[管理与领导-53]：IT基层管理者 - 8项核心技能 - 8 - 持续改进

前言：

管理者存在的价值就是制定目标，即目标管理、通过团队（他人）拿到结果。

要想通过他人拿到结果：

（1）目标：制定符合SMART原则的符合业务需求的目标，团队跳一跳就可以完成的目标。

（2）授权：要想通过他人获得目标，就必须授权给他人（团队），责权利对等；

（3）辅导：给团队进行辅导、支持、培训，练内功、配装备；只定目标、不考虑团队能力、不给团队支持的管理是站在说话不腰疼的管理，是空洞的管理，务虚的管理。

（4）激励：要对团队进行激励和打鸡血，提升团队积极性和主动性；

（5）沟通：在通信系统中，总线与通信是确保不同模块之间进行畅通的信息交流的手段，沟通就是确保团队成员上下、左右之间，人与人之间的信息角落里的畅通。没有沟通，团队就是一盘山上，各自为战，一个孤岛。

（6）流程：沟通确保了信息的畅通，流程是确保了人与人之间相互协助的方式、做事的规范，是系统有序运行、有条不紊的运转的最有效的方式。流程是一个系统内不同成员之间共同遵守的规范和准则。通信系统中的流程包括：流程图、消息交互图等。有了流程，团队成员就可以有章可循。

（7）决策：在拿到结果的过程中，会出现各种各样的情形，有些情形，团队成员之间无法达成共识，这时候，就需要管理者出面，做出决策，确保团队向着正确的方向推进。

（8）改进：在拿到结果的过程中，也范各种各样的错误，会出现各种各样的不完美的地方，这就需要团队所有成员，包括管理者和团队成员，持续地进行回顾、复盘、反思、改进。

上述8个步骤，是底层管理者所需要具备的8项核心技能，当然，除了上述8项核心技能，IT基层管理者还需要其他辅助技能。

在工作中，当发生冲突、需要做某种决定时，就需要管理者站出来，做出某种决策，确保团队能够高效运行，而不在原地徘徊。

大多数很难做到一次性就很完美，这就需要团队不断的改进。

本章重点关注：改进

一、PDCA

PDCA是Plan-Do-Check-Act的缩写，中文意为“计划、执行、检查、行动”。

它原先是一种质量管理方法，也被称为循环改进或持续改进。后来拓宽成做事的一般方法论，过程方法论。

PDCA循环的目的是通过不断地进行计划、执行、检查和行动，逐步提高业务过程和产品的质量，不断的循环迭代，最终完成自己的最初的目标。

下面是PDCA循环的四个步骤：

1. Plan（计划）：在这一阶段，确定要改进的目标/需求、分解目标/需求，收集和分析相关数据，制定改进计划和目标，以及确定实施所需的资源和时间表。

2. Do（执行）：在这一阶段，执行计划，根据计划中的目标和方法进行实施。收集执行过程中的数据和信息，确保实际执行与计划一致。

3. Check（检查）：在这一阶段，根据收集到的数据和信息，进行检查和评估。对比计划目标和实际结果，分析差距和问题，并确定原因。

4. Act（行动）：在这一阶段，基于检查阶段的分析结果，采取相应的纠正措施和行动计划。这可能包括修正问题、改进流程、优化资源分配等。然后重新进行计划、执行、检查循环，以达到持续改进的目的。改进目标！！

PDCA循环的核心思想是持续地迭代和改进，不断优化业务过程和产品质量，以实现卓越的绩效和客户满意度。它被广泛应用于管理领域，特别是质量管理、项目管理和过程改进。

二、检查与考核

2.1 检查

PDCA（Plan-Do-Check-Act）是一种常用的问题解决和持续改进的管理方法。

在进行PDCA循环的"Check"（检查）阶段时，以下是一些注意事项：

1. 收集准确和完整的数据：确保收集到的数据与检查的目标和指标相关，并具有准确性和完整性。使用可靠的数据来源和合适的测量工具，以获得可靠的结果。

2. 确定数据分析方法：选择合适的数据分析方法来解读和分析收集到的数据。使用统计技术、比较分析、趋势分析等方法，以便获得有用的见解和结论。

3. 将数据与预期目标进行比较：将收集到的数据与原始计划或设定的目标进行比较。确定数据是否符合预期，是否达到预期标准，有无偏差或异常情况。

4. 引入多个视角：考虑不同的观点和利益相关者的意见。从不同角度审视数据和结果，以促进全面的理解和评估。这有助于获得更全面和客观的检查结果。

5. 确认根本原因：当发现问题或偏差时，努力找出其根本原因。使用问题分析工具（如鱼骨图、5为什么法）来追溯问题的起因，以便制定有效的纠正措施。

6. 识别问题和风险（Check）：通过检查和分析过程，识别任何存在的问题、风险或潜在的变化需求。这有助于及早发现并解决可能影响项目执行和目标达成的问题。

7. 团队参与和讨论：在进行检查过程中，鼓励团队成员的参与和讨论。共享数据和结果，听取各自的观点和建议，以充分利用团队的智慧和经验，为问题解决和改进提供更好的方案。

8. 分享检查结果：将检查的结果与相关的利益相关者分享。提供明确的信息和见解，以便大家了解问题的状态和进展，并能够共同讨论和决定下一步行动。

9. 确定改进措施（Act）：根据检查阶段的结果和识别的问题，制定并实施相应的改进措施。这可以包括调整项目计划、重新分配资源、纠正措施等，以确保项目能够在正确方向上继续执行。

10. 持续监督和反馈（Act）：在整个项目执行过程中，持续监督和跟踪项目的执行情况。这可以通过定期的项目会议、进展报告和与团队成员的交流来实现。及时提供反馈和指导，以促进项目的持续改进和成功完成。

注意事项的目的是确保在检查阶段获得准确和有用的结果，以便有效地引导后续的行动和改进。

在检查过程中，注重数据的准确性、综合分析和团队参与，可以提高检查阶段的质量和效果。

2.2 考核

考核是一种评估和评价个人、团队或组织绩效和能力的过程。

它旨在确定达成预期目标和标准的程度，并为进一步提升和改进提供反馈和指导。

考核可以应用于各个领域，包括学校、工作场所、体育竞技和政府机构等。它的目的是客观地衡量个人、团队或组织的表现，并提供发展和改进的机会。

在考核过程中，通常会有一系列明确的标准和指标，这些标准和指标与所考核的目标和职责相关。这些标准和指标可能会根据不同的场景和职能而有所不同。

考核的步骤通常包括以下几个方面：

1. 确定考核目标和标准：明确考核的目的和预期结果，并设定相应的标准和指标。

2. 收集和分析数据：收集相关数据和信息，如工作成果、绩效指标、客户满意度调查结果等。

3. 评价和比较：根据设定的标准，评价个人、团队或组织的实际表现，并与预期目标进行比较。

4. 提供反馈和指导：根据评价结果，向被考核者提供具体的反馈和指导，帮助他们了解自己的强项和改进的方向。

5. 制定改进计划：与被考核者一起制定改进计划，并设定明确的目标和行动计划。

6. 跟踪和监测：定期监测和评估被考核者在改进计划执行过程中的表现，确保进步和取得实际成果。

考核可以促进个人、团队和组织的专业发展和成长，帮助识别和解决问题，并促使改进和创新。它也可以作为激励和奖励系统的一部分，为优秀的表现提供认可和回报。

2.3 项目检查的目的

项目检查的主要目的是评估项目的执行情况，确保项目按照规划和目标进行，并识别项目中存在的问题和挑战。项目检查的根本目的是发现及时发现问题和优点，及时纠偏，及时鼓励，提升效率，确保项目目标的达成。继承和发扬优点，克服不足与偏差。

以下是项目检查的一些目的：

1. 评估项目执行情况：项目检查帮助评估项目的实际执行情况，与计划和目标进行比较。它有助于确定项目是否按计划进行，是否达到了预期的进展和里程碑。

2. 发现问题和挑战：通过项目检查，可以识别项目执行过程中的问题、障碍和挑战。这些问题可能包括资源不足、沟通障碍、进度延迟等，而及早发现并解决这些问题有助于保持项目正常运行。

3. 确保质量和合规性：项目检查有助于确保项目交付物的质量和合规性。它可以检查项目结果是否符合质量标准和相关法规要求，以确保项目交付物达到预期的质量水平和合规性要求。

4. 收集反馈和意见：项目检查是一个收集团队成员和利益相关者反馈和意见的机会。通过与团队成员和利益相关者的沟通和讨论，可以了解他们的观点和建议，从而改进项目的执行效果和满足他们的期望。

5. 支持决策制定：项目检查提供了数据和信息，支持项目管理者和决策者作出明智的决策。通过评估项目执行情况和问题，可以为后续决策提供参考和依据。

6. 共享经验和学习：项目检查是一个学习和共享经验的机会。通过回顾项目的执行情况和结果，可以总结经验教训，并将它们应用于未来的项目，以提高项目管理能力和成功率。

综上所述，项目检查的目的是评估项目执行情况，发现问题和挑战，并为改进和决策提供支持。它有助于确保项目按计划进行，并提高项目的执行效果和结果。 

2.4 项目检查的误区

在项目过程监督中，有一些常见的误区需要避免。以下是一些常见的误区：

1. 过度控制：过度控制是指在项目执行过程中过度干预和监督，导致团队成员的创造力和自主性受限。这可能导致团队成员失去动力和参与感，影响项目的执行效果。

2. 缺乏沟通和反馈：缺乏有效的沟通和反馈机制是一个常见的误区。项目过程监督应该涉及与团队成员和利益相关者的良好沟通，及时提供反馈和指导，以确保项目在正确的方向上前进。

3. 过于注重细节：关注细节是重要的，但过于注重细节可能会导致对整体情况和项目目标的忽视。监督过程应该在关注重要的细节的同时，保持对项目整体进展和目标的视角。

4. 缺乏灵活性：监督过程应该具备一定的灵活性，能够适应项目执行中的变化和挑战。僵化的监督和控制方法可能无法应对项目中的变化和不确定性。

5. 过于依赖工具和指标：工具和指标在项目过程监督中起到重要的作用，但过于依赖它们可能掩盖了实际情况和团队成员的需求。监督过程应该平衡使用工具和指标，以及对人员和团队的关注和支持。

6. 忽视团队合作和文化：团队合作和文化对项目成功至关重要。监督过程应该关注团队的合作和文化，营造积极的工作氛围，鼓励团队成员之间的合作和协作。

避免这些常见的误区，将有助于建立有效的项目过程监督机制，提高项目的执行效果和结果。

三、复盘与优化

复盘与优化是项目管理中常用的两个概念，用于回顾项目执行的过程和结果，并从中获得教训和改进机会。促进团队能力的提升！！！

3.1 复盘（Post-Mortem）：

复盘是指在项目结束后进行的回顾和总结。它旨在评估项目的整体表现，回顾项目执行中的成功因素和挑战，并从中获取经验教训。在复盘过程中，通常会组织项目团队和相关的利益相关者进行集体讨论和反思。

一些关键活动和注意事项包括：

• 收集团队成员的反馈：征求项目团队成员的意见和建议，了解他们对项目执行过程的看法和经验。
• 识别成功因素和挑战：回顾项目实际执行中的成功因素，如好的沟通、团队合作等，同时识别和分析项目所遇到的挑战和问题。
• 总结经验教训：从项目中吸取宝贵的经验教训，并记录下来，以便在未来的项目中能够应用和避免相同的问题。
• 制定改进计划：根据复盘的结果，制定具体的改进计划，包括修正已经存在的问题、提升团队能力和优化执行流程等。

3.2 复盘六问

复盘通常使用的"六问"方法是一个简单且常用的工具，用于帮助团队回顾项目的执行过程和结果。以下是六个常见的问题：

1. 做了什么？：回顾团队在项目中所做的工作和完成的任务。这有助于了解项目的实际执行情况和成果。

2. 为什么这样做？：探究项目决策的原因和动机。这包括项目目标、需求和相关利益相关者的影响。

3. 结果如何？：评估项目的成果和结果是否符合预期。比较实际结果与计划目标，了解项目的成功因素和挑战。与目标的差距是什么?? 超预期的？符合预期的？低于预期的？强调的事实！！！

4. 过程发生了什么？：（1）识别项目执行过程中做得好的地方？（2）出现的问题、障碍和挑战以及有待提高的地方（3）要感谢的人。这有助于发现项目瓶颈和改进机会。

5. 学到了什么（正反两面）？：总结团队在项目中获得的经验和教训。这可以涵盖成功的方法、避免重复错误的教训、改善沟通和团队合作等方面。

6. 下一步怎么做？：制定具体的改进计划和行动项。在回顾的基础上，确定下一步需要采取的措施，以提高项目的执行效果和结果。做的好的地方要发扬，不足的地方要改进！！！

这六个问题提供了一个系统的框架，帮助团队全面回顾项目的执行过程，从中发现问题和改进机会，并制定下一步行动。这是一个灵活的工具，可以根据具体的项目需求和团队的特点进行调整和扩展。

3.3 优化（Continuous Improvement）：

优化是指对项目管理过程进行不断改进和完善，以提高项目执行的效率和效果。它强调不断学习和适应的理念，保持持续的改进和创新。

一些关键活动和注意事项包括：

• 定期回顾和评估：定期回顾项目管理过程的效果，评估项目的执行情况和达成的成果。通过定期检查，发现问题和改进机会。
• 制定改进计划：根据回顾结果和发现的问题，制定具体的改进计划和行动计划。这可能包括调整过程、更新工具和方法、提升团队技能等。
• 持续学习和培训：为项目团队提供持续学习和培训的机会，以提高他们的专业能力和项目管理知识。这有助于促进团队的持续成长和改进。
• 认识和应用最佳实践：了解和应用项目管理领域的最佳实践和方法，包括项目管理专业知识框架（如PMBOK）、敏捷方法等。这有助于优化项目管理过程和提高执行效果。

通过复盘和优化，项目管理团队可以不断改进项目执行的效率和效果，提升项目管理水平，并在未来的项目中避免重复的错误和问题。这有助于实现更高质量和更成功的项目交付。

3.4 改进计划

为了在项目管理中做好改进计划，可以按照以下步骤进行：

1. 识别问题和改进机会：首先，对项目管理过程进行全面的回顾和评估。识别项目执行中存在的问题、挑战和瓶颈。与相关利益相关者交流，收集来自团队成员和利益相关者的反馈和意见。这有助于确定需要改进的方面和优先级。

2. 设定改进目标与指标：根据识别的问题和改进机会，制定明确的改进目标和指标。确保这些目标与项目的关键成功因素和项目目标相一致。目标应该是可衡量的，并且可以在后续的评估中用来跟踪改进的进展。

3. 分析根本原因：针对每个问题或改进机会，进行根本原因分析。使用工具如鱼骨图（因果图）、5W1H（谁、什么、为什么、何时、何地、如何）、PDCA（Plan-Do-Check-Act）等，帮助识别问题的根本原因。这将有助于确定有效的改进措施。

4. 制定改进计划：基于根本原因分析和改进目标，制定具体的改进计划。确保计划中包括可操作的步骤和时间表。将责任和担当分配给相关的团队成员，并定义所需的资源和支持。

5. 实施改进措施：开始执行改进计划。确保所需的资源和支持得到落实。与团队成员沟通并提供所需的培训和指导。监督和跟踪改进措施的实施，并确保其按计划进行。

6. 监控和评估：定期监控改进措施的实施和结果。与团队成员和利益相关者进行沟通，了解改进措施的效果和任何延迟或挑战。根据进展情况，决定是否需要进行进一步的调整或改进。

7. 持续学习与改进：利用改进计划的执行过程中获得的经验教训，并与团队成员共享。持续学习和应用最佳实践，以进一步提升项目管理能力和效果。

重要的是，改进计划应该是一个持续的过程，需要不断地评估和调整。通过有效的改进计划，可以提高项目管理的效率、质量和成功率。