15. 项目沟通管理

前言：

项目沟通管理比较重要，如果项目中沟通做的不好，项目及其容易失败。

 一、基础定义

1. 形式

• 书面形式：书面或电子形式；（纸张、书本、电子方式（电子邮件）形式沟通）
• 口头形式：面对面或远程形式；（当面口头沟通）
• 正式或非正式形式：通过正式的纸质文件或社交媒体；
  • （绩效面谈的正式沟通方式办公室沟通）（非：下班吃饭，边吃边聊，路上沟通、就餐一起就餐沟通）
• 手势动作：语调和面部表情；（沟通有手势、动作表现）
• 媒体形式：图片、行动或借助其他媒介。
• 遣词造句：表达某种想法的词语往往不止一个，须留意各词语的含义会存在细微差异。

2. 分类矩阵

沟通分类矩阵图

沟通分类	正式	非正式
口头	会议、讲座	即兴讨论 首次批评
书面、实物、或电子形式	红头文件	微博、微信
优点	效果好、约束力强、易于保密	不拘形式、直接聊明、速度快
缺点	刻板、速度慢	难以控制、易于失真

3. 其他分类

• 内部沟通、外部沟通
• 官方沟通、非官方沟通

• 向上沟通
• 向下沟通
• 横向沟通

4.沟通模型

已发送 > 已收到 > 已理解 > 已认可 > 已转换为行动

举个例子来说：

【发送】

甲：我今天要给你讲讲什么是知行合一，知行合一就是，知道并且能做到，

【收到】

已：听到了。

【理解】

甲：知行合一就是，知道并且能做到，举例来说，你知道好好学习天天向上，并且你做到了。这就是执行合一；

已：我理解了，比如我知道要孝顺父母，我每天嘘寒问暖的关心父母，这不就是知行合一了吗？

甲：不对，你说的都是表面的功夫，你需要在孝敬父母上的事情上有所实际行动，而不仅限于口头的嘘寒问暖。

已：那我知道了，孝顺父母，不仅要日常的表现，还有事情上的，比如天气冷了提醒父母更换衣服。父母需要你时，你可以不推诿。

甲：你理解了 

【认可】

已：你说的太对了。知行合一真说的太好了。

【行动】

具体事情上，转换为实际行动！

5.沟通渠道计算

张三、李四、王五。

每个人看着都要和剩余两个人沟通，3个人也就是3*2

实际上，张三跟李四沟通，李四也会计算和张三的沟通，那么其实是有一半是重复的。

计算公式=3*2/2=3

最终公式：

6. 沟通技巧

有效的沟通和成功创建的属性：

1. 沟通的目的明确；
2. 劲量了解沟通接收方，满足其需求及偏好；
3. 监督并衡量沟通的效果。

书面沟通的5C原则：

• 正确的语法和拼写（correctness）
• 简洁的表述（concise）
• 清晰的目的和表述（clarity）
• 连贯的思维逻辑（coherent）
• 善用控制语句和承接（controlling）

其他的沟通技巧：

• 积极倾听
• 理解文化和个人差异
• 识别、设定并管理干系人期望
• 强化技能

二、项目沟通管理过程

1. 规划沟通管理

1.1 概念

定义：基于每个干系人或干系人群体的信息需求、可用的组织资产、以及具体项目的需求，为项目活动指定强档的方法和计划的过程。

作用：

• 向干系人提供相关信息；
• 引导干系人有效参与项目；
• 编制书面沟通计划；

整个项目定期开展……

1.2 输入输出

1.3 《沟通管理计划》内容

【需求】

• 干系人的沟通需求
• 需沟通的信息，包括语言、形式、内容和详细程度；
• 发布信息的原因；上报步骤；
• 发布所需信息、确认已收到或作出回应（若适用）的时限和频率；
• 接受信息的人员或群体，包括他们需要、需求和期望

【人员】

• 负责沟通相关信息的人员
• 负责人授权保密信息发布的人员

【技术】

• 用于传递信息的方法或技术，如备忘录、电子邮件、新闻稿或社交媒体;
• 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算;
• 随着项目进展(如项目不同阶段干系人社区的变化)而更新与优化沟通管理计划的方法。

【约束】

• 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素等:
• 项目信息流向图、工作流程(可能包含审批程序)、报告清单和会议计划等;
• 还包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板。
• 通用术语表。

1.4 沟通的技术

1.4.1 基础

包括：对话、会议、书面文件、数据库、社交媒体和网站；

沟通技术选择的因素：

• 信息需求的紧迫性
• 技术的可用性与可靠性
• 易用性：培训计划；
• 项目环境
• 信息的敏感性和保密性

沟通障碍（考的不多简单了解）：

• 缺乏清晰的沟通渠道
• 发送者与接受者存在物理距离
• 沟通双方彼此技术语言不通
• 分散注意力的环境因素（噪声）
• 有害的态度（敌对、不信任）
• 权利游戏、滞留信息、隐藏议程与敌对清晰；

1.4.2 沟通模型

1.4.3 沟通方法

交互式：面对面沟通，电话沟通，有来有往……

推式沟通：信息的发送者，把信息推送给所有人。。

拉式沟通：有什么不懂大家可以来问我……

1.4.4 沟通方法补充说明

没有1.4.3重要

可以采用以下方法来实现沟通管理计划所规定的主要的沟通需求:

人际沟通:个人之间交换信息，通常以面对面的方式进行。小组沟通:在3~6名人员的小组内部开展。
公众沟通:单个演讲者面向一群人。
大众传播:信息发送人员或小组与大量目标受众(有时为匿名)之间只
有最低程度的联系。
网络和社交工具沟通:借助社交工具和媒体，开展多对多的沟通

1.4.5 沟通方式的选择

记者发布会：

1. 没有记者提问环节，主持人一直降下去——叙述；
2. 针对问题进行宣布，这个叫说明；
3. 问询现场人的意见，叫征询；
4. 讨论就是所有人都可以发言……

2. 管理沟通管理 

2.1 概念

定义：确保项目信息及时且恰当的收集、生成、发布、存储、检索、监督和最终处置的过程。（怎么去执行计划）

作用：促成项目团队与干系人之间的有效信息流动。

整个项目定期开展……

2.2 技术

2.3 输入输出（考的不多）

2.4 演示

2.5 项目报告

2.6 会议管理

比前面两个重要

概念：采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。

规划会议步骤：

1. 【会前】准备并发布会议议程（包含会议目标）
2. 【会前】确保适当参与者受邀并出席；
3. 【会中】确保会议在规定实践开始和结束；
4. 【会中】切题；（别跑题，还要做好会议纪要）
5. 【会中】处理会议中的期望、问题和冲突；
6. 【会后】记录所有行动以及所分配的行动负责人（要做哪些事，主责人是谁？）

3. 监督沟通管理 

考试比较少……

关键字：优化信息传递流程。