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管理团队是对内部的,管理沟通不仅包含内部,还包括对相关方、对上级领导的沟通管理。
下面开始管理沟通内容的说明。
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一、管理沟通基础内容
0. 涉及领域:
(1)资源管理计划
资源管理计划描述为管理团队或物质资源所需开展的沟通。
(2)沟通管理计划
沟通管理计划描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。
(3)相关方参与计划
相关方参与计划描述如何用适当的沟通策略引导相关方参与项目。
1. 管理沟通阶段需参照文档
(1)变更日志
变更日志用于向受影响的相关方传达变更,以及变更请求的批准、推迟和否决情况。
(2)问题日志
将与问题有关的信息传达给受影响的相关方。
(3)经验教训登记册
项目早期获取的与管理沟通有关的经验教训,可用于项目后期阶段改进沟通过程,提高沟通效率与效果。
(4)质量报告
质量报告包括与
<1> 质量问题
<2> 项目和产品改进
<3> 过程改进相关的信息
这些信息应交给能够采取纠正措施的人员,以便达成项目的质量期望。
(5)风险报告
风险报告提供关于整体项目风险的来源的信息,以及关于已识别的单个项目风险的概述信息 。
这些信息应传达给风险责任人及其他受影响的相关方。
(6)相关方登记册
相关方登记册确定了需要各类信息的人员、群体或组织。
2. 管理沟通的定义
管理沟通是指确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。
3. 管理沟通的作用
本过程的主要作用是,促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。
4. 管理沟通的执行时间
本过程需要在整个项目期间开展。
5. 管理沟通阶段可影响的领域/文件
领域
(1)沟通管理计划
如果本过程导致了项目沟通方法发生变更,就要把这种变更反映在项目沟通计划中。
(2)相关方参与计划
本过程将导致相关方的沟通需求以及商定的沟通策略需要更新。
文件
(1)问题日志
更新问题日志,反映项目的沟通问题,或如何通过沟通来解决实际问题。
(2)经验教训登记册
更新经验教训登记册,记录在项目中遇到的挑战、本可采取的规避方法,以及适用和不适用于管理沟通的方法。
(3)项目进度计划
可能需要更新项目进度计划,以反映沟通活动的状态。
(4)风险登记册
更新风险登记册,记录与管理沟通相关的风险。
(5)相关方登记册
更新相关方登记册,记录关于项目相关方沟通活动的信息。
二、有效的沟通管理相关技术于事宜
1. 发送方 - 接收方模型
运用反馈循环,为互动和参与提供机会,并清除妨碍有效沟通的障碍。
2. 媒介选择
为满足特定的项目需求而使用合理的沟通工件。 例如,
<1> 何时进行书面沟通或口头沟通
<2> 何时准备非正式备忘录或正式报告
<3> 何时使用推式或拉式沟通
<4> 该选择何种沟通技术
3. 写作风格
合理使用如下内容:
<1> 主动或被动语态
<2> 句子结构
<3 >合理选择词汇
4. 会议管理
<1> 准备议程,邀请重要参会者并确保他们出席
<2> 处理冲突
[1] 处理会议现场发生的冲突
[2] 因对会议纪要和后续行动跟进不力而导致的冲突
[3] 因不当人员与会而导致的冲突。
5. 演示
解肢体语言和视觉辅助设计的作用。
6. 引导
达成共识、克服障碍(如小组缺乏活力),以及维持小组成员的兴趣和热情。
7. 积极倾听
积极倾听包括告知已收到、澄清与确认信息、理解,以及消除妨碍理解的障碍。
三、管理沟通的文件内容--工作绩效报告、项目沟通记录
(一)工作绩效报告
根据沟通管理计划的定义,工作绩效报告会通过本过程传递给项目相关方。
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如何直接明了的让相关方看清楚,项目的状态、进展是工作绩效报告的要求。
汇报,最好不要用大段的文字,而是总结性文字和图表。
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1. 工作绩效报告的典型示例包括
(1)状态报告
(2)进展报告
2. 工作绩效报告可以包含
(1)挣值图表和信息
(2)趋势线和预测
(3)储备燃尽图
(4)缺陷直方图
(5)合同绩效信息
(6)风险概述信息
3. 可以表现为有助于引起关注、制定决策和采取行动的:
(1)仪表指示图
(2)热点报告
(3)信号灯图
(4)其他形式。
(二)项目沟通记录(会议纪要)
1.项目沟通记录内容
项目沟通记录包含绩效报告、可交付成果的状态,以及项目生成的其他信息。
2. 项目沟通工件
项目沟通工件可包括(但不限于):
(1)绩效报告
(2)可交付成果的状态
(3)进度进展
(4)产生的成本
(5)演示
(6)相关方需要的其他信息
3. 项目沟通记录应用
根据沟通管理计划和相关方参与计划而与相关方开展的项目沟通,都已包括在项目沟通记录中。
四、管理沟通工具与技术
1. 沟通技术
2. 沟通方法
3. 沟通技巧
4. 项目信息管理系统(PMIS)
5. 项目报告发布
6. 人际关系与团队技能
7. 会议
详见下一章:https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17918609.html
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管理沟通,主要针对的是相关方,就说我们日常说的定期汇报,及时不能组织正式的会议和相关方汇报,也需要定期比如一周、半个月、最多一个月,把项目情况以简单明了(如图表)的方式和相关方汇报。
这是项目经理的本职工作。
愿各位在进步中安心!
2023.12.21 禾木
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