项目经理&PMO必备的工作汇报技巧

项目经理&PMO必备的工作汇报技巧

 

今天我们来聊一聊汇报的内容。

首先，汇报的目的是什么？——提供信息，以便领导进行决策。

那么，汇报就等于说话吗？并不是。——汇报是一种有效的表达。

我们可以利用汇报内容结构的三段论，进行有效的表达。内容三段论，即：凤冠、猪肚、豹尾。

 

1、凤头-开门见山三板斧

    常见的三种开头方式有：故事引入、开门见山、问题切入。

故事引入

通过一个与演讲主题有密切关系的故事或事件作为演讲的开头。

      开门建山

用精炼的语言交代演讲意图或主题，然后在主体部分展开论证和阐述。例如：大家好，今天要进行的是vip项目的年终复盘。

      问题切入

通过一个问题作为演讲的开头。例如：2018年，大家的业务怎么样？

这三种开头方式中，工作汇报建议使用故事引入和问题切入。为什么呢？领导经常多场工作汇报一起进行。使用故事引入或者问题引入，可以通过简单的寒暄，将领导的思维带入接下来的汇报中，以免领导还停留在上一个汇报中。

2、猪肚——有结构、有温度的说

人脑三层理论，把人的大脑分成本能脑、情感脑、理性脑。人是有情感需求的，所以我们的工作汇报，不是罗列文字，而是有结构、有温度的说。我们汇报的目的，是让对方接受，而不仅仅是接收。所以更要求我们进行有效的表达。 

有效表达有4个主要特点：重点突出、逻辑清晰、条理分明、达到目的。

那么下面我们就来讲两个小工具，帮助大家有效表达。

一、表达与呈现推阶漏斗

这个漏斗工具，主要教大家如何聚焦表达自己的工作内容。

举个例子，如何使用这个模型：

二、讲故事的套路

先跟大家看下好故事的公式：

    好故事=基本要素（冲突+行动+结局）+附加要素（情感+展示）

    其中，基本要素是必须项，附加要素是选填项。冲突是“渴望+障碍”的结合。

案例分析：你是一家公司的CEO，手下有两位下属：经理A和经理B，你让他们分别研究公司的管理问题，他们的结论都一样。人员冗余、服务区域划分不清楚。以下是两个人的汇报。

    经理A：我访谈了公司很多主观和基层员工，也调研了竞争对手，我发现，我们公司人员冗杂，多个区域的划分存在交叉与重叠，导致重叠区域的服务总是相互推诿，客户体验感差。

    经理B：“正如您知道的，行业面临着激烈的竞争，我们要想持续健康发展，优化资源，增加客户体验感是关键。

    然而，目前我们有些区域的划分存在交叉与重叠，造成人员冗余，资源重复配置，同时区域重叠也导致服务工作互相推诿，客户端体验感很差。

    因此，我建议通过重新调整区域划分和组织架构，明确区域分工与责任的措施应对这些问题，以提高我们的市场竞争力，且这样做，可以节省10%的人力成本。”

    你听取了他们的汇报，谁的汇报更吸引人？显然是经理B。用故事模型来分析经理A和B的汇报：

	冲突		行动	结局	情感	展示
	渴望	障碍
经理A	×	有	×	×	×	×
经理B	有	有	有	有	×	有

 分析B相对于A的主要优势：

ü 通过制造冲突，让CEO意识到问题的严重性

ü 通过数据、证据等展示来支持观点

ü 给出了可行动的解决方案及正面展望

3、豹尾——收招之结论技巧

下面是常用的三种结尾方式：

隽言佐证：引用成功人士的名言名句。。

触动情感：用热情洋溢的话语触动观众，提出希望作为结语，打动观众的心。例如：2018年过的很艰难，但2019年我还会兢兢业业工作，请老板放心。

自然结尾：即按照记叙的顺序自然结束。

上面给大家介绍了凤头—猪肚—豹尾的内容结构，接下来给大家介绍常见的四种汇报方式，和每种汇报方式的建议汇报内容。

1、问题汇报

建议汇报内容为：结果+原因。其中原因分析要重点汇报。

2、成果汇报

建议汇报内容：收益+过程。其中收益内容要多于过程内容。

3、方案选择汇报

建议汇报内容：给结果+看差异

4、进程汇报

建议汇报内容：说现状+讲变化

最后，以汇报的8个误区，结束这次工作汇报技巧的小培训：

1、没有结论，没有分析，没有重点

2、上级问一句说一句

3、满口专业术语

4、与领导争辩，挑战领导权威

5、不能贬低他人工作，打小报告

6、不能报喜不报忧

7、越级汇报，主动请示

8、工作时“小题大做”，汇报“大题小做”