什么是库存预警系统，如何搭建自动化库存预警系统

中小工厂库存管理实践中，人工记录滞后、预警机制缺失常导致缺料停产、数据失真等问题，传统 Excel 表格或依赖经验的管理模式已难以满足实时监控需求。因此，构建自动化库存预警系统成为提升库存周转率、降低运营风险的关键。

本文围绕中小工厂库存管理痛点，提供低成本、易操作的自动化预警系统搭建方案。剖析问题根源，指出人脑记忆局限性、数据更新延迟、预警规则缺失是核心障碍。继而详解系统搭建步骤：通过 “产品档案表” 建立基础数据底座，以 “库存变动记录表” 实时追踪出入库动态，利用计算字段与自动流程设置预警规则（如库存低于安全阈值时触发通知），并通过可视化看板集中展示风险信息。同时强调实施要点，如强制数据录入规范、分层预警规则设计、员工操作培训等，避免常见坑点。

如果你也正被库存误差、物料短缺、报表滞后这些问题困扰，不妨往下看，也许能给你一点启发。

一、先说痛点：库存为什么会出问题？

我们先别急着上系统，先搞清楚“为啥出问题”——这比怎么解决问题还重要>>>进销存系统

总结下来，中小工厂库存预警做不好，往往有这几个坑：

• 靠人脑记忆：还在靠仓管脑子记着哪种料差不多没了，万一请假、走神，直接出事。
• 表格不实时：Excel里写着还有100件，但实际已经发走70件，数据根本没更新。
• 没有预警线：很多人根本没设“最低安全库存”，没一个临界点，就不知道啥时候该补货。
• 提醒不及时：就算设了阈值，也没人盯着看表格。没“自动提醒”，等于没提醒。

那解决方案也很清晰了：我们要搞一个自动化系统，能帮我们做到这三件事：

• 实时掌握库存
• 到达预警线能自动通知
• 数据一目了然，老板、采购、仓管都能看得懂

二、如何快速搭建库存预警系统？

第一步：搭建“产品档案表”——建立产品身份证

这是整个系统的底座，用来储存每个产品的基础信息。

操作步骤：

1. 新建一个应用 → 添加一个数据表 → 命名为“产品档案”
2. 添加字段： 产品编码（文本，设置为唯一） 产品名称（文本） 单位（下拉框，如个、件、米、kg） 最低安全库存（数字） 建议补货数量（数字） 当前库存（计算字段，可以初期手动输入，也可以后期由出入库计算） 是否启用预警（单选框：是/否）

小提示：

• 前期库存数据可以手动输入，后期再接入“库存变动记录”自动计算。

第二步：搭建“库存变动记录表”——记录入库出库的流水账

这是整个系统的“动态心脏”，用于实时记录库存变动。

操作步骤：

1. 添加一个新表 → 命名为“库存变动记录”
2. 添加字段： 操作日期（日期时间） 操作类型（单选框：入库 / 出库） 物料编码（关联字段，关联“物料档案表”） 数量（数字） 操作人（文本或选择框） 用途或备注（多行文本）

实现动态库存：

你可以在添加一个“计算字段”：

当前库存 = 所有关联入库数量之和 - 所有关联出库数量之和

支持“关联汇总”功能，很适合这种库存场景。

第三步：添加“库存预警规则”逻辑——设置什么情况该触发预警

我们需要设定一个条件，只要满足就标记为“需要提醒”。

操作方式有两种：

方法1：新增字段

字段名：是否低于安全库存（计算字段）

如果 当前库存 <= 最低安全库存 且 是否启用预警 = 是，则显示“是”，否则显示“否”

这样，系统就知道哪些物料“处于预警状态”。

方法2：用“自动流程”定时查表并触发通知（见下一步）

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第四步：建立自动提醒流程——一旦触发就推消息

简道云支持“自动流程”，我们可以设置定时触发器+条件+提醒动作。

操作步骤：

1. 进入流程 → 新建流程 → 命名为“库存预警自动通知”
2. 添加触发器： 触发方式：定时触发（如每天早上8点） 查询数据源：“物料档案表” 筛选条件：是否低于安全库存 = 是
3. 添加操作节点： 向指定人员发送消息（微信企业号、钉钉、飞书、短信、邮件都可以） 消息内容模板：

第五步：可视化看板——让老板一眼看到库存风险

如果你想提升视觉效果，还可以用简道云的“仪表盘/报表”功能搭一个库存大屏。

常见视图模块：

• 柱状图：各类物料库存总览
• 红色标记清单：当前低于最低库存的物料列表
• 表格：可以筛选哪些物料过去7天连续下降

第六步：测试与优化

上线前一定要“假装跑一次”：

1. 手动出入库，看看库存是否联动更新
2. 修改库存低于阈值，检查是否按时推送提醒
3. 多人同时操作，看系统是否卡顿或漏提醒
4. 加权限控制，谁能看库存、谁能操作变动，要分清

三、搭建系统时哪些坑必须绕过？

这个系统虽然简单实用，但中间也踩过不少坑。分享出来给你避坑用：

1. 只靠人工录数据，结果不准

一开始我没强制每次都填变动记录，结果库存始终对不上。后来设了“出入库不填不能提交”，数据才慢慢准确起来。

2. 提醒太多，用户反感

不要一有变化就提醒！建议：每天统一推一次，或只提醒“关键物料”，不然员工会直接屏蔽消息。

3. 没有分层规则，全部报警，根本处理不过来

后来我加了物料优先级：

• A类物料提前7天提醒
• B类物料正常阈值提醒
• C类物料库存为0才提醒

4. 表格太杂，界面混乱

开始我所有数据都放在一张表里，后面拆成“实时库存查询”、“库存预警查询”、“库存期初期末查询”三张表，逻辑清晰多了。

5. 仓库习惯跟不上

很多老仓管习惯手工账，系统再好也用不起来。所以我带他们用一周，现场边操作边讲解，结果他们后来主动要求加“扫码入库”功能，效果立竿见影。

库存预警系统搭建 Q&A

1. 系统搭建类问题

问：没有 IT 基础的中小企业，如何快速搭建库存预警系统？
答：可采用无代码平台，通过以下步骤实现：

• 基础表搭建：10 分钟内创建 “产品档案表”（含安全库存、当前库存字段）与 “库存变动表”（关联产品档案，自动计算实时库存）；
• 预警规则设置：利用平台 “计算字段” 功能，配置 “当前库存≤安全库存” 触发条件，绑定企业微信 / 短信通知；
• 可视化看板：拖拽生成库存总览仪表盘，标记红色预警条目。全程无需编程，2 小时内可完成部署，初期投入成本为 0 元。

2. 数据准确性类问题

问：如何确保库存变动数据实时且准确？
答：需建立 “三核控制” 机制

• 流程强制化：在系统中设置 “出入库单未填报则无法完成审批” 规则，确保操作即录入；
• 权限隔离：仓管员仅可修改 “库存变动表”，管理层只读 “产品档案表”，避免基础数据误改；
• 定期校验：每周导出系统数据与实物盘点对比，差异率超过 2% 时启动流程追溯（如核查操作日志），通过 3 周迭代可将准确率提升至 99% 以上。

3. 系统优化类问题

问：如何避免预警信息过多导致员工忽视？
答：实施 “分级预警 + 场景过滤” 策略：

• 物料分类管理：按 ABC 分类法（A 类高价值物料、C 类低价值物料）设置差异化预警阈值，如 A 类库存低于 7 日用量触发预警，C 类低于 1 日用量触发；
• 时间窗口控制：通过平台定时任务，将预警通知集中在每日 9:00 推送，避免碎片化干扰；
• 自动闭环处理：对接采购系统，当预警触发时自动生成预购单（需人工确认），减少重复沟通成本。通过该策略可将有效预警占比从 60% 提升至 90%。

总结

说实话，我原本也没想着做多复杂的系统，就是想解决“库存到底还有多少”“缺料能不能早点知道”这两个最基本的问题。

结果两个小时搭出来这套自动化库存预警系统后，效果远超预期——仓库用得顺，采购反应快，生产安排更稳了，老板也点头说“你这套，比外面几万块买的系统还管用”。

其实你也能做到，关键不是你会不会写代码，而是你有没有认真去想：

“我们到底在管理什么？”

只要你知道自己的痛点，工具只是手段，用表格也好、用简道云也罢，核心是你得让系统为你“提前发现问题”，而不是“事后填坑”。

所以我分享这篇文章，不是为了炫技术，也不是说这套系统有多高级，而是想告诉你一句话：

现在不是“能不能做系统”的问题，而是“你还打算靠表格撑多久”的问题。

如果你也正面临着库存混乱、数据滞后、缺料频发的问题，不妨就从今天开始，花两个小时，给你的仓库搭一个“会说话”的系统。