很多公司在做信息系统实施的时候,我都会要求他们先做一件事——“顶层设计”,用大白话说就是IT规划或者信息化规划。
那么到底什么是信息化规划?中小企业适不适合去做信息化规划?该怎么做?由谁去做?......本着说人话,不废话的原则,这篇给大家分享关于企业信息化建设的10年经验,以及企业信息化建设的思路,希望能够帮助到你。
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01 企业信息化规划是什么?为什么要做?
定需求、盘逻辑、搞选型、做实施、看价值
对于企业信息化规划,大家普遍认同的定义是这么说的——
企业信息化规划,就是通过制定信息化系统架构、确定信息系统各部分的逻辑关系、搞定系统选型和实施策略,对企业信息化目标和内容进行整体规划,从而全面系统地指导企业信息化的进程,及时地满足企业发展的需要,促进企业战略目标的实现。
我们从这个定义中抽出来5个词,他们分别是:定需求、盘逻辑、搞选型、做实施、看价值。
怎么去理解这5组词呢?我举个实际例子:
假如你是一家连锁餐饮企业的老板,你的目标是3年内XX餐饮店围起来能绕地球一圈儿,你该怎么做呢?
你首先需要了解自己餐馆的业务,比如顾客点餐、库存管理、员工排班等,从中找到最需要改善的地方,是顾客体验差?还是库存管理乱?还是人手不足?......这是在定需求。
接下来你需要了解整个餐馆的运作流程,从顾客到店开始,到用餐结束,这其中的业务时怎么运作的,啥时候点餐,等餐时间,后厨怎么安排出菜,怎么买单......等等,这是在盘逻辑。
然后要根据需求和业务逻辑,针对性去”上系统“了,比如——
- 引入一套电子点餐系统可以提高点餐效率,避免传统手写点单的混乱
- 上一个库存管理系统可以及时了解食材的使用情况,避免浪费
- 引入考勤排班系统,可以更方便地管理员工的工作时间,确保餐馆有足够的人手
- 使用客户关系管理(CRM)系统,记录顾客的喜好和消费习惯,可以更精准地进行营销和促销活动
- ......
这是在搞选型。
确定自己要上的系统之后,你还得和系统厂商配合,将你需要的系统落地,并且让员工能够用起来,从1个试点逐步扩展,最后实现你的餐饮帝国的”战略目标。这是在做实施。
最后,你还需要利用数据分析工具了解餐馆的运营情况,比如哪些菜最受欢迎,哪个时段生意最好等,上了系统后客流量增加了多少,效率提高了多少,回头客多了多少,盈利增长了多少......这是在看价值。
在这个例子中,这些引入的系统就是把手工操作变成了自动化,让企业更专注于经营,提升了整个企业的竞争力,这就是企业信息规划——
即通过科学合理地引入信息技术,让公司的运作更高效、更智能,服务更贴近需求。
那么企业信息化规划到底有什么用呢?
著名管理学家史蒂芬.科维在提出时间管理领域的”四象限法则“时有一个非常重要的理念:”以终为始”。这4个字同样抓住了企业信息化规划的精髓——
“如果你连 3-5 年后想要达到的目标都不知道,又怎么能有机会实现这一目标呢?”
正如上面我所说,企业信息化规划回答了一个非常重要的问题:
需要进行哪些IT变革才能使 IT 与组织目标保持一致、支持组织的业务战略并为组织创造价值?
从这个角度来看,企业信息化规划更专注于重要的事情,而不是紧急的事情,它创建了一种实现企业最重要目标的机制,是保证企业实现可持续发展的重要基石。
02 企业IT战略规划什么时候去做?由谁来做?
看十年,想三年,做一年
在这一章,我们重点回答3个问题:
- 企业发展到什么阶段开始做信息化规划比较好?
- 企业信息化规划一般什么时候去做?持续多久?
- 企业信息化规划应该由谁来承担?
企业发展到什么阶段开始做信息化规划比较好?
有很大一部分中小企业的老板会问我一个问题:”我这公司还小,也没几个人,现在就做信息化规划是不是有点多余了?”
我会告诉他们:“如果你想在3-5年后依然保持盈利,在8-10年之后市场中依然能看到你的企业,你就去做。”
企业信息化规划重点不在“做”,而在“规划”。
拿我上面举得例子,一个小小的餐馆都是需要做“信息化规划”的,你又有什么理由不去做呢?
所以很多老板提出这个问题,其实想问的是“大型企业和中小型企业在做信息化规划时有什么区别和不同?”
小型企业通常主要根据成本和便利性来做出采购决策,主要是根据他们能够以多快的速度和多便宜的价格获得所需的东西。而在大型企业中,还有更多比项目的前期成本更重要因素。
这又是另一个大的问题了,这里不再展开讨论,后续大家有需求我考虑专门写一篇文章讲讲。
企业信息化规划一般什么时候去做,持续多久?
企业信息化规划,既要站在现在看未来,也要站在未来看现在,就像阿里的曾鸣所说:“看十年,想三年,做一年”。
另外,一般一个企业信息化规划项目的生命周期在3-5年,并且每年都要进行评估和调整。超过这个时间段,你的信息化规划可能就已经OUT了,不具备指导意义。
企业信息化规划由谁来做?
通常,企业信息化规划是由企业高管和IT部门一把手(CIO)发起。他们会组成专项小组,指派专门的人去制定战略计划、管理优先级流程、启动和完成项目,并对信息化规划的最终实现效果负责。
谁领导这个项目呢?
通常是首席信息官(CIO),不过这也取决于企业的规模和IT流程的汇报关系,不能一概而论。只需要达成一个共识:无论谁领导此项目,企业信息化规划都需要最高领导层的支持和批准,以便:
- 确保整个企业都支持并合力推动这一项目
- 更好的协调实施企业信息化规划所需的资源
- 使企业信息化规划与业务规划、设施国华和组织的任何其他高层级规划保持一致
03 企业信息化规划怎么做?有哪些步骤?
前面说了那么多,终于进入到最核心的环节了,企业信息化规划该怎么做?这么庞大的一个建设蓝图我该怎么设计?
我将企业信息化规划分为4大模块,10个步骤,我想他们能为你做企业信息化规划提供具有参考性的指导意义。
第1阶段,确认业务目标
一家企业想要做好信息化规划,你需要了解的第一件事情就是——公司的业务是怎么开展的
所以第一阶段的主要任务就是确认企业的业务发展方向,从而得出相应的信息技术建设目标。下面这个问题清单,能够帮助你更好的找到答案:
- 我们服务的客户是谁? 他们想要实现什么目标?
- 我们向客户提供什么?
- 目前我们的客户对我们的技术和服务有何看法?
- 我们的系统开发和交付目标是什么?
- 当前流程中存在哪些瓶颈?
- 我们现在已经实现了哪些信息化以及未来将实现哪些信息化?
- 我们最大的创新机会是什么?
- 哪些内部和外部因素会影响我们的计划?
- 我们将如何监控和审查该计划?
再举个实际企业应用例子,帮助大家更好的理解,下文案例所涉系统:简道云
史丹利百得集团(苏州)在明确了要打造“数字智能工厂”的业务目标后,第一步就是做业务流程梳理——
“我们首先基于简道云开发业务表单,梳理规范流程,实现标准统一。”包括但不限于:
- 设备管理的业务流程梳理,比如故障提醒、维修进度、保养周期等等
- 供应商关系管理的内外协同,比如订单协同、收发协同、财务协同等等
- 仓储管理的智能化流程,比如领用及库存数据实时共享、供应商自主补货、先使用再月结等等
- ......
通过对目标业务流程的梳理,就可以得出如下图所示的“信息化系统架构图”。这张架构图来完全自于业务,最终也会服务于业务。
第2阶段:评估IT现状
企业信息化规划的第2步是要弄清楚——公司现在已经有了什么信息系统,这些信息系统是怎么去支撑他的业务开展的。
这也是企业信息化规划第二阶段的主要任务:对企业的信息系统现状进行调查及评估。
评估现有的 IT 基础设施能够有效帮助企业定义问题、查看哪些信息化是有效的,以及如何利用现有资源,以下两个问题可以帮到你:
- 团队和部门如何使用这些信息化技术的?他们使用什么工具、软件或系统? (这个问题的答案应该来自从企业内各个团队和单位收集的信息)
- 哪些信息化技术是有用的?哪些是没用的? (分析哪些工具、软件和系统提供了最大的价值,哪些并没有提供价值)
然后基于前两步,去寻找与之匹配的信息系统的能力是什么,也就是说,企业将要实施哪些系统。
这里同样举个例子——
全球八强乳品企业蒙牛很早就开始了数字化系统的建设,尤其是在供应链管理、生产质量管理等方面建设了先进、完善的数字化管理体系。
但是现如今科技发展日新月异,全社会的数字化转型都在不断加速,哪怕是像蒙牛这样信息化已经很完备的大型企业,依然有许多新的信息化需求亟待解决。
面对这种情况,蒙牛是怎么做的呢?——评估企业的IT现状!
蒙牛的员工有4万多人,内部有SAP、OA、CRM等各种各样的系统,基本上核心的业务系统都已经完备,但在原有核心系统边界外,还有很多的“IT真空”层的存在:
- 比如各个系统之间的数据能否丝滑打通
- 比如非核心业务场景的信息化系统需求怎么实现
- ......
基于此,蒙牛快速确定了自己的IT需求——需要一款试错成本低、快速落地快速验证、让哪怕不懂变成的业务员工都能轻松上手的轻量级数字化平台。
在这样的背景下,蒙牛引入了简道云,作为他们快速实现并迭代业务需求的工具,搭建了销售管理、行政管理、IT类、数据类以及其他一些非核心业务场景下的应用,同时也充当了一个数据中台的角色,打通了比如考勤和报销系统之间的数据,填补了“IT真空”。
同时这些场景和模型的搭建,不仅限于IT人员,还能够让业务同事掌握这样的零代码开发工具,一年多的时间,蒙牛内部培养了600多名来自业务部门的全民开发者,他们用简道云搭建了销售管理、行政办公、生产管理等超过600个应用,让业务场景的各个角落都得到了效率提升
第3阶段:设计IT目标环境
这一阶段是最困难,也是最复杂的一个阶段,在这一阶段,你需要做的4个关键任务分别是——
- 决定将来的技术架构和应用需求
- 定义标准的方向、章程和原则
- 识别流程改善的机会
- 确定 IT 组织架构及管理模式
基于这4个关键任务,第一步,你需要了解“同行最佳案例信息”,研究什么——
- 他们的技术架构
- 他们的技术标准
- 他们的IT 流程
把这三点研究透了,然后再对照评判自己的企业条件,看看哪些能参考,哪些能直接套用,哪些需要改动,哪些完全不需要,从而生成自己的一套技术架构图。
在这过程中,还要做的第二件事就是——跨部门的研讨会(举行 3-4次),研讨什么?
- 原则/章程/标准
- IT 组织及管理架构
- IT 流程
- IT 长期发展趋势
最后将所有这些信息保存在一个特定的文档中,以便清楚地了解架构、财务支出以及谁将使用它。
第4步:制定行动计划
由于企业信息化规划是为了支撑业务需求的,因此你需要确保其功能实用且具有成本效益。
这就是为什么确定一些关键指标和 KPI非常重要 ,我们可以使用它们来衡量和分析信息化策略随着时间的推移的绩效。比如:
- 服务水平指标,例如投诉电话的次数
- 运营指标,例如产能利用率
- 业务级指标,例如预算和客户满意度
- 定性指标,例如最终用户和客户反馈
如果实施得当,企业信息化规划可以成为推动业务增长和提高效率的强大工具,直接支持企业业务目标的达成。
以上,希望对大家有所帮助!