PM血泪总结项目管理中存在的教训

公司花费数百万，利用多种资源和培训材料，仍然解决不了企业在项目管理中遇到的挑战，项目管理究竟有多难？

 

项目管理是指在企业有限的资源下，通过PM和项目团队的共同努力，对所涉及的全部工作进行有效管理，在整个项目管理过程中，PM尤其重要，与传统的项目管理相比，现代项目管理越来越优化，同时衍生出的管理问题也日益显著。如多个项目同时管理出现管理混乱，线上沟通方式也带来了重要信息的遗漏等等。

 

诸多实践证明，项目管理工具能够提高PM项目管理效率，确保项目有序进行。下面是一名拥有多年工作经验的PM总结出的项目管理中存在问题，以及项目管理工具【飞项】在项目管理中的运用，希望给正在经历项目管理难题的你们一些思考。

 

 

一、目标不明确，分工不清晰，责任不透明

对事的管理，本质上其实是对人的管理，而对人的管理却是所有管理难题里最难的一项，归其原因，还是因为工作分配不均，正所谓忙的忙死，闲的闲死，加之责任不透明，看似每个人都在做着分配给自己的任务，实则与整体计划脱轨。

 

这时候项目经理可能需要利用“趁手”的项目管理工具进行工作的合理分工，并且可以监控到每一位责任人的工作状态，从而确保项目顺利进行。

 

1、拆解项目合理分工，可最大程度提升工作质量

PM通过对项目的轻重缓急、难易程度、需要的技能和项目参与者的个人能力来分配工作，以此确保分工的合理性。

如果是简单小项目，我们可以通过【飞项】直接创建和拆解事项，最高可拆解为三层，设置待办事项，将不同的子事项分配给相关人员（每一层可设置20个子事项），这样做可确保分工合理，合理的分工将带来参与者在参与后技能水平、工作效率、工作质量等方面的提升，从而实现个人价值，带来工作质量的提升。

如果是周期长、规模大的大型项目，则可以借助【飞项】的项目板块来进行规范管理和执行。

 2、责任透明化，可一定程度上强化成员责任感

 

拥有允许分配和跟踪责任的项目工具是促进问责制的关键。

通过【飞项】我们可以将项目成员放在一个共同目标的page里，共享彼此的事项和进展，让项目里的参与者明确自身和他人的目标和任务。通过对每位成员的动态的【追踪】以此来强化内部成员的责任感。如【排行榜】可看到每位项目成员活跃度，包括他们的事项量、完成率和延期率等。

【成员日程】可预览参与该项目的所有成员的任务分配情况、完成情况，轻松做好员工工作量管理。利用【飞项】实现内部责任的透明化，项目负责人和协同者各司其责，分工明确，可确保项目成员朝着既定目标执行。

二、事项项目整体进度难把控，项目外人员参与度低，项目延迟问题凸显

 

项目进度管理中最常见的问题即：整体进度无法掌控，项目延迟。项目管理人一旦管理不好手中的多个项目，将会出现管理混乱，项目延迟甚至项目被迫取消。把握项目进度是项目管理的重中之重。

 

1、项目概览，轻松管理项目

通过【飞项】的【项目概览】可直接获取项目的背景信息、动态、成员的情况，轻松掌握项目任务关键数据，如已延期数据、未完成数据等，所有进度一目了然，做到项目管理可视化。

 在【事项列表】上，可以从不同维度可快速筛选出项目具体细节，通过这些来实时调整项目策略，做到项目管理在可控范围内。

2、项目干系人的有限参与，确保项目进度如期进行

由于中间需求不断变更，各类突发情况产生，导致项目进度滞后，这个时候我们就需要使项目干系人员参与进来。

在【飞项】，我们邀请项目外成员协作项目内事项，一方面他们可直接查看所在事项的进度和安排，避免因需求的变更和传递误差带来时间成本的浪费；另一方面，项目自身有【权限管理】，项目外成员无法查阅其他事项，可最大程度保证整个项目的信息安全，防止信息的泄露。

三、创建事项不合理，优先级别未设置

 

在项目管理过程中，经常会遇到这样的问题：子项目过多，导入、查找出现巨大困难，甚至出现误删文件情况。创建的事项一旦过多，难免会遗漏某些重要事项，从而导致整个项目出现问题甚至被推迟。

 

如何利用项目管理工具合理创建事项，对于项目经理来说是一门学问。我们可以利用【飞项】的导入事项功能和设置标签功能，进行事项的快速创建工作。

 【飞项】可将某个事项设置多个【标签】。将事项的优先级别进行重点标记分类管理，且一个任务可设置多个标签，通过设置不同级别的的事项进行分类管理，再通过筛选可快速处理紧急程度较高的事项，这样做可使项目有条不紊进行下去。

四、缺乏沟通，易形成“信息孤岛”

 

作为项目经理，需要明确团队成员和干系人员他们的角色和职责，使他们知道项目的细节和进展，其中不乏存在沟通问题。现如今，信息漏斗在项目沟通中问题中尤其明显。表现为：各个项目沟通缺乏桥梁，成为各自的孤岛，导致项目无法实时整合。

使用项目管理工具【飞项】可确保项目相关人员第一时间获取最新资讯，如利用其【实时提醒功能】，事项状态提醒可实时到位，过滤低价值操作信息，避免信息干扰。

团队成员和利益相关者可在【飞项】中针对某一项任务发起结果讨论和实时线上群聊，利用【飞项】聊天中【同步功能】可实现边沟通边发起任务，且任务支持同步到日程，这样能提高沟通效率，减少操作步骤，从而为项目管理节约更多的时间成本。

 

五、缺乏及时复盘，重复问题时常出现

 

复盘是一种有效的将工作的思考、总结、反思、提高整合于一身的工作方式，在项目管理中，项目复盘越来越成为项目经理的必修课！项目后期对项目进行回溯，总结经验，可在一定程度上避免重复错误的出现，由此找到项目中存在的问题和继续保持的优势。

在【飞项】，我们通过【今日看板】、【全量视图】等功能，迅速回顾协作过程，实时的数据情况来复盘每日情况。【晚总结】可实时查看每日项目团队完成情况.

与此同时，我们可以在【笔记】中记录与分享完成任务后的复盘和总结，且可以做到每日一总结，这对于梳理项目工作流程、完善项目执行的过程，并不断优化项目的各个方面很重要。

项目工具用的好，可以更加有效的进行项目管理，由此获得更多时间，节约更多的花费，这在企业中已形成共识。