采购订单管理流程：定义、好处和步骤

采购订单流程在使你的业务取得成功方面发挥着关键作用。如果没有高效准确的采购订单 管理流程，时间和资源就会被浪费，不必要的错误也会变得司空见惯。
 
什么是采购订单流程？
 
采购订单帮助企业了解和核算他们所要求的所有货物或服务。管理者可以使用采购订单来记录额外的相关信息，如数量、交货指示、成本、条款和所需日期。
 
采购订单流程包括企业为创建、批准、验证、管理和跟踪采购订单所采取的所有步骤，从确定需求的那一刻起一直到交付或销售的那一刻。

采购订单流程的7个步骤

1. 创建订单
 
采购订单流程的第一步是创建一个采购申请。在这一步，你需要知道要采购什么、申请采购的优先级别、预算，何时需要产品或服务、谁需要批准该订单以及供应商。
 
2. 审批
 
订单创建后，流程中的下一步是获得对请购单的批准。在某些情况下，这种批准可能是口头的或以电子邮件的形式发送。在其他公司，可能需要更正式的行动，如完成文书工作。
 
审批的程度取决于采购金额、公司政策或准则以及供应商的要求。审批也可能需要核实预算或文件，如产品规格或详细的工作说明（SOW）。批准后，请购单就变成了一个采购订单。
 
3. 派送
 
请购单被批准后，采购订单被发送给选定的供应商。然后，供应商根据采购订单提交标书。投标书根据价格、质量、支持、服务、时间表和其他与你的业务有关的因素而被批准。
 
4. 有约束力的合同
 
投标被接受后，企业和供应商必须同意签订合同。该合同通常包括与采购有关的条款和条件，如采购的物品附带什么支持或如何处理争议。
 
5. 货物交付
 
然后，供应商将根据列出的时间表和运输要求，生产和交付被购买的物品。你的企业将核实质量，并将收到的货物与预期的货物相匹配。如果货物不符合你的要求，你可以通知供应商。通常情况下，供应商会向采购公司发送一张发票，其中概述了价格和付款条件。
 
6. 三向匹配
 
收到的货物被批准后，采购公司就会将采购订单与供应商的采购单和发票进行匹配。企业应检查以确保所有费用都是准确的。
 
7. 关闭
 
在三向匹配被批准后，采购订单被关闭。
 
采购订单流程自动化的好处
 
采购订单跟踪可以通过电子邮件和电子表格或使用专用软件进行管理。使用软件来管理和简化你的采购订单流程是一种节省时间、金钱和压力的简单方法。自动化采购订单流程的主要好处包括：
 
● 减少重复
 
采购订单 管理软件可以通过自动执行某些任务来腾出时间，让你专注于其他优先事项。
 
● 增加透明度
 
创建标准化的采购订单流程并定义信息要求，例如请求的数量或批准签名，将为你的采购订单增加责任感和清晰度。
 
● 更多控制
 
采购管理软件可帮助你控制开支和改进预算，并提供完整的审计跟踪。它还可以让财务利益相关者轻松查看或共享信息。
 
● 集中和可视化数据
 
数据被整合到一个单一的真实来源中，以便更快、更轻松地管理采购订单。由于数据是集中的，你还可以选择运行报告和创建可视化效果，以帮助你同时控制多个采购订单。
 
控制你的采购订单流程
 
将采购管理系统集成到企业的采购订单流程中是一种标准化程序并以自动化取代重复的简单方法。
 
​SRM采购管理系统能够帮助你控制采购订单流程，该系统专为快速部署和易用性而设计，可为你的采购订单流程带来一致性、准确性和速度。
 
系统支持以下方面的采购订单 管理：
 
● 独立创建和编辑采购订单，由采购计划直接生成采购订单，也可以直接从框架合约中添加采购订单；
 
● 按需设置采购订单的审批流程，快速审核系统内生成的所有采购订单；
 
● 通过供应商自助平台或电子邮件自动发送给供应商，供应商可在线接收和审批采购订单；
 
● 按需设置发货计划，支持分批发货，自动在已审批的采购订单页面生成采购发票并发送给采购负责人；
 
● 轻松生成再订购报告和需求预测，准确获悉何时需要重新订货；
 
● 按需设置付款安排，支持分期付款，也支持根据付款安排和收货单生成销售单并依此进行付款。
 
除了订单 管理，端到端的SRM系统还提供采购全过程管理（采购计划/申请/审批/定价/发货/付款等），更支持供应商全生命周期管理、在线电子招投标、产品信息管理等功能，让你的流程易于管理和跟踪，让你成为采购团队的“英雄”。

本文来源：高亚科技8Manage，专注为各类企业提供项目管理/采购管理/CRM/ERP解决方案。