第十章项目沟通管理

项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地生成、收集、发布、存储、调用并最终处置所需的各个过程。
最好使用交互式沟通。
有效果+有效率

沟通方式比较

方法	特点	适用场景
正式书面	内容严谨、可追溯、易保存	根据合同进行的沟通：终止某供应商的工作
正式口头	速度快、受众多，具有正式意义不易追溯	项目启动会
非正式口头	效率高，保密好	某个团队成员表现不太好的首次沟通
非正式书面	可追溯、易保存、格式无要求，较随意	团队成员的笔记、便条即时贴

• 垂直（上下级）与水平（同级）沟通
• 内部（项目内）与外部（对客户/媒体/公众等）沟通
• 正式书面：项目管理计划，终止通知书，报告。
• 非正式书面：电子邮件。
• 正式口头：演讲
• 非正式口头：会议、交谈。

传递的三个方式

• 文字、图片：7%
• 语气、声调：38%
• 动作、表情、眼神：55%

规划沟通管理

根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制定合适的项目沟通方式和计划的过程。
确定干系人的信息需求，定义沟通方法。
Who(谁向谁沟通)；When；How；
确保有效率的和有效果的沟通。

输入	工具和技术	输出
1.项目管理计划	1.沟通需求分析	1.沟通管理计划
2.干系人登记册	2.沟通技术	2.项目文件（更新）
3.事业环境因素	3.沟通模型
4.组织过程资产	4.沟通方法
	5.会议

微软的沟通效率：

1、能站着不坐着；
2、能在工位解决不进会议室；
3、如果告诉下属做什么，直接把要求写到纸上，放到桌子上，让下属直接做；
4、能直接下达命令，不下红头文件，效率非常高。

沟通需求分析

沟通渠道计算

1. 沟通渠道=N（N-1）/2 N为干系人数量
2. 注意题目是否包含PM本身（描述：干系人；除PM外等）。
3. 是增加了还是增加到
4. 注意确定谁与谁沟通，谁接受什么信息。
5. 最佳实践：沟通的轻重缓急

沟通漏斗

你心里想的100%；你嘴上说的80%；别人听到的60%；别人听懂的40%；别人行动的20%

沟通方法

三种沟通方法：

• 交互式：最好的方式，PMI推崇，可以实时获取反馈，确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法（会谈、电话会议、视频会议等）
• 推式：（信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、新闻稿）
• 拉式：人数众多时使用（企业内网、电子在线课程、知识库）

沟通管理计划

• 干系人的沟通需求；需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度；发布相关信息的原因；
• 不是单纯的方法论，还包括一些具体内容（沟通需求等）
• 包括：沟通频率；沟通技术与方法；为沟通安排的资源；问题升级流程；通用术语表；沟通制约因素（法律、组织等）；用于沟通的模板（会议记录等）

管理沟通

根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。

作用：执行沟通管理计划

输入	工具和技术	输出
沟通管理计划	沟通技术	项目沟通
工作绩效报告	沟通模型	项目管理计划（更新）
事业环境因素	沟通方法	项目文件（更新）
组织过程资产	信息管理系统	组织过程资产（更新）

信息管理系统

• 用来管理和分发项目信息的工具
• 纸质工具（信件、备忘录、报告和新闻稿等）
• 电子工具(电子邮件、传真)
• 项目管理电子工具（WebEx，项目管理软件）

报告绩效

• 包括：状态报告，进展测量结果，预测结果
• 比对+预测
• 可繁可简

项目沟通

• 从创建到理解信息的过程（创建、分发、接收、告知、理解信息所需的活动）。
• 信息紧急性，传递方法，机密程度都会影响项目沟通。
• 如：将整理好的绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本等情况告知相关干系人。

控制沟通

• 在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的要求。
• 监控沟通，确保项目关系人对信息的需求。
• 随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。
• 控制沟通可能导致重新规划沟通/管理沟通。
• 保证沟通的有效果和有效率：指通知变更受影响的个体。

输入	工具和技术	输出
项目管理计划	信息管理系统	工作绩效信息
项目沟通	专家判断	变更请求
问题日志	会议	项目管理计划（更新）
工作绩效数据		项目文件（更新）
组织过程资产		组织过程资产（更新）