项目范围管理

申明

  本文章属于原创，参考了《项目管理知识体系指南第六版》、《项目管理知识体系》(易佳盈通)，侵删。

1. 核心概念

在项目环境中，“范围”这一术语有两种含义：

• 产品范围：某项产品、服务或成果所具有的特征和功能。
• 项目范围：为交付具有规定特性与功能的产品、服务或成果而必须完成的工作。项目有时也包括产品范围。

预测型：

• 在项目开始时，定义可交付成果，对范围变化进行管理;
• 收集需求、定义范围和创建WBS过程在项目开始时开展，并在必要时通过实施整体变更控制过程进行更新;
• 预测型项目中，确认范围在每个可交付成果生成时或者在阶段审查点开展，而控制范围则是一个持续性的过程;
• 在预测型项目中，经过批准的项目范围说明书、工作分解结构(WBS)和相应的WBS词典构成项目范围基准。只有通过正式变更控制程序，才能进行基准变更;

敏捷型

• 通过多次迭代来开发可交付成果，并在每次迭代开始时定义和批准详细的范围;
• 在一个迭代开始时，团队将努力确定产品未完项中，哪些最优先项应在下一次迭代中交付。在每次迭代中，都会重复开展三个过程：收集需求、定义范围和创建WBS;
• 在每次迭代中，都会重复开展两个过程：确认范围和控制范围;
• 而采用适应型生命周期的项目，则使用未完项（包括产品需求和用户故事）反映当前需求;

2. 发展趋势和新兴实践

应该注重与商业分析专业人士的合作，以便：

• 确定问题并识别商业需要；
• 识别并推荐能够满足这些需要的可行解决方案；
• 收集、记录并管理相关方需求，以满足商业和项目目标；
• 推动项目集或项目的产品、服务或最终成果的成功应用。

  项目经理与商业分析师之间应该是伙伴合作关系。如果项目经理和商业分析师能够理解彼此在促进项目目标实现过程中的角色和职责，项目成功的可能性就更大。

3. 规划项目范围管理

3.1.1 输入

• 项目管理计划：质量管理计划、项目生命周期描述、开发方法。
• 项目章程：记录项目目的、项目概述、假设条件、制约因素、以及项目意图实现的高层级需求。
• 事业环境因素
• 组织过程资产

3.1.2 工具和技术

• 专家判断：以往类似项目、特定行业、学科和应用领域的信息。
• 数据分析：备选方案分析（本技术用于评估收集需求、详述项目和产品范围、创造产品、确认范围和控制范围的各种方法）。
• 会议：项目团队可以参加项目会议来制定范围管理计划。

3.1.3 输出

• 范围管理计划：范围管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。范围管理计划要对将用于下列工作的管理过程做出规定: 1. 制定项目范围说明书; 2. 根据详细项目范围说明书创建WBS; 3.确定如何审批和维护范围基准; 4.正式验收已完成的项目可交付成果。
• 需求管理计划：需求管理计划描述将如何分析、记录和管理项目和产品需求。也之为“商业分析计划”。需求管理计划的主要内容包括(但不限于):如何规划、跟踪和报告各种需求活动;配置管理活动，例如，如何启动变更，如何分析其影响，如何进行追溯、跟踪和报告，以及变更审批权限;需求优先级排序过程;测量指标及使用这些指标的理由;反映哪些需求属性将被列入跟踪矩阵的跟踪结构。

3.1.4 需求定义

• 项目范围的完成情况是根据项目管理计划来衡量的，而产品范围的完成情况是根据产品需求来衡量的。
• “需求”是指根据特定协议或其他强制性规范，产品、服务或成果必须具备的条件或能力。
• 相关方需要在规划阶段早期介入(有时需要在启动阶段就介入)，对可交付成果的质量提出意见，以便控制质量过程能够据此评估绩效并提出必要的变更建议。

4. 收集需求

4.1.1 输入

• 项目管理计划：范围管理计划、需求管理计划、相关方参与计划。
• 项目章程：项目章程记录了项目概述以及将用于制定详细需求的高层级需求。
• 项目文件：假设日志、经验教训登记册、相关方登记册。
• 商业文件：会影响收集需求过程的商业文件是商业论证，它描述了为满足业务需要而应该达到的必要、期望及可选标准。
• 协议：协议会包含项目或产品需求。
• 事业环境因素
• 组织过程资产

4.1.2 工具与技术

• 专家判断
• 数据收集
• 数据分析
• 决策：投票、独裁型决策制定、多标准决策分析。
• 数据表现：亲和图（分组）、思维导图（反映共性与差异）。
• 人际关系与团队技能：名义小组技术（排序）、观察和交谈（挖掘隐藏）、引导、JAD、QFD、用户故事。
• 系统交互图：系统交互图是范围模型的一个例子，它是对产品范围的可视化描绘，显示业务系统及其与人和其他系统(行动者)之间的交互方式。
• 原型法：渐进明细、故事板。

4.1.2.1 QFD(质量功能与展开)

4.1.2.2 QFD举例

4.1.3 输出

• 需求文件：需求文件描述各种单一需求将如何满足与项目相关的业务需求。 需要符合SMART原则
  内容包括:业务需求、相关方需求、解决方案需求、功能需求、非功能需求、过渡和就绪需求、项目需求、质量需求。
• 需求跟踪矩阵：需求跟踪矩阵是把产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果的一种表格。使用需求跟踪矩阵，把每个需求与业务目标或项目目标联系起来，有助于确保每个需求都具有商业价值。包括:业务需要、机会、目的和目标; 项目目标; 项目范围 /WBS交付成果; 产品设计; 产品开发; 测试策略和测试场景; 高层级需求到详细需求;

5. 定义范围

5.1.1 输入

• 项目章程
• 项目管理计划：项目管理计划组件范围管理计划，其中记录了如何定义、确认和控制项目范围。
• 项目文件：假设日志、需求文件、风险登记册。
• 事业环境因素
• 组织过程资产

5.1.2 工具与技术

• 专家判断
• 数据分析：备选方案分析。
• 决策：多标准决策分析是一种借助决策矩阵来使用系统分析方法的技术，目的是建立诸如需求、进度、预算和资源等多种标准来完善项目和产品范围。
• 人际关系与团队技能：引导（在研讨会和座谈会中使用引导技能来协调具有不同期望或不同专业知识的关键相关方，使他们就项目交付成果以及项目和产品边界达成跨职能的共识）。
• 产品分析：产品分析可用于定义产品和服务，包括针对产品或服务提问并回答，以描述要交付的产品用途、特征及其他方面。

5.1.3 输出

• 项目范围说明书：项目范围说明书是对项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述。它记录了整个范围，包括项目和产品范围；详细描述了项目的可交付成果；代表项目相关方之间就项目范围所达成的共识；项目范围说明书可明确指出哪些工作不属于本项目范围；为评价变更请求和额外工作他是否超过项目边界提供基准。
  包括:
  ●产品范围描述;
  ●可交付成果;
  ●验收标准:通过验收的一系列条件。
  ●除外责任:识别排除在项目之外的内容。
• 项目文件更新：假设日志、需求文件、需求跟踪矩阵、相关方登记册。

5.1.4 项目章程与项目范围说明书

5.1.5 项目管理三大文件

6. 创建WBS

6.1.1 输入

• 项目管理计划： 范围管理计划定义了如何根据项目范 围说明书创建WBS。
• 项目文件：项目范围说明书、需求文件。
• 事业环境因素：提供制定WBS标准。
• 组织过程资产：政策、程序及项目WBS模版；以往项目的项目档案；以往项目的经验教训。

6.1.2 工具与技术

• 专家判断：专家判断，经常被用来分析所需要的信息，以创造一个有效的WBS分解，将项目可交付成果分解成较小的组成部分。
• 分解：把项目可交付成果划分为更小的、更便于管理的组成部分，知道工作和可交付成果被定义到工作包的层次。

6.1.2.1 整个项目分解成工作包的活动

1、识别和分析可交付成果和相关工作;
2、确定WBS的结构与编排方法;
3、自上而下逐层细化分解;
4、为WBS组成部分指定和分配标志编码;
5、核实可交付成果分解的程度是否恰当。

6.1.2.2 工作分解结构可以采用多种形式

6.1.3 输出

• 范围基准：项目管理计划的组成部分，其包括：项目范围说明书、WBS、WBS词典、工作包、规划包。
• 项目文件更新：假设日志、需求文件。

6.1.4 WBS词典

6.1.5 WBS应用

7. 确认范围

7.1.1 输入

• 项目管理计划： 范围管理计划、需求管理计划、范围基准。
• 项目文件：经验教训登记册、质量报告、需求文件、需求跟踪矩阵。
• 核实的可交付成果：核实的可交付成果是指已经完成，并被控制质量过程检查为正确的可交付成果。
• 工作绩效数据

7.1.2 工具与技术

• 检查：检查是指开展测量、审查与确认等活动，来判断工作和可交付成果是否符合需求和产品验收标准。检查有时也被称为审查、产品审查和巡检等。
• 决策：当由项目团队和其他相关方进行验收时，使用投票来形成结论。

7.1.3 输出

• 验收的可交付成果：符合验收标准的可交付成果应该由客户或发起人正式签字批准。应该从客户或发起人那里获得正式文件，证明相关方对项目可交付成果的正式验收。这些文件将提交给结束项目或阶段过程。
• 变更请求：对已经完成但未通过正式验收的可交付成果及其未通过验收的原因，应该记录在案。可能需要针对这些可交付成果提出变更请求，开展缺陷补救。
• 工作绩效信息：工作绩效信息包括项目进展信息，例如，哪些可交付成果已经被验收，哪些未通过验收以及原因。这些信息应该被记录下来并传递给相关方。
• 项目文件更新：经验教训登记册、需求文件、需求跟踪矩阵。

8. 控制范围

  未经批准的范围变更常常会导致项目范围蔓延。同时也要防止镀金（指给客户提供高于他们要求的产品和服务，是一种时间和金钱的浪费，不会给项目增加价值。PMI通常认为镀金的项目是失败的）。

8.1.1 输入

• 项目管理计划：范围管理计划；需求管理计划；变更管理计划；配置管理计划；范围基准；绩效测量基准。
• 项目文件：经验教训登记册、需求文件、需求跟踪矩阵。
• 工作绩效数据：工作绩效数据可能包括收到的变更请求的数量、接受的变更请求的数量，或者核实、确认和完成的可交付成果的数量。
• 组织过程资产：现有的、正式和非正式的，与范围控制相关的政策、程序和指南；可用的监督和报告的方法与模板。

8.1.2 工具与技术

• 数据分析：

1. 偏差分析用于将基准与实际结果进行比较，以确定偏差是否处于临界值区 间内或是否有必要采取纠正或预防措施。
2. 趋势分析旨在审查项目绩效随时间的变化情况，以判断绩效是正在改善还是正在恶化。
3. 确认范围和控制范围的区别

8.1.3 输出

• 工作绩效信息：工作绩效信息是有关项目和产品范围实施情况(对照范围基准)的、相互关联且与各种背景相结合的信息，包括收到的变更的分类、识别的范围偏差和原因、偏差对进度和成本的影响，以及对将来范围绩效分析项目绩效后，可能会就范围基准的预测。
• 变更请求：分析项目绩效后，可能会就范围基准和进度基准，或项目管理计划的其他组成部分提出变更请求。
• 项目管理计划更新：范围管理计划、范围基准、进度基准、成本基准、绩效测量基准。
• 项目文件更新：经验教训登记册、需求文件、需求跟踪矩阵。

9. 专栏知识链接

项目管理综述
项目整合管理
项目范围管理
项目进度管理
项目成本管理
项目质量管理
项目资源管理
项目沟通管理
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项目采购管理
项目相关方管理
敏捷实践指南