巧用Word和Excel整理更改列表

这些天做一个英中排版项目，遇到一个问题，感觉很有典型意义：在memoQ中的译文本来已经定稿了，都导入Indesign开始排版了，客户又突然要求修改两个关键术语的译法，总共有几百处，但又不是所有和这两个术语对应的译文都修改，也就是说，原来的译法是“多到多”，修改后的译法还是“多到多”！

逐个搜索、确认、修改，当然是可以的，但人生苦短（马瘦毛长），都2202年了，还手工进行这种低级操作，太悲催了！上state of the art 流程！！

第一步，从前后两个版本的译文，整理一个修改对照表。这个对照表最后要用于专门的批量搜索和替换工具，用脚本对Indsign文件进行自动修改。为了防止overshoot（把不该替换的内容替换掉），以及undershoot（本来需要替换的内容未被替换掉），就要求修改的内容有一定的上下文，这个上下文不能太多，也不能太少。

我跟客户交换的文件是从memoQ导出的双列（双语）RTF格式，段段对照，下面是前后版本的截图：

 

其中，前三个句段中的译文有修改，后两个句段中的译文没有。那些带数字的紫色标记，是排版相关的，比如字体变化，制表符，折行，等等。假如整段对照进行替换，可能会因为这些标记而发生undershoot。比较理想的对照方法，就是在那些紫色标记所在的位置进行文字切分，得到不涉及排版因素的对照表。这需要在Word中，用通配符将所有紫色标记 [\[\{][0-9]{1,}[\]\}] 替换为分段 ^p：

替换结果如下：

在替换的时候，我特别注意了一下两次替换的次数，是一样的。这说明，切分后句段数应当是一致的。完成这个步骤之后，下一步就是将这两列内容复制和粘贴到一个空Excel表格里，结果如下：

 不难看出，句段切分完全对应，非常完美！下面就是用Excel自带的IF函数功能对切分后的句段是否有修改进行标记；所用到的具体函数表达式是： =IF(A4=B4,"N","Y")

截图部分，只有地四个句段有修改（第三列标了 Y）。然后，我有加了第四列，用于标注句段长度：

下面就是按照第三列的修改状态进行筛选，即选 Data菜单项，点Filter按钮：

  然后按照各列状态排序：

 这里需要特别注意的是，先按照长度列从大到小排序。效果如下：

 然后，按照下面这个英文帖子中的方法，将筛选结果复制和粘贴到到文本编辑器中，比如Notepad++，得到一个已制表符分割的修改列表：

https://www.techwalla.com/articles/how-to-copy-paste-filtered-data

 可以看出，总共有118处需要替换。置于为何要按照句子长度从从长到短排序，是为了搜索替换需要。