
- 支持型。支持型PMO担当顾问的角色,这类型的PMO是一个项目资源库,对项目的控制程序很低。
- 控制型。控制型PMO不仅给项目提供支持,而且通过各种手段要求项目服从。
- 指令型。指令型PMO直接管理和控制项目。
PMO的具体形式、职能和结构取决于所在组织的需要。
PMO的一个主要职能是通过各种方式向项目经理提供支持,包括:
- 对PMO多辖的全部项目的共享资源进行管理
- 识别和制定项目管理方法、最佳实践和标准
- 指导、辅导、培训和监督
- 通过项目审计,监督对项目管理标准、政策、程序和模板的遵守程度
- 制定和管理项目政策、程序、模板和其他共享文件(组织过程资产)
- 对跨项目的沟通进行协调
项目经理与PMO追求不同的目标,有不同的需求。但他们的所有努力都必须符合组织的战略需求。项目经理与PMO之间的角色差异可能包括:
- 项目经理关注特定的项目目标,而PMO管理主要的项目集范围变更,这些变更可被视为能促进业务目标实现的潜在机会;
- 项目经理控制分配给本项目的资源,以更好地实现项目目标,而PMO负责优化利用所有项目共享的组织资源;
- 项目经理管理单个项目的制约因素(范围、进度、成本和质量等),而PMO站在企业的高度对方法论、标准、整体风险/机会、测量指标和项目间的依赖关系进行管理。
1.4 项目管理、运营管理与组织战略之间的关系
运营管理负责监督、指导和控制业务运作。运营支撑着日常业务,是实现业务战略和战术目标的必要手段。
组织会通过做项目来建立战略业务措施,改变其运营、产品或系统。项目需要项目管理活动和技能,而运营则需要业务流程管理、运营管理活动和技能。
1.4.1 运营与项目管理
持续运营不属于项目的范围,但是它们之间存在交叉。
项目与运营会在产品生命周期的不同时点交叉,例如:
- 在每个收尾阶段
- 在新产品开发、产品升级或提高量产时
- 在改进运营或产品开发流程时
- 在产品生命周期结束之前
在每个交叉点,可交付成果及知识在项目与运营之间转移,以完成工作交接。随着项目趋于结束,项目资源被转移到运营中;而在项目开始时,运营资源被转移到项目中。
运营是一种生产重复性结果的持续性工作。而项目是临时性工作。
1.4.1.1 运营管理
运营管理关注产品的持续生产和/或服务的持续运作。
1.4.1.2 项目管理中的运营干系人
运营干系人应该参与项目,他们的需求应该记录在干系人登记册中,他们的影响(正面或负面的)应该记录在风险管理计划中。
1.4.2 组织与项目管理
1.4.2.1 基于项目的组织
基于项目的组织PBO是指建立临时机构来开展工作的各种组织形式。采用PBO可以减轻组织中的层级主义和官僚主义,因为在PBO中考核工作成败的依据是最终结果,与职位或政治因素无关。
在PBO中,大部分工作都被当项目来做,并/或按项目方式而非职能方式进行管理。
1.4.2.2 项目管理和组织治理之间的关系
组织治理规则对项目有强制性的制约作用。项目产品或服务能够在多大程度上支持组织治理,这可能是判断项目成败的依据。
1.4.2.3 项目管理和组织战略之间的关系
组织战略应该为项目管理提供指导和方向。
1.5 商业价值
商业价值是指组织所从事业务的整体价值,包括全部的有形价值和无形价值。
1.6 项目经理的角色
项目经理是由执行组织委派,领导团队实现项目目标的个人。基于组织结构,项目经理可能向职能经理报告。
1.6.1 项目经理的责任与能力
项目经理有责任满足以下需求:任务需求、团队需求和个人需求。要有效管理项目,除了应具备特定应用领域的技能和通用管理方面的能力以外,项目经理还需要具备以下能力:
- 知识能力——项目经理对项目管理了解多少
- 实践能力——项目经理能够应用所掌握的项目管理知识做什么,完成什么。
- 个人能力——项目经理在执行项目或相关活动时的行为方式。
1.6.2 项目经理的人际技能
包括:领导力,团队建设,激励,沟通,影响力,决策能力,政治和文化意识,谈判,建立信任,冲突管理,教练技术