优秀的PM&PMO是如何监控项目进度的？

一、项目里程碑点设置 

       项目里程碑点的设置一般要包含项目的不同阶段，里程碑点多为某个阶段的开始计划或者结束时候的评审，一般以评审通过作为标志。 项目里程碑点是检查项目阶段性成果的主要方式。 如下图所示

二、项目关键监控点设置

       项目关键点和项目里程碑点有所区别，项目关键点是指一些非常重要的点，但是不是我们通常意义上的里程碑点，这些点的成功与否，关系到某个阶段的任务是否能够顺利完成。比如项目计划中的关键点在于进度计划是否有能力得到所有部门的认同。设计阶段的关键点在于结构设计是否能够顺利完成等。 项目关键监控点往往是风险比较大的工作，一般都处于关键路径上，如果这些关键点的进度延迟，就会影响整个项目的进展情况。下图是一个监控点设置示例

三、项目预警原则

      项目预警原则是指在进行项目进度监控的时候，在项目工作完成之前，提前进行沟通、确认和监控，避免此工作延迟的方法，示）。比如某工作需要在周五完成，那么使用预警原则就需要在周三的时候进行沟通和确认，起到警示、提醒和沟通的作用，防止因为各种原因而影响项目进度。下图是预警图例：

      在日常工作中，常常会发生这样的事情，某件工作的计划完工时间是6天，但当你第6天去检查验收的时候，出现的结果极有可能是：对不起，没有完成，因为……          如果我们在项目计划完成之前，对相关的工作和人员进行预警，让他们紧张起来，细划到每一天去完成具体的工作，工作自然会在计划之内如期完成。如果没有预警，极有可能时间过去一大半时工作才刚刚开始，相关人员甚至还觉得，时间还多着呢。前面提到过，每个人都向组织和领导承诺了工作计划，都签订了PBC，因此，在接下来的时间里，他会尽百分之百的努力去完成这件工作。加之我们在节点采用了预警机制，这样，工作计划延迟的可能性就变小了。当然，我们不可能保证所有的工作都能按时保质保量完成，因为各种原因，总有一些工作会延迟，但是，那些本来不该延迟的工作是不会延迟的。 

四、项目周报

      项目周报就是根据项目的进展情况，根据上一周对项目的计划，每周定期提交的本周项目实际完成情况以及下周的项目计划通过这个周报，我们可以及时地了解每个员工的工作计划完成情况，哪些工作计划已经完成了，哪些还没有完成，接下来要完成哪些工作，这样管理者就能对项目的进展情况一目了然。 很多的领导不能有效地掌握项目的相关信息，不知道项目进展到了什么地步，出现了哪些问题，这些问题如何处理，如何协调相关人员去解决这些问题，只是知道项目出现问题了，项目进度延迟了，但是不知道细节问题，不知道如何去处理。这种上下不对流的情况严重地影响了企业的管理效率，有了项目周报，就能了解项目的进展动态，及时调整计划应对各种变数，让项目按计划推进，从而确定企业战略目标的实现。

五、项目月报

      项目月报就是根据项目的进展情况，根据上一月对项目的计划，每月定期提交给项目经理的本月项目实际完成情况、困难、措施以及下月的项目计划。 项目月报既是对项目进展情况的公布与汇报，也是及时协调、督促推进、总结经验、查漏补缺的神器。

六、项目沟通会议

      项目沟通会议是项目管理过程中最主要的沟通手段，定期的项目沟通会和项目协调会是确保项目信息畅通、处理问题的必要办法。 项目会议一般有：项目周例会、项目月度例会、项目评审会、项目总结会，等等。 在多项目管理的情况下，由于项目的进度、成本、质量、资源等都会受到项目的影响和制约，为了统一协调公司的资源，每月进行一次所有项目的资源调配和统一部署，根据项目的优先级原则和相关的项目管理原则，制定一个最优的资源配置方案。 这个会议一般不是某一个项目经理可以完成的，必须把所有的项目放在公司有限的资源下进行配置，对各个项目目标进行调整和取舍，使公司战略损失最少。

七、项目状态跟踪表

       项目状态跟踪表是一种显示项目实时状态的表格，此表格记载项目此时此刻的状态，哪些工作已经完成，哪些还没有完成，哪些工作处于哪个阶段，相关的阶段和相关的状态说明等内容，让项目管理人员以及相关责任人一眼就知道项目目前的状态。

八、项目变更管理 

       项目变更管理表是针对项目在执行过程中进行的变更管理，项目变更的原因通常有以下几种情况： 

      第一种情况：需求管理不完善，导致需求不明确，出现客户需求变更频繁。 

       第二种情况：客户仗着自己是甲方，没有进行缜密的需求分析，或者在变更的时候也没有进行严格的变更分析，导致一会儿向东一会儿向西的混乱变更，这样导致企业的项目管理混乱，成本浪费严重，害人又害己。 

      第三种情况：销售人员打着客户需求的幌子，对项目提出各种新要求。由于销售人员缺乏责任心和工作技巧，没有对客户需求进行分析和引导，导致后面的项目团队变更严重，往往会直接导致项目进度延迟，成本超出预算。

       为了提高管理水平，减少变更频率，提高变更准确率，加强客户和项目团队对变更的认识，需要在每次项目范围和项目计划进行变更的时候，提交项目变更管理申请表。这样做的好处是，每次变更都需要领导签字，增加了变更人员的责任意识，能迫使他提高变更管理水平，减少无谓的失误和错误，加强了变更准确率。变更表示例如下：

       项目变更管理表是进行项目控制的非常重要的工具。通过这张表，管理者一眼就能发现这个项目已经出现了几次变更，这些变更都是由谁申请的，每次变更都会产生什么样的影响和损失。 

       通过这个变更申请表，一方面是让申请者知道每一次的变更都会影响到项目的正常推进，会给公司带来多大的损失，从而警示大家，要加强对项目的变更申请管理，不能随便进行变更。 

       另一方面，通过这个变更申请表，管理者会明白每次变更对企业带来的影响，在财务上、资源上、进度上的各种坏影响。因而要制定相应的管理制度，让相关变更人员承担相应的责任，以示警戒。

       以上就是项目进度监控的关键路径，从设定里程碑日期开始，设定监测点及监测原则，通过每个关键节点评审，月度及每周项目状态汇报确认，通过沟通会议解决存在问题，并重点管控项目变更，如此才能尽可能保证项目计划的有序推进。