VUCA时代下，如何有效提高项目成功率？

宝洁公司首席运营官罗伯特·麦克唐纳（Robert McDonald）在描述当今新的世界商业格局时，称其为“这是一个 VUCA 的世界。” VUCA 是指：易变性(volatile)、不确定性(uncertain)、复杂性(complex)、模糊性(ambiguous)。处于这种时代下，项目经理也面临着挑战：即使计划打破，出现大量的不确定性因素，还是要保障项目成功。那么，在这种环境下，如何能有效提高项目成功率呢？

在项目的整个生命周期中，我们将项目管理工作分为五大过程组：启动、计划、执行、监控与收尾，而每个过程都对项目的成功都有着至关重要的影响。项目五大过程组内容繁杂，项目经理需要在有限的时间内应对各种不确定因素，成功完成项目，就要抓住各个过程中的关键部分，通过有效的方法进行管理，逐个击破，保障项目成功。

 

（图1：项目管理五大过程组）

1.启动过程组

这一阶段是使项目得到正式授权，设定项目目标，让项目团队有事可做，即一个新项目的开始。这一过程主要有两个关键内容：

第一、确定项目目标，传达给团队成员以达成共识。

第二、找准项目干系人，明确各类干系人的真实利益和诉求。

有效处理以上关键部分的方式是开好项目启动会。

项目启动会的作用是：向项目成员宣告新项目的开始，明确各方干系人的期望诉求，确定项目目标和重要里程碑以及明确责任分工 。

 

项目启动会参与人除了发起人、团队成员、高层领导，还可邀请客户和其他相关方。它们的参与有助于促进他们对项目成功标准达成一致，也有助于提升项目完成时可交付成果通过验收的可能性，以及在整个项目期间相关方的满意程度。

完成项目启动会后，还需对启动会的效果进行跟踪，需将会议记录发出并等待反馈。会议记录内容可以包括：会议中提出的问题及反馈、项目进入规划阶段的任务的书面形式。

2.规划过程组

这一阶段是将项目目标转化为可落地执行的方案，制定工作路线，让项目团队“有法可依”。这一过程主要有三个关键内容：

第一、进行团队组建，成员要满足项目对经验和技能的要求。

第二、完成任务分解，项目颗粒度要分解到个人可完成、可测量的程度。

第三、进行进度安排，为各项任务设定责任人、完成时间并匹配所需资源。

有效处理以上关键内容的方式是进行项目分解（WBS）计划制定。

项目分解（WBS）计划是把项目可交付成果和项目工作分解为较小的、更易于管理的组件的过程。它可以借助专业的项目管理来的制定，更便于项目经理进行计划的修订以及后续的监控管理。接下来以易趋为例：

 

（图2：易趋项目计划分解视图）

易趋系统在进行项目计划制定时，根据里程碑计划会将项目任务进行分解，并指定责任人；针对关键的任务还可设置交付物评审，确认项目的质量以及进展。在进度的管控上，每个任务设置计划、结束时间，明确工时。在项目成员匹配度上，易趋支持资源池的建设维护，对每位成员，建立了详细的技能档案，在进行资源分配时可以作为参考。系统提供常用项目模板可参考使用，方便项目经理进行计划制定。

3.执行过程组

这一阶段是要整合资源，推进项目落地，完成项目计划中确定的工作以实现项目目标。这一过程主要有三个关键内容：

第一、团队管理，根据任务完成情况对团队进行激励。

第二、管理项目进度，使项目有序推进。

第三、进行良好的沟通协作，尤其是跨部门沟通问题。

有效处理以上关键内容的方式是可以进行绩效激励，提升团队工作积极性。

绩效激励是指为实现目标，采用科学的方法，通过对员工个人或团体的行为表现、劳动态度和工作业绩以及综合素质的全面考核、分析和评价，以此激发团队的热情与积极性。这一过程同样适合借助项目管理工具进行落地跟踪。用软件工具跟踪项目进展、进行绩效管理，公开透明的形式更便于项目推进。

 

（图3：易趋项目计分卡视图）

易趋系统的项目计分卡模块支持对项目以及团队成员进行绩效管理，通过不同维度的考核结合奖励机制，可以有效激发团队成员的工作积极性。

易趋的项目计划模块同时支持项目进度跟进、计划变更修订以及版本对比，便于项目经理对进度跟踪。

4.监控过程组

监控就是定期对项目的进展、范围、质量等进行跟踪和监控，把执行结果与计划对比，及时发现偏差并采取纠正措施。这一过程主要有以下关键内容：

第一、识别计划的偏离，判断变化影响的是任务还是目标，及时调整。

第二、做好资源管控，使项目资源与项目进度相匹配，不超支。

有效处理以上关键内容的方式可以进行质量管控，确保项目进展正常以及资源使用合理。

质量、时间、成本三者是处于相互制约的关系，在项目进展过程中，可以对质量提前进行预防管控，避免因质量不过关而返工导致的项目进度延误或资源成本的增加。借助项目管理工具，实时跟踪，便于质量的闭环管控。

 

（图4：易趋质量管理视图）

易趋系统中对交付物质量可提前预设评审流程，确保项目质量；同时针对不符合项进行跟踪管理，直至解决。

5.收尾过程组

收尾阶段是完结所有过程组的所有活动以正式结束，交付大家认可的项目成果。这一过程主要有以下关键内容：

第一、总结汇报，通过有效的形式呈现项目成果，并做完整交付。

第二、项目复盘，要深入分析项目目标与最终成果之间的差距，总结经验。

第三、项目知识管理，对重要的知识进行流转和应用。

有效处理以上关键内容的方式可以采用四步复盘法，提升项目管理能力。

四步复盘法，也叫 GRAI复盘法，即Goal（回顾目标）、Result（评估结果）、Analysis（分析原因）、Insight（总结规律）四个步骤进行经验总结和规律分析。

知识管理则可以借助项目管理工具进行有效收集使用。以易趋知识库为例，支持存放和分享各种知识体系文件和公共文档，根据需求还可以进行权限设置，适用于企业知识管理。知识分享也不限制类型，包括文档、URL地址、系统内对象链接等。此外，还支持多空间管理、全文检索、目录分级、目录分权管理、信息安全控制等。

 

（图5：易趋知识库视图）

总结

VUCA时代下，面对环境快速变化和不确定性，想要提升项目的成功率，项目经理需要紧抓项目管理的核心五大过程组。通过各个过程组中的关键内容的重点关注解决，保障每个环节的顺利完成，直至最后项目成功。在这一过程里，搭配专业的项目管理软件辅助管理，可以帮助项目经理更加高效便捷处理工作。