最近公司一位项目经理遇到这样的一个问题,他的项目是给一整个集团做的IT信息化系统,集团的业务板块比较多,项目干系人也特别多,集团的领导很重视这个项目,希望他能够每周都对项目的情况进行汇报,他写了几次PPT,都没有让集团客户领导满意。
这下他就犯难了,因为按照普通项目的周报报告模板,他觉得写的一点问题都没有,把本周任务、任务完成情况,任务遗留情况,变更发生和执行情况,问题和风险跟踪汇报上去就行了,但是为什么领导不满意呢?于是找到我沟通了一下他的困难,我听完后跟他分析了一下他的情况。
首先他没有理解写周报的目的是为了强调沟通,而不是去记流水账报告做了什么事情。这是高层级的领导不关心的。
其次,因为干系人太多,每个人关注的点是不一样的,沟通的需求也是不同的。
第三,对于看惯了报表的这些高层来说,语言精炼,数据翔实才是节约大家时间和精力的最有效工具。
所以我给出了我的建议,利用金字塔原理,采用总-分关系去汇报项目情况。
总:
- 报告项目的总体里程碑完成情况,当前里程碑的一级工作展开,看到工作完成情况,哪些工作发生延期。
- 报告当前里程碑交付物和延期交付的遗留交付物的质量情况,评审问题还有多少没有解决。
- 本周增加了哪些问题,关闭了哪些问题,报告了多少风险,哪些风险需要上报领导。
分:
- 按照业务板块报告二级任务的完成情况,哪些负责人的工作发生延期,延期的原因和问题是什么。
- 哪些交付物不能如期交付的风险是什么。
- 按照职能团队报告三级任务的完成情况,哪些人员的工作发生延期,延期到原因和问题是什么。