关于团队管理（三）--怎样分配工作

      分配工作是日常工作最基础的事，但是，每个项目经理都把它做好了吗？我觉得从三个角度讨论一下这个事：a、根据什么分配工作；b、怎么分配工作；c、给谁分配工作。
1.根据什么分配工作
      我们是根据一个人的能力给他分配工作吗？是根据他的岗位给他分配工作吗？我觉得都不是，我们要根据计划分配工作。计划是我们工作目标，之前制定好的。在制定计划过程中，项目组成员都是参与其中，并且一致通过的。这里面应该把能力、岗位等因素都考虑在内了。既然我们制定了计划，就一定要根据计划分配工作。一是这样避免二次争议。因为有争议，应该在计划讨论的时候都解决了。如果我们此时不严格按照计划分配，之前的工作等于白做了。二是，计划不仅与一个人或一个岗位的工作分配有关，同时也制约整个团队所有成员的工作分配。某个人可能不知道你给其他人是如何分配工作的，但是，他只要看计划，就知道与他相衔接的工作何时能完成，以及他最晚何时完成才不耽误后面工作的开展。如果你打破计划，随意分配工作，就可能打破这种协调机制，让大家都无所适从。
2.怎么分配工作
     回想一下，你之前都是怎么分配工作的？口头交代？书面通知？你分配好的工作下属真正清楚了吗？完成效果怎么样？其实，大多数情况下，都是口头分配工作的，分配的过程也基本是你说他听。认真的下属可能拿个本记一下，不认真的就是听着，到底理解多少，很难说清楚。在网上看过一个工作分配五步法，深以为然。介绍给大家
   A.讲清楚工作任务，包括：工作内容，验收标准、实现要求等。
   B.让下属复述一遍，看记没记住。
   C.阐述工作任务的目的，让他了解做这件事的背景及可能得影响
   D.交流风险及预案，即可能遇到哪些问题，如何处置？哪些自己做主，哪些需要汇报
   E.让下属发表自己的观点，让他谈谈这件事的看法，有没有更好的方案。激励下属主动思考，并适当采纳他的合理建议，可以有助于他转变思维，真正把这件事当成自己的事。
   当然，我不是说事无巨细，都需要这样分配。但是，对于正式的，需要一段时间完成的工作，我还是建议以这种方式来布置。另外，在布置工作过程中，我建议最好形成书面记录，然后邮件抄送。一方面落实到纸面上，可以让大家有契约感，更有利于任务的执行。另一方面，也防止大家针对口头语言理解误差，使工作南辕北辙。
3.给谁分配工作
      其实，探讨这个话题，目的是说说职场中一个经常出现的现象。即，跨级管理。有一些项目组人比较多，可能不是项目经理直接管理每一个成员，中间可能有各岗位的负责人负责管理各自的小团队。我们在分配工作过程中，大多数时候其实是直接对着这些负责人。但是，在某些情况下，部分项目经理有时会故意绕开负责人，直接找到了具体团队成员。可能是表示对这个岗位负责人的不满，也可能是展示一下他的直接领导能力。但是，我的建议是最好不要这样做。一方面，这会让这个团队负责人很难堪，在以后得工作中会很被动。另一方面，也让这个团队成员无所适从。他的直接领导已经给他分配了工作，你直接插进来，听谁的呢？要是听你的，原计划就打乱了。况且，这个事要不要跟他的领导汇报呢？怎么汇报呢？所以，我建议，除非紧急情况，要不切记跨级管理。