识别干系人,分析期望和影响,制定策略,调动参与决策与执行。
需要把干系人满意度作为一个关键的项目目标来进行管理。
干系人管理的常见问题
- 没有识别全部的干系人:全员参与,群商群策.
- 对所有关系人一视同仁:管理策略,因人而异.
- 对所有干系人分别一一管理:链条效应,妥善运用.
- 只在项目初期识别一次干系人:循环分析,动态调整.
- 不会主动影响关系人:实时联络,施展情商.
1、识别干系人
识别能影响项目决策、活动或结果的个人、群体或组织,以及被项目决策、活动或结果所影响的个人、群体或组织,并分析和记录他们的相关信息的过程。这些信息包括他们的利益、参与度、相互依赖、影响力及对项目成功的潜在影响等。
目的:
- 帮助项目经理建立对各个干系人或者干系人群体的适度关注。
- 记录利益、参与情况、对项目成功的影响。
- 识别干系人;管理规划;审查是否合理
- 项目早期就要开始
- 审查若不合理需要调整
- 执行期间定期审查
- 防止干系人遗漏或变动
输入 | 工具和技术 | 输出 |
---|---|---|
1、项目章程 | 1、干系人分析 | 1、干系人登记册 |
2、采购文件 | 2、专家判断 | |
3、事业环境因素 | 3、会议 | |
4、组织过程资产 |
干系人分析
系统地收集和分析各种定量与定性信息,以便确定在项目中应该考虑哪些人的利益
- 第一步:识别全部潜在项目干系人及其相关信息(角色、部门、利益、知识水平、期望和影响力)
- 第二步:分析每个干系人的影响或提供的支持,分类、制定管理策略;
- 权利/利益方格(职权/对项目结果的关注程度)
- 权利/影响方格(职权/主动参与(影响)项目的程度)
- 影响/作用方格(主动参与(影响)项目的程度/改变项目计划或执行的能力)
- 凸显模型(权利(施加自己意愿的能力)、紧急程度(需要立即关注)和合法性(有权参与))
- 第三步:评估关键干系人对不同情况可能做出的反应或应对,以便策划如何对他们施加影响,提高他们的支持和减少他们的潜在负面影响。
干系人登记册
基本信息:姓名、在组织中的职位、地点、在项目中的角色、联系方式。
评估信息:主要需求、主要期望、对项目的潜在影响、与生命周期的哪个阶段最密切相关。
干系人分类:内部/外部、支持者/中立者/反对者
2、规划干系人管理
- 基于对干系人需要、利益及对项目成功的潜在影响的分析,制定合适的管理策略,以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程。
分析干系人需求,制定管理策略,调动干系人参与。
作用:清楚如何与不同干系人活动,从而支持项目利益。
如何管理关系人,考虑的内容比改善沟通和管理团队都要多。
输入 | 工具和技术 | 输出 |
---|---|---|
1、项目管理计划 | 1、专家判断 | 1、干系人管理计划 |
2、干系人登记册 | 2、会议 | 2、项目文件(更新) |
3、事业环境因素 | 3、分析技术 | |
4、组织过程资产 |
分析技术
比较干系人计划参与程度与实际参与程度
发现不一致,可采取专家判断的方式制定行动规划方案
干系人 | 不知晓 | 抵制 | 中立 | 支持 | 领导 |
---|---|---|---|---|---|
干系人1 | C | D | |||
干系人2 | C | D | |||
干系人3 | DC |
D:期望 density C:当前 current
干系人管理计划
- 描述如何管理干系人,相当于关系人管理策略
- 干系人登记册中的信息需要纪录在管理策略中
- 干系人管理计划还可包括:
- 关键干系人的当前和计划参与程度
- 干系人变更的范围和影响
- 干系人之间的关系和潜在交叉
- 目前阶段的沟通需求
- 需要分发给干系人的信息/发送理由
- 发送给干系人所需时限和频率
- 更新计划的频率和规定
3、管理干系人参与
- 在整个项目生命周期中,与干系人进行沟通和协作,以满足其需要和期望,解决实际出现的问题,并促进干系人合理参与项目活动的过程。
满足需求,沟通协作,解决问题。
目的:降低风险、减少混乱、提高支持、降低抵制。
项目团队成员识别干系人,项目经理管理干系人期望。
- 干系人的影响能力在项目启动阶段最大,随后降低。
- 项目经理负责管理干系人参与。
输入 | 工具和技术 | 输出 |
---|---|---|
1、干系人管理计划 | 1、沟通方法 | 1、问题日志 |
2、沟通管理计划 | 2、人际关系技能 | 2、变更请求 |
3、变更日志 | 3、管理技能 | 3、项目管理计划(更新) |
4、组织过程资产 | 4、项目文件(更新) | |
5、 | 5、组织过程资产(更新) |
变更日志Change Log
- 变更日志用来记录在项目过程中发生的各种变更
- 必须让有关关系人了解这些变更及其对项目时间、成本和风险的影响。
- 变更日志不等于变更请求,变更请求批准之后,需要将变更的结果记录到变更日志中。
- 变更日志不等于变更请求
管理技能
- 管理是指导和控制一群人,以便协调他们的行为,来完成个人无法完成的目标。
- 项目经理需要使用的管理技能包括(但不限于):
- 引导大家、达成共识
- 施加影响,支持项目
- 调整组织行为,接受成果
- 演示技能
- 谈判
- 写作技能
- 公开演讲
问题日志Lssue Log
- 可用来记录和监督问题的解决情况。
- 需要根据问题的紧急性和潜在影响,明确的对问题进行描述和分类。
问题日志三要素:问题、责任人、解决期限。优先级。
- 未解决的问题往往是导致冲突和项目延迟的主要原因。
梳理:用到问题日志作为输入的过程:管理项目团队、控制沟通、控制干系人参与
4、控制干系人参与
- 全面监督项目干系人之间的关系,调整策略和计划,以调动干系人参与的过程。
全面监督、调整策略、调整参与
目的:随着项目进展和环境变化,维持/提升干系人参与活动的效率和效果。
需要对干系人进行持续监控
输入 | 工具和技术 | 输出 |
---|---|---|
1、项目管理计划 | 1、信息管理系统 | 1、工作绩效信息 |
2、问题日志 | 2、专家判断 | 2、变更请求 |
3、工作绩效数据 | 3、会议 | 3、项目管理计划(更新) |
4、项目文件 | 4、项目文件(更新) | |
5、 | 5、组织过程资产(更新) |