[管理与领导-51]：IT基层管理者 - 8项核心技能 - 6 - 流程

前言：

管理者存在的价值就是制定目标，即目标管理、通过团队（他人）拿到结果。

要想通过他人拿到结果：

（1）目标：制定符合SMART原则的符合业务需求的目标，团队跳一跳就可以完成的目标。

（2）授权：要想通过他人获得目标，就必须授权给他人（团队），责权利对等；

（3）辅导：给团队进行辅导、支持、培训，练内功、配装备；只定目标、不考虑团队能力、不给团队支持的管理是站在说话不腰疼的管理，是空洞的管理，务虚的管理。

（4）激励：要对团队进行激励和打鸡血，提升团队积极性和主动性；

（5）沟通：在通信系统中，总线与通信是确保不同模块之间进行畅通的信息交流的手段，沟通就是确保团队成员上下、左右之间，人与人之间的信息角落里的畅通。没有沟通，团队就是一盘山上，各自为战，一个孤岛。

（6）流程：沟通确保了信息的畅通，流程是确保了人与人之间相互协助的方式、做事的规范，是系统有序运行、有条不紊的运转的最有效的方式。流程是一个系统内不同成员之间共同遵守的规范和准则。通信系统中的流程包括：流程图、消息交互图等。有了流程，团队成员就可以有章可循。

（7）决策：在拿到结果的过程中，会出现各种各样的情形，有些情形，团队成员之间无法达成共识，这时候，就需要管理者出面，做出决策，确保团队向着正确的方向推进。

（8）提升：在拿到结果的过程中，也范各种各样的错误，会出现各种各样的不完美的地方，这就需要团队所有成员，包括管理者和团队成员，持续地进行回顾、复盘、反思、改进。

上述8个步骤，是底层管理者所需要具备的8项核心技能，当然，除了上述8项核心技能，IT基层管理者还需要其他辅助技能。

为了避免重复犯同样的错误、为了能够继承优秀的经验和做法、为了使得团队整体的能力得到提升、为了使得团队协作有章可循，这就需要流程来保证，没有流程的团队，就是一团麻！！！

本章重点关注：流程控制

一、什么是流程

1.1 流程

在管理和组织学中，流程是一系列相关活动或步骤的有序集合，旨在实现特定的目标或产出。流程通常由输入、处理和输出组成，并包括中间的活动、决策和控制措施。

流程可以是各种各样的，可以涵盖各个领域和行业。例如，在制造业中，流程可以是传统的生产线，包括原材料的进料、加工、装配和产品的出货。在服务业中，流程可能涉及客户服务、销售过程或项目管理。

流程通常被用来提高工作效率、减少错误和浪费，并确保结果的一致性和标准化。通过定义和优化流程，组织可以实现更高的效率、质量和客户满意度。

流程通常包括以下几个方面：

1. 输入：流程开始时所需的启动物或信息。这可以是原材料、数据、需求或其他资源。输入是流程开始的基础。

2. 处理：流程中实施的一系列活动或步骤，旨在根据特定目标或标准对输入进行处理或转换。这可能包括各种任务、决策、审批和资源的分配。

3. 输出：经过处理后，流程产生的结果或产出。输出是流程的最终目标，可以是产品、服务、报告、策略或其他可交付物。

4. 中间活动和控制：在处理过程中可能涉及的其他活动、决策和控制措施。这些中间步骤可以帮助确保流程的正确执行和结果的质量。

5. 过程所有者和参与者：负责管理和执行整个流程的人员。流程所有者负责流程的设计、改进和绩效。参与者是直接参与处理活动的人员。

通过定义和规范流程，组织可以更好地理解和管理工作流程，并找到改进和优化的机会。流程管理在提高效率、质量和客户满意度方面起到关键作用。

1.2 规章制度

企业的规章制度是为了管理和规范内部工作、行为和活动而制定的一系列规则和举措。它是为了确保组织内部的秩序、合规性和效率。企业的规章制度在组织内部起到指导、约束和管理作用，可以确保组织成员按照一定的规则和流程开展工作，维护组织内部秩序和利益的平衡。它们通常需要经过相关部门或管理层的制定、实施和监督。

二、为什么要流程以及流程化

流程化的主要目的是为了提高效率、减少错误和浪费，并确保工作的一致性和可追溯性。以下是一些流程化的好处：

1. 提高效率：明确定义的流程可以消除冗余、避免重复劳动和混乱，使工作流程更加高效。流程化可以减少不必要的等待时间和停顿，加速任务的完成。

2. 降低错误和风险：流程化可以通过标准化工作步骤、文档化要求和提供指导，降低错误和风险的发生。流程化使得每个人都按照同样的准则和流程来完成任务，减少可能产生的偏差和失误。

3. 提高一致性和质量：明确的流程可以确保工作结果的一致性和质量。通过设定标准和规范，流程化可帮助组织实现更高的标准化水平，确保每个人都按照相同的要求和标准进行工作。

4. 管理和监控：流程化使得工作流程更具可管理性和可监控性。通过设定明确的流程和流程中的节点，管理层可以更好地了解工作的进展和问题的发生，并及时采取措施解决。

5. 培训和传承知识：流程化可以方便培训新员工，使其快速掌握工作流程和要求。同时，流程化也有助于知识的传承，确保即使发生员工变动或离职，组织的工作能够平稳进行。

6. 持续改进：流程化为组织的持续改进提供了基础。通过不断监测和评估流程的执行和效果，识别问题和瓶颈，并进行改进，提升工作效率和质量。

总而言之，流程化可以帮助组织实现更高的效率、一致性和质量，减少错误和浪费，并提供良好的管理和监控基础。它在不同领域和各种任务中都有广泛的应用，并为组织的持续改进和成功打下基础。

三、建立流程常见的误区

3.1 误区

在建立流程时，可能会遇到一些常见的误区。以下是几个常见的误区及其解释：

1. “盲目追求完美的流程”：有时候，人们可能过于追求完美的流程，试图在一开始就设计出所有可能的情况和变化。然而，事实是，流程是有生命力的，需要根据实际情况进行优化和改进。因此，将流程看作是一个持续改进的过程，而不是一次性的终点。

2. “流程过于复杂”：过度复杂的流程可能导致混乱和不必要的繁琐。流程应该简单明了，易于理解和执行。过程中的每个步骤和环节都应具有明确的目的和价值，避免不必要的复杂性。

3. “过度依赖流程”：有时，人们可能过度依赖流程，将流程当作是唯一的解决方案，忽视了灵活性和创新的需要。流程应该是指导和支持工作的工具，但也应该给予员工一定的自主权和自由度，以适应变化和解决问题。

4. “缺乏沟通和参与”：在制定流程时，忽视员工的经验和意见是一个常见的误区。流程的制定过程应该充分关注员工的实际操作和反馈，通过沟通和参与，获取他们的意见和建议，以确保流程的可行性和有效性。

5. “不及时更新和改进”：流程是随着时间和环境的变化而演变的，因此，不及时更新和改进流程是一个常见的误区。流程应该经常进行评估和审查，根据实际情况和反馈进行调整和改进，以确保其持续适应组织的需求和目标。

在建立流程时，要避免上述误区，需要灵活性、协作性和持续改进的思维方式。流程不是僵化的规则，而是有助于提高效率和质量的指导工具，需要与实际情况相结合，不断优化和适应变化。

3.2 错误做法

在建立流程时，可能存在一些常见的错误做法，下面列举了几个需要避免的错误做法：

1. 不了解实际情况：建立有效的流程需要对实际情况进行充分了解。如果没有充分了解组织内部的业务和运作方式，建立的流程可能不切实际或无法执行。

2. 忽视参与和沟通：流程的建立应该是一个协作的过程。忽视员工的意见和反馈，没有进行充分的沟通和参与，可能导致流程难以被接受和执行。

3. 不进行培训和沟通：建立流程后，必须进行培训和沟通，确保所有相关人员充分理解流程的要求和步骤。如果缺乏培训和沟通，员工可能不清楚如何正确执行流程，影响流程的有效性和执行结果。

4. 过度复杂化：过度复杂化的流程难以理解和执行。流程应该简单明了，避免过多的环节、流程和不必要的复杂性。

5. 缺乏灵活性：过于刻板和死板的流程可能无法适应实际情况中的变化和特殊情况。流程应该具有一定的灵活性，能够应对变化和特殊情况。

6. 忽视持续改进：流程应该视为一个持续改进的过程，而不是一次性的终点。忽视持续改进，不进行流程的评估和优化，可能导致流程逐渐失效或不再适应组织的需求。

四、流程建立常见的手段和方法

在建立流程时，可以采用一些常见的手段和方法来确保流程的有效性和可执行性。

以下是一些常见的手段和方法：

1. 流程图：使用流程图可以清晰地描述流程的步骤和流程之间的关系。流程图可以帮助大家更好地理解流程，并发现其中的问题和改进点。

2. 价值流图：价值流图是一种更高级的流程图，用于分析和优化价值流，识别和减少非价值增加的活动和浪费。通过价值流图，可以判断流程中每个步骤的价值和必要性，从而进行优化。

3. 标准操作程序（SOP）：SOP是一种详细说明特定任务或流程中步骤和要求的文档。SOP提供了明确的指导，确保每个人都按照相同的标准进行工作。

4. 培训和沟通：为了确保流程的正确执行，进行培训和沟通是关键的手段。培训可以帮助员工理解流程的目的和步骤，而沟通可以确保每个人都清楚流程的要求和变化。

5. 管理和监控：建立流程后，需要进行管理和监控，以确保流程的有效执行和持续改进。这可以通过制定关键绩效指标（KPIs）、定期审查和评估流程的执行情况来实现。

6. 流程评估和改进：对现有流程进行评估和改进是建立有效流程的重要方法。通过评估流程的执行情况、效率和问题点，可以找到改进的机会，并对流程进行调整。

7. 持续改进文化：建立持续改进的文化是确保流程始终有效的重要方法。通过鼓励员工提出改进意见、建立反馈机制和持续优化流程，可以不断提高工作效率和质量。

以上是一些常见的手段和方法，旨在帮助组织建立有效的流程。选择适合组织需求和情况的手段和方法，并根据实际情况进行调整和改进，以确保流程的顺利执行和持续改进。