公司花费数百万,利用多种资源和培训材料,仍然解决不了企业在项目管理中遇到的挑战,项目管理究竟有多难?
项目管理是指在企业有限的资源下,通过PM和项目团队的共同努力,对所涉及的全部工作进行有效管理,在整个项目管理过程中,PM尤其重要,与传统的项目管理相比,现代项目管理越来越优化,同时衍生出的管理问题也日益显著。如多个项目同时管理出现管理混乱,线上沟通方式也带来了重要信息的遗漏等等。
诸多实践证明,项目管理工具能够提高PM项目管理效率,确保项目有序进行。下面是一名拥有多年工作经验的PM总结出的项目管理中存在问题,以及项目管理工具【飞项】在项目管理中的运用,希望给正在经历项目管理难题的你们一些思考。
一、目标不明确,分工不清晰,责任不透明
对事的管理,本质上其实是对人的管理,而对人的管理却是所有管理难题里最难的一项,归其原因,还是因为工作分配不均,正所谓忙的忙死,闲的闲死,加之责任不透明,看似每个人都在做着分配给自己的任务,实则与整体计划脱轨。
这时候项目经理可能需要利用“趁手”的项目管理工具进行工作的合理分工,并且可以监控到每一位责任人的工作状态,从而确保项目顺利进行。
1、拆解项目合理分工,可最大程度提升工作质量
PM通过对项目的轻重缓急、难易程度、需要的技能和项目参与者的个人能力来分配工作,以此确保分工的合理性。
如果是简单小项目,我们可以通过【飞项】直接创建和拆解事项,最高可拆解为三层,设置待办事项,将不同的子事项分配给相关人员(每一层可设置20个子事项),这样做可确保分工合理,合理的分工将带来参与者在参与后技能水平、工作效率、工作质量等方面的提升,从而实现个人价值,带来工作质量的提升。
如果是周期长、规模大的大型项目,则可以借助【飞项】的项目板块来进行规范管理和执行。
2、责任透明化,可一定程度上强化成员责任感
拥有允许分配和跟踪责任的项目工具是促进问责制的关键。
通过【飞项】我们可以将项目成员放在一个共同目标的page里,共享彼此的事项和进展,让项目里的参与者明确自身和他人的目标和任务。通过对每位成员的动态的【追踪】以此来强化内部成员的责任感。如【排行榜】可看到每位项目成员活跃度,包括他们的事项量、完成率和延期率等。
【成员日程】可预览参与该项目的所有成员的任务分配情况、完成情况,轻松做好员工工作量管理。利用【飞项】实现内部责任的透明化,项目负责人和协同者各司其责,分工明确,可确保项目成员朝着既定目标执行。
二、事项项目整体进度难把控,项目外人员参与度低,项目延迟问题凸显
项目进度管理中最常见的问题即:整体进度无法掌控,项目延迟。项目管理人一旦管理不好手中的多个项目,将会出现管理混乱,项目延迟甚至项目被迫取消。把握项目进度是项目管理的重中之重。
1、项目概览,轻松管理项目
通过【飞项】的【项目概览】可直接获取项目的背景信息、动态、成员的情况,轻松掌握项目任务关键数据,如已延期数据、未完成数据等,所有进度一目了然,做到项目管理可视化。
在【事项列表】上,可以从不同维度可快速筛选出项目具体细节,通过这些来实时调整项目策略,做到项目管理在可控范围内。
2、项目干系人的有限参与,确保项目进度如期进行
由于中间需求不断变更,各类突发情况产生,导致项目进度滞后,这个时候我们就需要使项目干系人员参与进来。
在【飞项】,我们邀请项目外成员协作项目内事项,一方面他们可直接查看所在事项的进度和安排,避免因需求的变更和传递误差带来时间成本的浪费;另一方面,项目自身有【权限管理】,项目外成员无法查阅其他事项,可最大程度保证整个项目的信息安全,防止信息的泄露。
三、创建事项不合理,优先级别未设置
在项目管理过程中,经常会遇到这样的问题:子项目过多,导入、查找出现巨大困难,甚至出现误删文件情况。创建的事项一旦过多,难免会遗漏某些重要事项,从而导致整个项目出现问题甚至被推迟。
如何利用项目管理工具合理创建事项,对于项目经理来说是一门学问。我们可以利用【飞项】的导入事项功能和设置标签功能,进行事项的快速创建工作。
【飞项】可将某个事项设置多个【标签】。将事项的优先级别进行重点标记分类管理,且一个任务可设置多个标签,通过设置不同级别的的事项进行分类管理,再通过筛选可快速处理紧急程度较高的事项,这样做可使项目有条不紊进行下去。
四、缺乏沟通,易形成“信息孤岛”
作为项目经理,需要明确团队成员和干系人员他们的角色和职责,使他们知道项目的细节和进展,其中不乏存在沟通问题。现如今,信息漏斗在项目沟通中问题中尤其明显。表现为:各个项目沟通缺乏桥梁,成为各自的孤岛,导致项目无法实时整合。
使用项目管理工具【飞项】可确保项目相关人员第一时间获取最新资讯,如利用其【实时提醒功能】,事项状态提醒可实时到位,过滤低价值操作信息,避免信息干扰。
团队成员和利益相关者可在【飞项】中针对某一项任务发起结果讨论和实时线上群聊,利用【飞项】聊天中【同步功能】可实现边沟通边发起任务,且任务支持同步到日程,这样能提高沟通效率,减少操作步骤,从而为项目管理节约更多的时间成本。
五、缺乏及时复盘,重复问题时常出现
复盘是一种有效的将工作的思考、总结、反思、提高整合于一身的工作方式,在项目管理中,项目复盘越来越成为项目经理的必修课!项目后期对项目进行回溯,总结经验,可在一定程度上避免重复错误的出现,由此找到项目中存在的问题和继续保持的优势。
在【飞项】,我们通过【今日看板】、【全量视图】等功能,迅速回顾协作过程,实时的数据情况来复盘每日情况。【晚总结】可实时查看每日项目团队完成情况.
与此同时,我们可以在【笔记】中记录与分享完成任务后的复盘和总结,且可以做到每日一总结,这对于梳理项目工作流程、完善项目执行的过程,并不断优化项目的各个方面很重要。
项目工具用的好,可以更加有效的进行项目管理,由此获得更多时间,节约更多的花费,这在企业中已形成共识。