（十二）项目采购管理

一、定义

项目采购管理概念

项目采购管理包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成果的各个过程，包括编制和管理协议所需的管理和控制过程。
其过程包括：
12.1 规划采购管理：记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程
12.2 实施采购：获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。
12.3 控制采购： 管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。

项目采购管理的核心理念

与采购过程相关的重大法律义务和惩罚，通常超出大多数其他的项目管理过程
通常情况下，项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议，但应该对采购过程有足够了解，以便做出与合同及合同关系相关的明智决定

什么是协议？

项目采购过程围绕协议进行，买卖双方之间的协议是法律文件 （合同）
指对双方都具约束力的协议，使卖方有义务提供规定的产品、服务或成果，使买方有义务支付货币或其他有价值的对价
合同可简可繁，应该与可交付成果和所需工作的简繁程度相适应
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因应用领域不同，协议可以是合同、服务水平协议（SLA)、谅解备忘录、协议备忘录 (MOA）或订购单
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协议内容及签订时的要点

• 应明确预期的可交付成果和结果，包括从卖方到买方的任何知识转移
• 合同未规定的任何事情则不具有法律强制力
• 文化和当地法律对合同及其执行性均有影响
• 大多数组织都有相关的书面政策和程序，来专门定义采购规则，并规定谁有权代表组织签署和管理协议
• 通常把描述产品、服务或成果的文件作为独立的附件或附录，以便合同正文使用标准化的法律合同用语
  

协议内容及签订时的要点

• 大多数情况下，卖方是受正式合同关系约束的外部承包商。
• 在小型组织或初创企业，以及未设置购买、合同或采购部门的组织，项目经理可以拥有采购职权，能够直接谈判并签署合同（分散式采购）
• 在更成熟的组织中，由专设部门开展实际的采购和合同签署工作，即采购、谈判和签署合同（集中式采购）
  

合同生命周期中的卖方变化

项目采购管理的趋势和新兴实践

• 工具的改进：在线工具和管理软件（如BIM)
• 更先进的风险管理：合同风险管理
• 变化中的合同签署实践：公认的标准合同范本
• 物流和供应链管理：材料物流管理和本地供应商
• 技术和相关方关系：网络摄像，改善沟通
• 试用采购：潜在或候选供方的试用（POC）
  

二、规划采购管理

规划采购管理概念

是记录项目采购决策、明确采购方法，识别潜在卖方的过程
应该在规划采购管理过程的早期，确定与采购有关的角色和职责
项目进度计划对规划采购管理过程中的采购策略制定有重要影响。在制定采购管理计划时所做出的决定也会影响项目进度计划

招投标经典步骤

• 准备采购工作说明书(SOW)或工作大纲(TOR);
• 准备高层级的成本估算，制定预算；
• 发布招标广告；
• 确定合格卖方的短名单；
• 准备并发布招标文件；
• 由卖方准备并提交建议书；
• 对建议书开展技术（包括质量）评估；
• 对建议书开展成本评估；
• 准备最终的综合评估报告（包括质量及成本），选出中标建议书；
• 结束谈判，买方和卖方签署合同。
  

输入

组织过程资产

• 预先批准的卖方清单

经过适当审查的卖方清单可以简化招标所需的步骤，并缩短卖方甄选过程的时间。

• 正式的采购政策、程序和指南

大多数组织都有正式的采购政策和采购机构。如果没有，项目团队就应该配备相关的资源和专业技能，来实施采购活动。

• 合同类型

组织使用的各种合同协议类型也会影响规划采购管理过程中的决策

第一大类： 总价合同

为既定产品或服务的采购设定一个总价
这种合同应在已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用

• 固定总价（FFP)
• 总价加激励费用（FPIF)
• 总价加经济价格调整 (FPEPA)
  

固定总价合同（FFP)

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