什么是项目计划？项目计划如何制定？

做不好项目计划的项目管理，注定会失败！

项目计划是帮助管理人员有效实现目标的非常重要的一环，在开始任何项目之前，制定一份详细的计划作为所有参与者的指导性文件非常重要。那么什么是项目计划？项目计划又该如何制定呢？

这篇文章跟大家唠一唠什么是项目计划以及它包括哪些内容，分享五个步骤来帮助大家编写项目计划，并且分享两个实际应用例子。

简道云项目管理系统模板，可以直接查看和使用：https://www.jiandaoyun.com

01 什么是项目计划？

项目计划是项目经理用于规划和组织工作的关键文件，里面详细列出了项目的目标，通常也会注明项目经理是如何计划实现这些目标的。

项目计划通常涵盖时间表、必要资源的描述、预算、项目范围的描述，以及各个阶段和里程碑的信息。

注意：项目计划不是一次性文件，它会随着项目需求的发展而不断更新，并作为所有相关方的集中指导资源。

02 项目计划中应包括哪些内容？

一个完整的项目计划根据项目的性质有所不同，但无论项目类型如何，都应包含几个关键要素：

• 范围：项目范围明确了为完成项目需要完成的所有任务，确保团队了解具体工作内容和范围。
• 目标：项目的最终目标是希望在项目结束时实现的成果，同时可以设定较小的阶段性目标，确保每个步骤都有明确的方向。
• 资源：列出完成项目所需的所有资源，包括实物材料、数字软件以及能够在特定领域提供帮助的人员，以确保项目能顺利进行。
• 行动步骤：详细概述每个阶段的具体行动步骤，确保每个较小的目标都有明确的实现路径。
• 时间表：项目时间表将各个目标与时间敏感的截止日期相结合，确保各个方面按时完成。
• 约束：约束是可能对项目的任何步骤构成潜在挑战并影响项目完成的因素，需要提前识别并制定应对措施。
• 应急计划：应急计划是原始计划的备用方案，当项目流程的任何阶段出现问题时，可以迅速实施该计划以减少影响。

03 如何制定项目计划？

在创建项目计划时，可以按照以下五个步骤进行，下面涉及到的相关项目管理工具来自：简道云项目管理系统。

1. 确定项目范围

首先，需要明确项目的范围以及它可能涉及到的工作内容。

项目范围涵盖为推进项目进展需要完成的所有任务，包括小的生产力目标、资源列表、项目的持续时间及其完成期限。

2. 概述需要完成的工作

接下来概述项目成功所需完成的工作。

这包括列出完成每项任务的具体步骤、根据任务的重要性确定优先级、为每个任务设定时间表和截止日期，并在需要时分配资源。

图源：简道云项目管理系统计划表

3. 制定项目任务的时间表

根据项目范围内确定的目标、持续时间和截止日期，使用前一步的工作大纲创建项目时间表。

时间表有助于跟踪项目进展，确定项目进度是提前、落后还是按计划完成。除了项目的整体时间表，为每个独立阶段创建具体的截止日期也非常重要。

4. 预设可能遇到的问题并制定应急计划

考虑执行计划时可能遇到的任何意料外的情况，例如材料或人员的可用性、天气变化或其他突发问题。

一旦确定了项目的潜在挑战，便可以制定应急计划，为每个问题挑战制定解决方案。这样，在遇到困难时，可以迅速实施备用方案，确保项目进度不受大的影响。

5. 开始项目

指定完详细的项目计划后，就可以按照预定的计划进行项目，完成实现项目最终目标所需的所有任务。

注意：在项目进展过程中，项目计划的完成情况一定要实时更新，以反映最新状态，并确保团队成员了解最新情况，这里就建议用项目管理工具实时去呈现项目状态了。

04 项目计划示例

1. 举办办公室节日派对的项目计划

范围：该项目的最终目标是在元旦举办一场跨年派对。

持续时间：一个月用于筹划活动，一天用于举办活动。

目标：

• 确定主题和装饰
• 选择娱乐活动
• 订购茶点
• 列出宾客名单

资源：

• 节日装饰品
• 节日表演者
• 茶点、餐具和碗碟
• 游戏材料
• 邀请函
• 员工制作和发送邀请函以及装饰办公室

工作分解及时间表：

• 12月1日前确定主题
• 12月7日前收集装饰品和游戏材料
• 12月15日前预订娱乐节目
• 12月17日前发出邀请
• 12月25日前统计回复数量
• 12月26日前订购茶点
• 12月30日下班后装饰办公室
• 12月31日举办派对

限制：

• 员工的时间和计划（影响参与人数）
• 食物过敏

应急方案：

• 如果大多数员工12月底无法参加，那么聚会可能会改在12月25日或12月27日举行。
• 如果有员工对某些食物过敏，这些食材和菜肴将不会被列入菜单。

2. 招聘新接待员的项目计划

范围：该项目的最终目标是本月底前为办公室聘请一名新的接待员。

持续时间：不到一个月。

目标：

• 列出职位空缺
• 评估候选人
• 进行面试
• 向候选人提供职位
• 完成入职培训

资源：

• 员工撰写招聘信息
• 发布招聘信息的平台
• 员工收集申请和申请材料
• 员工查看申请
• 员工进行面试

工作分解及时间表：

• 7月1日：发布招聘信息
• 7月10日：开始评估候选人
• 7月15日：完成初轮筛选
• 7月20日：安排并进行面试
• 7月25日：选择合适的候选人并提供职位
• 7月30日：完成所有入职培训和相关手续

限制：

• 候选人数量和质量
• 招聘时间紧迫

应急方案：

• 如果合适的候选人数量不足，可能会考虑延长招聘期限或使用猎头服务。
• 如果在规定时间内没有找到合适的人选，可能需要暂时由现有员工轮流承担接待员的职责。

以上，希望对大家有所帮助！