项目沟通管理

项目沟通管理是确保及时、正确地产生、收集、分发、存储和最终处理项目信息所需的过程。

1. 是制定策略，确保沟通对干系人行之有效
2. 是执行必要活动，以落实沟通策略

沟通
沟通是指用各种上可能的方式来发送或接收信息。发送或接收的信息可以是想法、指示或情绪。这些方式包括活动（如会议和演讲）和媒介（如电子 邮件、社交媒体、项目报告或项目文档）。
项目经理的大多数时间用于与团队成员和其他项目干系人沟通，包括来自组织内部（组织的各个层级)和组织外部的人员。

书面沟通5C原则

• 正确的语法和拼写（Correctness）：语法不当或拼写会分散注意力，甚至可能扭曲信息含义，降低可信度。
• 简洁的表述（Concise）：简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性。
• 清晰的目的和表述（Clarity）：确保在信息中包含能满足受众需求与激发其兴趣的内容。
• 连贯的思维逻辑（Coherent）：写作思路连贯，在整个书面文件中使用诸如“引用”和“小结”的小标题。
• 善用控制语句和承接（Controlling）：可能需要使用图表或小结来控制语句和思路的承接。

在沟通管理过程中一定要善于运用非语言信号为语言的效果进行铺垫，真诚的微笑，热烈的握手，专注的神态，尊敬的寒暄，都能给对方带来好感，活跃沟通气氛，加重后面语言的分量。

1. 积极倾听。
2. 理解文化和个人差异。
3. 识别、设定并管理干系人期望。
4. 强化技能。

1 规划沟通管理

基于每个干系人或干系人群体的信息需求、可用的组织资产以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
本过程的主要作用：

1. 及时向干系人提供相关信息；
2. 引导干系人有效参与项目；
3. 编制书面沟通计划。

1.1 输入

1. 项目章程
2. 项目管理计划
   • 资源管理计划：指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。团队成员和小组可能有沟通需求，应该在沟通管理计划中列出。
   • 干系人参与计划：干系人参与计划确定了有效吸引干系人参与所需的管理策略，而这些策略通常通过沟通来落实。
3. 项目文件
   • 需求文件：可能包含项目干系人对沟通的需求。
   • 干系人登记册：用于规划与干系人的沟通活动。
4. 事业环境因素
5. 组织过程资产

沟通模型

沟通方法

1. 互动沟通：在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通方式。
2. 推式沟通：向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。如：信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客和新新闻稿。
3. 拉式沟通：适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。如：门户网站、组织内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。

1.2 输出

1. 沟通管理计划：沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何规划、结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。
2. 项目管理计划（更新）
3. 项目文件（更新）

2 管理沟通

确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置。
本过程的主要作用是，促成项目团队与干系人之间的有效信息滚动。

2.1 输入

1. 项目管理计划
   • 资源管理计划：描述为管理团队或物质资源所需开展的沟通。
   • 沟通管理计划：描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。
   • 干系人参与计划：描述如何 用适当的沟通策略引导干系人参与。
2. 项目文件
   • 变更日志
   • 问题日志
   • 经验教训登记册
   • 质量报告
   • 风险报告
   • 干系人登记册
3. 工作绩效报告
4. 事业环境因素
5. 组织过程资产

2.2 输出

1. 项目沟通记录
2. 项目管理计划（更新）
   • 沟通管理计划：如果本过程引起了项目沟通方法发生变更，就要把这种变更反映在项目沟通计划中。
   • 干系人参与计划：本过程将会引起干系人的沟通需求以及商定的沟通策略更新。
3. 项目文件（更新）
   • 问题日志
   • 经验教训登记册
   • 项目进度计划
   • 风险登记册
   • 干系人登记册
4. 事业环境因素

3 监督沟通

确保满足项目及其干系人的信息需求。
要过程的主要作用是，按沟通管理计划和干系人参与计划的要求优化信息传递流程。

3.1 输入

1. 项目管理计划
   • 资源管理计划：通过描述角色和职责，以及项目组织结构图，资源管理计划可用于理解实际的项目组织及其任何变更。
   • 沟通管理计划：是关于及时收集、生成和发布信息的现行计划，它确定了沟通过程中的团队成员、干系人和有关工作。
   • 干系人参与计划：确定了计划用以引导干系人参与的沟通策略。
2. 项目文件
   • 问题日志：提供项目的历史信息、干系人参与问题的记录，以及它们如何得以解决。
   • 经验教训登记册：在项目早期的经验教训可用于项目后期阶段，以改进沟通效果。
   • 项目沟通记录：提供已开展的沟通的信息。
3. 工作绩效数据
4. 事业环境因素
5. 组织过程资产

3.2 输出

1. 工作绩效信息
2. 变更请求
3. 项目管理计划（更新）
   • 沟通管理计划
   • 干系人参与计划
4. 项目文件（更新）
   • 问题日志
   • 经验教训登记册
   • 干系人登记册

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问答题

1. 请简述管理沟通的依据。
   答：

项目管理计划

• 资源管理计划
• 沟通管理计划
• 干系人管理计划

项目文件

• 经验教训登记册
• 干系人登记册
• 问题日志
• 风险登记册
• 项目进度计划

2. 请简述沟通模型包含的5个基本状态。
   答：

已发送、已接收、已理解、已认可、已转化为积极的行动