电子采购订单与手动采购订单有什么区别？

企业采购中，采购订单管理概述了从买方到卖方的所有业务要求，包含有关质量、时间范围、商定价格等详细信息。
 
电子采购订单与手动采购订单
 
电子采购订单是传统的手动采购订单的电子版本，两者有何不同？让我们来看看。

 1.时间
 
由于涉及到人工数据输入，手动采购订单处理需要占用大量时间。而在电子采购订单的情况下，一切都使用自动工作流程和基于规则的检查来完成。与手动采购订单相比，这节省了大量的时间。
 
2.成本
 
由于额外的存储成本、需要员工付出的更多工作量以及会出现更高的错误率，手动采购订单处理的成本比电子采购订单高。
 
3.准确性
 
由于手动数据输入，手动采购订单处理是一个容易出错的过程。在电子采购订单的情况下，它是自动完成的，确保数据的准确性 。
 
4.进度跟踪
 
手动采购订单需要利益相关者的持续跟进，而在电子采购订单的情况下，你可以通过工作流程自动化来自动化后续流程。
 
5.供应商关系
 
借助电子采购订单，你可以通过按时付款、实时通知、减少周转时间和按时审批来加强供应商关系。在手动采购订单流程的情况下，由于人工干预，供应商的审批和付款则需要一定的时间。
 
6.可见性
 
通过电子采购订单，你可以实时了解付款状态。而当你使用手动支付流程时，沟通较少，透明度较低。
 
7.文档储存
 
电子采购订单是一份用于向供应商索取货物或服务的电子文档。而纸质采购订单是用于向供应商索取货物或服务的实物文档。
 
8.触达性
 
手动采购订单存储在柜子里，不是每个员工都能接触到它们。而电子采购订单的每个文档和信息都存储在云端，员工可以远程访问。
 
9.合规性
 
在手动环境下，将每一次更改都记录在纸质日志中很困难，这会导致高错误率和欺诈。而在电子采购订单的情况下，软件会自动维护日志。
 
实施有效的采购订单管理：数字化、自动化、集成
 
通过上述与手动采购订单的对比，不难看出电子采购订单管理比传统的手动流程更高效。借助新一代先进的电子采购系统，企业可以跟踪采购订单、监控库存水平并以电子方式发送采购请求。这有助于提高准确性和效率，同时降低成本。
 
● 创建和跟踪采购订单
 
采购管理系统允许你手动创建采购订单或根据你的采购计划自动生成采购订单。在采购订单管理系统，每个采购订单的信息始终是最新的，采购订单状态更新的即时通知使跟踪进度变得容易，并允许减少不必要的查询。
 
● 创建自定义审批流
 
根据你的组织架构和采购类型，采购管理系统会自动将预设的审核与审批流程与你的采购订单绑定，给采购订单提供电子签名和/或电子盖章。
 
● 通过集成建立协同效应
 
高效的采购订单管理工具应该补充企业当前的会计系统。采购管理系统可与财务系统集成，从发送采购申请、派发采购订单到审批发票，采购与核算同步进行。系统帮助你将供应商提供的发票与采购订单的付款安排和验收状态进行匹配。
 
● 优化供应商管理
 
企业可通过采购订单管理系统设置供应商信息库并允许他们立即获得采购订单、直接在系统中沟通、当场创建发票等，以减少电子邮件、电话等造成的沟通不畅。系统也允许你根据供应商完成订单的能力来评估其绩效。
 
结论
 
采购订单管理是任何成功企业的重要组成部分，尤其是对于那些渴望成长的企业而言。实施电子采购订单管理不仅可以自动化地处理采购订单，还为管理人员和参与采购流程的每个人提供最新的进度概览，最大限度地减少错误，使整个流程具有时间效率，并确保每笔付款都是合理的。