如何打破传统采购模式，实现数字化转型？

深度长文，5000 + 字，融合了众多企业实践案例和专业观点，一文讲清采购数字化管理的应用与实践，心急的小伙伴可以先看目录：

• 关于应用 —— 采购数字化典型场景架构地图是怎样的？
• 关于供应商管理 —— 如何实现供应商全生命周期管理？
• 关于采购需求 —— 过去的管理难点有哪些，如何实现有效管理？
• 关于实践 —— 采购数字化管理的成果落地案例有哪些？

本文的内容来自《采购数字化管理白皮书》：https://s.fanruan.com/nc9pw

提及的案例系统：https://s.fanruan.com/bdfot

一、采购数字化管理的应用

（一）采购数字化典型场景架构地图

采购数字化的应用场景基本贴合采购业务流程，由于采购流程长且细节多，将采购数字化的小应用分成了供应商管理、采购需求管理、采购寻源、采购履约、交付结算六大环节。通过协作型 SRM 架构图，实现多平台使用且支持跨平台互通，包括内部系统（如钉钉、企业微信、飞书等）、内外门户（微信、小程序、浏览器等）的搭建，以及与 ERP、SRM 业务平台等的交互，从而提升采购效率和协同效果。

（二）供应商全生命周期管理

1.供应商电子档案

过去，供应商档案的管理方式较为繁琐，需要采购或供应商开发人员挨个向供应商收集 Word 或 Excel 信息文档，再手动汇总审核。资质更新时，需重新收集文档并人工修改替换原有文档，十分耗费人力。

因此，建立供应商电子档案是实现供应商数字化管理的基础，应具备以下功能：向潜在供应商收集多维度的企业工商信息，如纳税人识别号、企业状态、成立时间、法定代表人、注册资本、经营范围等。

通常可以通过打通阿里云、企查查、天眼查等企业工商信息平台，根据企业名称自动调取公开信息。供应商应能自助修改企业信息、更新资质证书、添加供应产品等。同时还应针对供应商公司资质到期、产品资质到期设置预警，提醒供应商及时更新材料。

2.供应商准入

企业可以对不同领域的供应商设置准入条例，并基于条例在提交的潜在供应商名单中筛选出审核合格的供应商进行准入。例如，某公司用案例的系统设置的信息服务供应商准入条例，满分 100 分，对技术开发能力、质量管理能力、人员管理能力、信息化能力、财务能力等评估项进行打分，各评估项最高分均为 20 分。

3.供应商绩效管理

系统应记录供应商在协作过程中的行为情况，包括资质审核、交易额、价格、产品质检评分、合同履约、售后服务等。企业针对重视的项目进行赋分和权重设定，搭建自定义的考核模型，模型通过采集各项目数据自动完成周期性的绩效考核。绩效考核完成后，还应搭建可视化的绩效考核看板，采购人员可通过供应商考核看板对供应商的 “优胜劣汰” 进行决策。

（三）采购需求管理

1.过去的管理难点

过去企业内部的采购需求存在两个管理难点：

一是来自各个业务部门的采购需求分散，缺乏体系化的分类，来一个需求采购一个，缺乏统一的管理平台；

二是采购需求进度不透明，业务部门不知道自己的需求到了哪个环节，只能不断地询问催促采购，影响部门间的协作效率。

需求并发高的时候，采购部门也难以管理，哪些需求到了询报价环节、哪些采购需求已经进入发货环节、哪些需求即将到期等整体把控需求难。

2.实现方式

通常有两种实现方式：

第一种是各采购需求业务部门在 ERP 中开展采购计划并向采购部门发起采购需求，将 ERP 和 SRM 系统数据打通后，ERP 中的采购需求自动流转到 SRM 流程中，采购部门即可对内对外实现供需协同；

第二种是直接在 SRM 系统中完成采购计划、采购需求申请、采购需求管理等功能模块，后续的对内对外的采购全流程也都在这套 SRM 系统中完成，实现端到端的一站式服务。

（三）战略寻源

1.询报价管理

传统询报价流程效率低，过程管控难，需要采购员将询价表 Excel 通过微信、邮箱等发给各供应商，再人工回收报价表进行汇总比价。

采购数字化流程下的询报价，则需能满足：采购员在采购管理系统中针对目标供应商批量发起询价流程，供应商在微信、钉钉、企业微信等常用社交工作平台中即可收到询价通知，填写报价数据后，数据即可自动返回到统计表单中，同时系统自动汇总生成比价单。

2.招投标管理

传统招投标多为线下，采购需要一对一通知供应商参与招投标，到现场进行唱标、评标、开标等活动。线下招标过程不规范，各个环节的情况记录难度大，“暗箱操作” 无法管控，导致传统招投标一直存在较大灰色空间。而将招投标过程全程线上化，能实现招投标全过程可控可查，在较大程度上规避不规范的招投标流程，保证采购寻源的阳光透明。

线上招投标需要能实现：采购和供应商在线上即可完成从邀标、报名、答疑、投标到中标的全流程协同；招标负责人、管理层（需求方）、供应商、评标专家 4 方基于线上即可实现各流程节点的审批。

（四）采购履约

1.采购合同管理

过去，企业在和供应商签订采购合同时，采购员需要手工编制合同，并打印出来给领导审批签字盖章，再拍照或者传真给供应商，供应商打印盖章后再回传回来，流程繁琐且机械。

而在采购数字化场景下，企业可以提前根据不同类别的采购定义好合同模板，再配合自动打印，一键生成各类合同并自动流转给相关负责人进行审批，审批完成后自动通知供应商下载合同。全程线上完成采供合同的传递，做到过程高效透明管理。

2.采购订单管理

过去，采购订单依靠照片截图或者纸质订单进行传递和确认，供应商也需要通过手工将订单信息录入订单系统。采购数字化后，企业可直接在系统发起订单流程，选择供应商以及联动出订单信息。供应商收到订单信息后随时确认，并可通过复制、导入的方式录入到自己的订单系统。

3.收发货协同

过去，很多供应商仍然需要手写纸质发货单、或通过 erp 打印发货单，贴在货物上送出，再通过电话、微信、邮件等方式通知客户发货情况，采购业务员收到货后需要手动将收货信息录入库存管理系统。由于发货单繁多，且每家供应商的发货单格式不同，采购人工录入时低效易错。

在采购流程数字化后，供应商发货后在 srm 系统中联动出未发货明细，录入提交并自动打印出统一格式的发货单，并实时通知到采购员发货进度；到货后手机扫码填入核对的货物信息，即可自动入库。

（五）交付结算

1.质量协同

过去，产品到货后需由质检部门检验，检验结果通过电话等方式告知，如果质量检测不合格，采购再单独联系供应商发起退货。质检入库 / 退货流程不规范，管理困难。采购数字化后，可实现：

• 扫码一键质检，物料到达后，业务员可扫码录入本次质检明细，采购录入质检结果数量即可；
• 便捷退货，发现不合格数据，采购可直接在线勾选对应批次货物申请退货；
• 8D 质量改善，识别到问题后，采购可在线发起 8D 整改，督促供应商按标准进行改善。

2.财务协同

过去，供应商生成对账函通过微信、邮箱等发给采购员，采购员挨个审核无误后再盖章回传给供应商；对账无误后，供应商将收款信息发给采购员，采购员再发给财务；财务打款完成后告知采购员，采购再通知供应商查看账户。

采购数字化后，供应商选择对账周期即可自动生成对账数据，核对无误后一键发起对账；对账核对通过后自动回传到供应商；供应商在线发起付款申请，采购核对金额审批无误后流程自动提交到财务，财务完成审批付款后，自动提醒供应商。物料到达后，业务员可扫码录入本次质检明细，采购录入质检结果数量即可。

二、采购数字化管理的成果落地案例

（一）高创建工：如何一周实现采购供应链数字化管理

1.背景

高创建工股份有限公司是建筑工程施工总承包特级和建筑行业（建筑工程、人防工程）设计甲级企业，拥有市政公用工程、钢结构等多项一级资质，是年综合运营能力超百亿元的全产业链综合工程运营服务商，累计获得国家及省部级以上优质工程 30 多项。

作为一家优秀的建筑施工企业，成本管控尤为重要，供应链管理作为成本管控的重要环节，公司一直在探索如何管理好供应链的各个节点，以支撑公司的高质高速发展。

2.面临的问题

通过电话、微信、邮件等传统方式，和供应商一对一沟通，效率低且缺乏过程管理。通过 excel 和纸质文档扫描件，进行订单、对账单的传递，信息无法实时透明，低效，采购订单战线周期被迫拉长。通过 excel、手工纸质单据等方式，进行供应商之间的业务信息管理，低效易出错，文件易丢失，且查询困难导致无法追溯。

3.解决方案

（1）自主搭建采购供应链信息化管理系统

通过案例系统的自主搭建功能，高创建工仅用 1 周就实现了采购需求、订单模块的信息化管理，直接打破了过去纸质 + excel 进行数据管理的困境。在采购需求、订单管理的基础上，后续进一步搭建了询报价、收货、对账等模块，实现了采购供应链模块的全面信息化管理。

（2）构建互联平台，打通采购供应链

高创建工的李宁讲到：“供应链的信息化管理，仅仅解决了 excel + 纸质管理效率低的问题，这个 ERP 就能做到；通过企业互联构建的互联平台，实现和供应商随时随地的跨组织协作，才是真正打通了供应链。”

通过企业互联模块，高创建工构建了一套供应链通讯录，供应商作为独立的组织存在，无需加入公司内部组织，不用担心公司组织架构及人员信息被外部人员获取，但却依然可以实现全方位的跨组织协作。

（3）采购订单协同

过去采购订单的下单效率低，前期需要通过电话、微信、邮件等反复沟通确认，最后以盖章后的 Excel 或者扫描件传递订单。现在采购订单录入，内部审批完毕后就能直接流转到供应商，供应商在手机上即可收到订单并基于流程进行沟通，最后一键完成订单确认。

（4）发货协同

过去供应商发货后如未及时告知发货进度，则需要采购进行跟进，并把发货记录再重复录入到系统记录。供应商发货都是手写的各种纸质发货单，极易造成错收、多收、漏收等风险。

现在供应商在发货前，在系统录入发货信息，录入后自动提醒到采购。同时系统生成二维码（信息包含货物数量、规格型号、单位），到货后库管员扫码即可自动录入到货信息，并与采购订单比对，进行确认收货。

（5）资质证书协同

过去供应商要修改资质证书，只能通过微信、邮件、电话等方式找到采购，采购再把供应商要修改的信息在系统进行维护。现在供应商登录企业互联账号，自己更新维护营业执照、开户许可证、法人身份证、承包范围对应资质等资料。

（6）数据实时可追溯

过去 excel、手工纸质单据等方式进行供应商之间的业务信息管理，查询困难导致数据无法追溯。现在数据可追溯，所有的信息企业和供应商都可实时查看，不用担心数据的丢失和错乱。

（二）贵州新基石：如何用 1 万元，搞定价值 200 万的协作型供应商管理系统？

1.背景

贵州新基石建筑设计有限责任公司成立于 1988 年 8 月，前身是贵州省新基石建筑设计研究所。拥有建筑设计甲级、咨询乙级、规划丙级资质以及全过程工程咨询资质，是贵州省第一家民营建筑设计甲级资质企业。作为一家具有深厚底蕴的建筑设计公司，贵州新基石积累了优质的供应链资源，供应商管理成为企业高质高效发展的关键。

2.遇到的困难

经过 1 年的信息化实践，贵州新基石完善了项目管理、供应商管理、施工管理等应用，逐步实现了项目信息化。由于工程项目错综复杂，关联方特别多（业主、供应商、监理、公司总部、项目部等），大多数信息管理软件都是本企业独立使用，容易造成信息填报工作量大、信息不对称、沟通工作繁琐等问题。而平台型系统软件，动辄上百万的价格，让中小型企业望而却步。

3.解决过程

（1）自主搭建企业个性化供应商管理系统

基于案例系统的自主搭建能力 + 企业互联的跨组织协同能力，仅仅 3 周就落地了一套符合企业实际业务需求的供应商管理系统。业务高速发展过程中新产生的个性化需求，最快当天就都可以通过灵活易用的配置实现，极大提高了企业供应商管理效率。

（2）招投标全流程数字化管理

过去招投标管理一直是企业内管理的一大难题，每次招投标都要各种电话通知供应商、线下举办投标会、传送各种 excel 文件等，效率非常低；且管理过程存在信息不透明，和不公平竞标的风险。

基于案例系统新推出的企业互联功能，打通了和外部企业的线上协作能力，从而实现了供应商入库审核、邀标、投标、答疑、评标、开标、中标通知、合同签订的招投标全流程数字化管理。

（3）实现供应商全生命周期协同管理

供应商管理核心环节都存在的一个痛点就是信息的重复录入和信息的滞后性。特别是建筑行业，由于行业特性导致供应商信息分散在各设计或者施工人员，导致该问题更加严重。

比如以收货场景为例：供应商发货后不及时通知发货情况，只能贵州新基石的项目部成员微信、电话人工跟进进度；到货后，各类纸质发货单、出厂报告、合格证等，需要项目部资料员负责把纸质发货单的数据重复录入到系统。

案例系统的企业互联功能，让供应商真正参与到整个业务流程，实现了供应商全生命周期的协同管理，最大程度上提高了供应商管理效率。过去 5 个人做的事情，现在 1 个人就能搞定。企业互联具备了搭建平台的基因，不再局限于企业内部管理信息化，工程项目管理也不仅限于供应商管理；未来将与业主、勘察设计、监理单位在施工管理、变更管理、进度管理、维保管理等方向拓展。搭建真正的项目管理平台，共生共赢让合作进入互联新时代。