使用采购管理系统，真的能有效降低企业采购成本吗？

导读：最新的10月统计数据显示，我国企业生产经营活动的指数——综合PMI产出指数为52%，比9月回落1.1%，表明企业生产经营总体延续扩张态势但有所减缓。面对这样的经济环境，企业需要花更大的力气才能保住利润。

所谓“干毛巾也能拧出水”，节省的成本等同于为企业增加了一笔可用的流动资金，这对于企业有可能是一笔救命钱。而采购管理系统的应用无疑可以提高企业使用各种资源的效率，有效减少浪费，节省成本。

此时，成本竞争优势则显得至关重要。要在销售端提高1%的利润很难，相比之下，企业在采购环节降低1%的成本则容易得多，还能给企业带来更多的利润。

采购成本的降低，不仅有利于提升产品的利润率，对于减少资金占用、降低仓储成本和资金投资回报率等各方面都具有突出作用，更有利于企业整体竞争力的提升。

目前，采购管理系统已成为众多企业走向电子化进程中获利的重要一环。市面上有名的如8Manage SPM，已经广泛应用于各大企业采购管理中，帮助众多企业降低采购成本，扩展了更大的利润空间。现在我们一起来看看电子化采购工具是如何帮助企业管控采购流程的吧！

1、从源头抓起，明确采购需求

采购最头痛的事，莫过于接到一个不清晰的需求。

车间：“买台叉车吧。”

采购：“您需要什么技术规格的？”

车间：“就来台2.5吨，8米高，好用就行”。

结果，买来的机器转弯半径不够。

采购计划是整个采购活动的开端。采购需求不确定性，往往会为采购的执行埋下隐患，过多消耗成本，甚至导致研发生产的失败。

采购管理系统从客户需求的源头开始控制企业的采购需求与计划，令每一个采购需求量都有据可依，从源头上减少不必要的损失。其电子采购计划，允许不同采购种类选择不同的采购流程。系统自动把成本计算转换成采购计划，加入审批流程，防止猫腻。

当企业有不同部门/地区的采购申请时，采购管理系统可自动合并，无需重复提交多张采购计划，有效提高企业员工的工作效率，同时，企业可通过足够的采购量取得更好的价格。

2、根据产品品类，选择最佳采购方式

采购一批办公用品与采购一批重要生产设备，你会用同样的采购方式吗？企业采购方式是成本的根源。采购产品品类需求的多样性必然导致采购方式多样性，而采购方式的差异决定企业的采购运营成本。

（1）快速询比价采购

对于一些标准的物料，企业可以采取快速比价的方式来向供应商询价，准确获得最优的价格进行采购。

当询价开始后，每个供应商可通过采购管理系统在线报价。只有当询价时间到了或者结束了此次报价，有权限的人员才可以看到供应商的统一报价，这样就避免了内部人员与供应商之间有不正当的交易。

（2）持续要约询价采购

对于大量长期性的物料采购，企业可采用持续要约的方式来向供应商进行周期性的询价。

供应商可通过采购管理系统（如8Manage SPM的自助平台）进行报价，报价完成后，企业将每个供应商的价格进行存档保存，选择最优价格的供应商进行采购。

（3）多轮竞价采购

对于一些物品，企业可向供应商进行多轮次的竞价。

采购管理系统支持每次竞价过程中都可看到供应商报价时的排名和出价，通过货比N家以获取最优的采购价格，更好地控制采购成本。

（4）电子化招标采购

当涉及到较大金额或较复杂的采购项目，或非标准化的产品及服务的采购时，企业会采用招标采购方式。

采购管理系统通过企业设定的招标条件筛选中标供应商，选标并公布结果，系统汇总入选供应商得分及排名，性价比高者得。

通过电子化招标采购，使不同供应商之间产生良性竞争，这样企业既保证了生产的高质，又可以大幅缩减采购成本。据统计，在国际上通过招标采购能节约25%~40%的采购成本。

3、从多种定价方式中获取最优采购价格

一个企业所需使用的原材料，少的有八九十种，多的达万种以上。材料规格有差异，价格就可能相差悬殊，怎么确定合适的价格？

因企业采购物品类型的不同，以及每次采购的性质、要求等等各不相同，企业采购的定价不能一概而论，对于不同的采购，必须采用不同的定价方式。

采购管理系统能做到上述多种定价方式，帮助企业以最高效的方式获取最优的采购价格。

企业可自行设置确定基准价，系统会自动按预设条件识别。当供应商报价时，采购员可看到供应商的出价的偏差与波动，系统会自动提醒采购员每一项与其采购的产品的基准价的偏离。

同时，采购管理系统提供预算管控和审批把关，实现采购资金的量入而出，避免超支和浪费。

4、与优质供应商建立长久紧密的关系

据调查，采购成本如果占比在 40%-60%，供应商选择得好的话可以降低4%-8%的成本。与优质供应商长期合作，能够减少供货出错率，供货质量、交货期更稳定，企业生产更有效率。

首先，供应商的引入要通过企业的审批，以确保供应商有能力提供合资格的产品与服务。采购管理系统如8Manage SPM能提供实时的360° 供应商信息管理，植入供应商协同，自助管理，提高供应链上游信息化集成。

企业可以灵活设定条件，多维度评估供应商的预选资格，比如产品价格、服务、估计交付时间等。

采购管理系统采取供应商淘汰制，绩效考核供应商。系统不仅会准确追踪记录企业与供应商每次交易的客观数据，还会结合接收供应商产品与服务的用户对他们的主观绩效评估，真正挖掘和保留优质的供应商。

系统通过科学公正地评估和衡量供应商的绩效，及时淘汰不合格的供应商，以便选择最佳供应商给企业带来更好的利益。

5、科学合理控制库存

很多企业把库存看作一项资产，但这项资产贬值的速度远高于增值的速度。库存越大，占用的资金就越多。资金存在机会成本，当资金放进仓库就无法产生回报。比如，假设资金的机会成本是每月5%，在仓库呆了12个月，机会成本就是18%，如果毛利率正好为18%，那么企业就赚不到钱了！

对采购人员而言，由于不清楚仓库或车间的实际库存情况，导致尚未联系供应商而货已送到的情况经常发生或者需时常进行紧急采购，造成人力资源成本与采购成本大量浪费。

采购管理系统信息具有关联性与实时性，企业使用部门在提出采购申请时，可实时地查看到所采购的产品的当前库存量，优先使用库存，避免重复采购。

同时，采购管理系统支持设置参数检测最低库存，自动提醒相关人员进行补货，从而避免时常进行紧急采购情况的发生。

结语

很多企业家在经营过程中一味追求利润与销售额的增长，却忽视了企业内部成本控制的重要性。为企业开源节流，剔除过度的资源耗用，同样是企业节省不必要资金投入，赚取利润的方法。

要想大幅度地降低企业的采购成本不能仅仅停留在价格上，而是要把采购的所有环节有效地管理起来，向管理要绩效。采购管理系统如8Manage SPM支持采购业务的全过程管理，可以更好更高效地帮忙企业来管理整个企业的采购运作。