第十三章：如何召开一次项目启动会

一、什么是项目启动会？

项目启动会是项目启动阶段和项目规划阶段的分水岭，是项目中的一个重要理里程牌，表明已经完成了项目前期的可研和分析，在组织中正式进入规划阶段，并且开始逐步增加人力资源和资金资源以进一步实施项目。

二、项目启动会的作用

一是向组织内部和项目相关方宣布项目正式成立，并赋予项目经理合理使用项目资源的权力。

二是将需要立即执行的工作指令对外发出，在人员整齐的情况下布置尽可能多的任务；

三是在项目发起人及公司高层在场的情况，对外展示项目团队的影响力和相匹配的权力；

四是自我检视项目工作的准备情况。

三、应哪些人员参与？

项目发起人、项目团队成员、项目外部支持的负责人、其他职能部门的负责人、项目的团队专家及咨询顾问、项目产品或服务的上下游客户等

四、项目启动会包含哪些步骤？

第一步介绍项目背景，项目的市场调研结果、项目需求、项目目标及产品描述、项目成功的评判标准、可行性研究中其他方面的评估等，向外界展示整个项目的合理性。

第二步介绍项目的批准流程、项目前期发展的里程碑，如：集团批准、公司批准、地方政府批准、国家发改委备案等。

第三步介绍项目总体的时间计划。一是项目的整体进度计划，二是项目中识别出的重要的里程碑。

第四步介绍项目预算情况，简要介绍项目的大体情况或当下的状态，表明项目有足够的资金支持，同时需要财务、审计部门支持已批准预算的及时调配。

第五步介绍项目的沟通机制和沟通平台，包括与队内部、团队外部、外部机构、公司其他组织部门

沟通，明确内外部的沟通串联方式，包含什么时间、什么会议等。

第六步介绍项目存在的风险，这是一种预警行为，和不同部门讨论不同类型的风险并进行分析，防范于未然。

五、跟踪会后成效

当我们完成项目启动会，还要对启动会的效果进行跟踪，最简单的方法就是发出一个会议记录等待反馈。包含一下三块内容：

第一项目组对会议中的问题给予及时的反馈；

第二将项目组进入规划阶段的任务以书面的方式进行告知；

第三要求各部门反馈与项目对接联络人及其他信息。